Kontorchef: “Vi gik fra at være ’dem bag skærmen’ til at være en værdsat partner”

Den 11. marts 2020 om aftenen skrev kontorchef Karen Ingerslev fra Koncern HR, Udvikling i Region Midtjylland en mail til sin direktør: ”Når alle andre end kritiske funktioner hjemsendes, må det betyde, at vi går hjem”.

En sætning, hun siden fortrød bitterligt.

Regionshuset blev lukket ned for at undgå smittespredning, og Karen Ingerslev blev med ét slag distanceleder for Koncern HR Udviklings 40 organisationskonsulenter og administrative medarbejdere. 

Fortrydelsen opstod, da en del af Karen Ingerslevs medarbejdere – udover hvad de kunne varetage hjemmefra af deres sædvanlige arbejde – ret hurtigt blev sendt ud som ’skal-vagter’ på hospitalerne. Her skulle de betjene telefonlinjer for bekymrede medarbejdere og ledere, eller endda vrede pårørende, der ikke måtte komme ind på hospitalet og fx tage afsked med døende familiemedlemmer. 

“Da indså jeg, at jeg nok skulle have defineret os som frontpersonale, selvom vi ikke er sundhedsfagligt uddannede. Så var vi ikke blevet hjemsendt som andet administrativt personale, og jeg havde ikke skullet bedrive kriseledelse fra distancen. Konsulenterne hos os er meget selvkørende, men jeg måtte alligevel skrue op for både selvledelse og tillid parallelt med den mere daglige instruktive ledelse udi coronaregler og -rammer, så jeg kunne bakke dem op i at være en del af frontlinjen – alt imens jeg selv sad derhjemme. Det var lidt skizofrent.”

Læs også: Nye spilleregler: sådan leder du både hjemmearbejde og arbejdet på kontoret

”Vi har brug for jer”

Den store oplevelse var, fortæller Karen Ingerslev, at gå fra at opfatte sig selv som ’kolde hænder’ til at være efterspurgte af klinikerne. 

“Vi har brug for jer herude”, sagde de til os. Så fra at være sådan nogle, der ’sidder bag en skærm’, blev vi en værdsat partner i coronakrisen. Det var meget bevægende.”

For Karen Ingerslev har distanceledelsen på én gang været en udfordrende og lærerig proces. 

“Fordi vores konsulenter er så selvledende, indførte min vicekontorchef og jeg hurtigt en fast ’status og planer’-mail, hvor alle melder ind, hvad de har gang i og planer om at lave. Og i tilbageblikkets klare lys kommer vi ikke til at slippe det igen. Det fungerer rigtig godt at ’touch base’ på den måde med folk.”

Virtuelle fællesskabsaktiviteter

Som hos mange begyndte corona over tid også at tære på motivation og trivsel hos Karen Ingerslevs medarbejdere. 

“Så jeg indførte en trivselsdimension – jeg talte mere med den enkelte i telefon. Nogle kom endda hjem til mig for at gå og tale sammen osv. Den tættere kontakt vil jeg også gerne holde fast i fremover. Og jeg har virkelig prøvet at fastholde de fælles aktiviteter, vi plejer at have, og omlægge dem til et virtuelt format. Det har folk egentlig været ret trætte af, men jeg har insisteret, fordi vi normalt har et meget stærkt og meningsfuldt fællesskab, som er vigtigt for os at holde fast i.”

De daglige opdateringer fra Karen Ingerslev blev over tid til ugentlige infomails – fulde af anerkendende ord om medarbejdernes store indsats. Et tiltag, der generelt har trukket god respons ,og den får nok også lov at overleve efter corona, fortæller Karen Ingerslev. 

Læs også: 3 råd: Et stærkt samarbejde – også hver for sig

Skakmat i den digitale kontakt

Men er der noget, hun ikke kommer til at forfølge i fremtiden, så er det den konstante, virtuelle kontakt med medarbejderne.

“I en profiltest af mig ville det nok fremgå, at jeg er intuitiv. Men hvor er det dog sindssygt svært at fornemme konflikter, ked af det-hed osv. over en skærm. Her har jeg været rimelig handicappet og følt mig skakmat. Jeg kan noget helt andet, når jeg har dem live. Jeg har også oplevet at få feedback om, at jeg giver voksen-skældud, hvor mit ry plejer at være, at jeg er god til at sige svære og direkte ting på en empatisk og opbyggelig måde, når vi er i samme lokale. Så jeg har virkelig lært noget om distanceledelse. Det har handlet om at være meget tydelig i mine forventninger og ikke være indforstået i min faglige kommunikation. Den muskel har jeg fået trænet og vil forsat træne.”

Karen Ingerslev forudser også, at hjemmearbejdspladsen er kommet for at blive. Både konsulenter og administrativt personale har oplevet fleksibiliteten og roen i at kunne sidde hjemme, når det passer ind i opgavetypen, logistikken og kalenderen for at udnytte tiden optimalt. 

“Men mest af alt glæder jeg mig til igen at være fysisk sammen og at kunne planlægge, se langt frem og selv være med til at påvirke, hvordan tingene bliver. Og så vil jeg også bruge kræfter på at tale med folk om, hvordan vi kan bibeholde eller genfinde en balance i det gode liv, fordi corona også har været med til at stille spørgsmålstegn ved, hvordan vi bruger vores tid, hvor fortravlet vi lever, og hvad vi prioriterer og værdsætter i tilværelsen.” 

Læs også: Leder: Tør du sætte en digital retning eller læner du dig tilbage oven på corona?

Det tager jeg med mig fra corona Hjemmearbejdspladsen er kommet for at blive. Medarbejderne værdsætter fleksibiliteten og roen, når opgaverne og logistikken er til det. Vi har brug for hinanden på tværs af organisationen, og corona har bidraget til at styrke den borgernære opgaveløsning og samarbejdet på tværs. Forskellige fagligheder og kompetencer er trådt tydeligere frem for hinanden.  At man ikke skal tage det faglige og sociale fællesskab på arbejdspladsen for givet. Derfor skal man sørge for at fastholde sociale aktiviteter, også virtuelt. Og lave fast faglig opfølgning med fx ugentlige ’touch base’-mails el.lign.