De fleste kender til diskussioner og debatter på arbejdspladsen. Er arbejdsmiljøet i orden? Er vagtplanen for stram? Er ledelsen uretfærdig eller dårlig?
Mavefornemmelser kæmper med fakta alt efter øjnene, der ser, alt efter observationerne. Gennem de seneste år er systematisk indsamling og analyse af data blevet mere og mere anvendt, når ledere skal tage beslutninger.
“For mig handler det om at træffe beslutninger baseret på faktuelle indsigter frem for mavefornemmelser. Det betyder ikke, at man skal fjerne den sunde fornuft, men det giver en bedre støtte at have konkrete data, når der skal træffes beslutninger. Følelser og fornemmelser kan spille en rolle, men data giver det faktuelle grundlag”, siger Michael Vierø.
Han er data- og digitaliseringschef i Enheden for Data og Digitalisering i Region Hovedstaden. Afdelingen ligger under Center for HR og Uddannelse. I alt er der cirka 44.000 ansatte i Region Hovedstaden, cirka 70 pct. er sundhedspersonale fordelt på syv hospitaler. 2-3.000 er ledere, som skal anvende de værktøjer, Michael Vierø og hans godt 30 medarbejdere stiller til rådighed.
“Jeg arbejder på én af de største offentlige arbejdspladser. Vi arbejder bl.a. med klassiske områder som sygefravær, trivsel og data på medarbejdergrupper. Her er det vigtigt at fokusere på de konkrete tal, men samtidig huske, at der er en historie bag tallene. Vi ønsker at klæde lederne endnu bedre på via adgang til data. Nysgerrighed og interesse er nøglen, og dialogen er afgørende”, siger Michael Vierø.
Læs også: Datadreven ledelse: Fordele og ulemper
Data viser at færre nyansatte stopper
Data kvalificerer dialogen og kan være udgangspunktet, men forståelsen skal opnås gennem drøftelsen. Det er i dialogen, vi fanger perspektiver, som data alene ikke kan afsløre.
Et konkret eksempel i Region Hovedstaden var, at man gerne ville sikre sig, at færre nyansatte sagde op inden for et år. Det fik bl.a. Michael Vierøs afdeling til at sætte fokus på data inden for rekruttering og tilknytning.
Tidligere sagde 4 ud af 10 af de nyansatte op inden for det første år, nu er tallet halveret.
“Vi forsøger at indsamle viden og lære af den kultur, der er, når folk fratræder. HR får fra fratrædende medarbejdere en exit-indsigt med svar på, hvorfor de vælger at forlade Region Hovedstaden. Den viden bruger vi, så vi lærer af de erfaringer for at kunne gøre det bedre fremadrettet. På samme måde arbejder vi også med at strukturere vores viden og sikre, at vi gør det rigtige for både nye og eksisterende medarbejdere”, siger Michael Vierø.
Det koster en del for en arbejdsplads at oplære nye medarbejdere, derfor er økonomi tæt forbundet med en god onboarding, som forhåbentlig betyder, at færre nyansatte fratræder deres stilling inden for det første år.
“Vi har via data skabt indsigt, som har gjort en forskel. Der er stadig stor variation på tværs af faggrupper, men tallene viser, at vi skal have mere fokus på onboarding og vagtplaner”, siger Michael Vierø.
Læs også: 4 tilgange: Brug data fornuftigt
Evidensbaseret ledelse og kvalificeret dialog
I Region Hovedstaden stiller afdelingen systemer og dataløsninger til rådighed, men det er op til lederne i de enkelte afdelinger at bruge oplysningerne i de rette situationer.
“Når man bruger data, ender man med at lave evidensbaseret ledelse og arbejde. Det bliver praktisk og nært for medarbejderne, fordi det handler om dem, der bruger det. Det har en adfærdsregulerende effekt og skaber udviklingspotentiale. Man skal ikke holde sig tilbage med at se på data, men man skal bruge data aktivt i dialogen. Der er hundredvis af faktorer, der spiller ind, når man ser på vilkår på en arbejdsplads. Data kan og skal kvalificere diskussionen på en nysgerrig måde – aldrig på en dikterende eller belærende måde”, siger Michael Vierø.
Det handler om at skabe struktur og udnytte de eksisterende data effektivt.
“Jeg synes, data kan være rigtig udviklende som ledelsesværktøj. Når man har fanget det rigtige, bliver de blinde vinkler synlige. Nogle ting popper op, når man ser på dem fra nye perspektiver. Mavefornemmelsen får et solidt og validt grundlag. Det handler om at blive klogere og få en fyldestgørende indsigt. Man skal turde blive udfordret og bruge data som et værktøj”, siger Michael Vierø.
Enheden for Data og Digitalisering udvikler produkter, der er tilgængelige for alle i regionen. Alle regionens medarbejdere kan få indsigt i, hvordan trivsel og sygefravær ser ud på tværs af organisationen. Som leder i en afdeling kan man også få tal, hvor der dykkes ned på et mere detaljeret niveau.
“At bidrage til en konstruktiv drøftelse er vigtigt. Det kan godt være, man føler, at der mangler personale eller tid, men det handler om at identificere mønstre og kvalificere sine svar. Man kan hurtigt blive påvirket af mange faktorer, men det kan skyldes forskellige ting – både arbejdsopgaver og private udfordringer, som kan flyde sammen. Grænserne mellem privat- og arbejdsliv kan være svære at navigere i. Ved at bruge data og træffe beslutninger baseret på fakta kan vi skabe en bedre dialog og fokusere på det, der virkelig er kernen i sagen”, siger Michael Vierø.
Læs også: Sådan bruger du data bedst i din ledelse
Tillid frem for mistillid
Michael Vierø ved godt, at ikke alle har det samme kærlighedsforhold til tal, statistikker og data, som han selv har. Men mindre – meget mindre – kan også gøre det.
“I min optik er det bedre at tage dialogen ud fra data – at kombinere både data og de menneskelige oplevelser – end slet ikke at tage samtalen. Den gode leder formår at være nysgerrig på både data og de menneskelige fortællinger. Data skal ikke leve sit eget liv; det handler om dialog og respekt. Data kan bruges og forstås på forskellige måder, så man skal være opmærksom på de forskellige perspektiver, måske især når det handler om (for nogen) følsomme emner som fravær og trivsel. Det er vigtigt at facilitere den gode dialog og tænke sig om, inden man påpeger noget”, siger Michael Vierø.
I Region Hovedstaden bruger de fleksible, interaktive værktøjer (digitale løsninger og software) på tværs af hospitaler og virksomheder. Åbenhed omkring data er vigtig, men samtidig skal man respektere personsikkerhed og individuel databeskyttelse.
“Data og statistikker må aldrig overfortolkes. Man skal bruge data på en måde, der skaber tillid, ikke mistillid. Hvis man misbruger eller misforstår data, kan det underminere tilliden i stedet for at styrke den”, slutter Michael Vierø.
