Kendte ledelsesbegreber som fx tillid, selvledelse og kommunikation får nye aspekter og nuancer, når lederen over for en del af medarbejdergruppen skal klare sig uden sine måske vigtigste redskaber: Den tætte og kontinuerlige kontakt, den daglige og uformelle kommunikation, den direkte faglige ledelse og muligheden for en bred og fælles inddragelse af medarbejderne. Og netop dette er et vilkår for ledere, der skal lede en arbejdsplads, der aldrig holder lukket.
En ny publikation fra Væksthus for Ledelse zoomer ind på, hvad der kan være særligt udfordrende ved at være leder i døgndrift. Publikationen, der hedder ”Ledelse døgnet rundt”, er baseret på interviews med ledere, deres chefer og medarbejdere på 24/7-arbejdspladser i kommuner og regioner.
Den beskriver blandt andet fem særlige udfordringer, der knytter sig til at lede en 24/7-arbejdsplads ud fra den klassiske opdeling i ledelsesdiscipliner: Strategisk ledelse, faglig ledelse, personaleledelse og driftsledelse. Hertil kommer udfordringen med at værne om lederens egen trivsel i jobbet.
I artiklen her kan du kort læse om de fem ledelsesudfordringer og de fire ledelsesgreb, der er vigtige for at lykkes med opgaven.
De 5 ledelsesudfordringer
Strategisk ledelse handler om at sikre følgeskab til en fælles retning, herunder at skabe forståelse og følgeskab til kerneopgaven og arbejdspladsens værdier.
Hvor andre arbejdspladser kan holde fælles aktiviteter, fx personalemøder i ydertimer eller ligefrem holde lukket, så er det langt vanskeligere som leder af en døgnåben arbejdsplads at samle alle medarbejdere og formidle og afstemme fx retning, værdier og forandringer.
”Vi skal efterleve vores fælles mål så godt som muligt, også når vi som ledere ikke er til stede. Kulturen skal kunne bære sig selv. Vi har ikke mulighed for at sige, i morgen lukker vi forretningen, og alle møder op til det her møde. Det kan vi ikke. Det er umuligt at samle dem.” Sagt af leder i publikationen: ”Ledelse døgnet rundt”.
Den faglige ledelse er den del af personaleledelsen, der handler om at udvikle arbejdspladsens faglige resultater og opgaveløsning. Det handler blandt andet om som rollemodel og i den daglige opgaveløsning at fremme den faglige dialog, give faglig feedback, sikre faglig videndeling og udvikling og løse de faglige udfordringer, der opstår.
Når du leder en døgnåben arbejdsplads, kan denne opgave være vanskelig, fordi du ikke nødvendigvis er i direkte kontakt med alle de medarbejdere, der arbejder forskudt i forhold til, hvornår du selv fysisk er til stede. Derudover kan der være vanskelige situationer, i fx i natte- og aftenvagter, hvor du ikke har adgang til at udøve den umiddelbare faglige ledelse, der er brug for.
Personaleledelsen omfatter – foruden den faglige ledelse – også den løbende dialog i hverdagen om, “hvordan det går”. Er der fx udfordringer i samarbejdet, arbejdsmiljøet eller mere private forhold, som det er nødvendigt at være opmærksom på og tage hensyn til?
Når du er leder af en døgnåben arbejdsplads, kan opgaven som personaleleder være udfordret, fordi det er vanskeligt at have tæt føling med den enkelte medarbejder, som man ikke deler daglig arbejdstid med. Derudover kan der let opstå samarbejdsproblemer, du ikke opdager – eller først opdager, når de har vokset sig store.
”Mit kendskab til medarbejderne – og deres til mig – er vigtigt. Det fysiske møde har stor betydning for at fornemme, hvor vi har hinanden. Medarbejderne efterspørger mere synlig ledelse, og jeg prøver at fordele sol og vind lige, men det er svært, og jeg føler ikke helt, at jeg slår til ”.
Sagt af leder i publikationen: ”Ledelse døgnet rundt”.
Driftsledelse består i at få hverdagens opgaveløsning til at fungere optimalt. Det handler om at sikre, at der er de nødvendige medarbejdere på vagt, men også om at få strukturer og arbejdsgange til at understøtte en effektiv opgaveløsning. Hertil hører en vis overvågning af, at alt går, som det skal – og at gribe ind og justere, når der er behov for det.
Som leder af en døgnåben arbejdsplads, kan driftsledelse være vanskelig i forhold til at skulle sikre, at der til enhver tid er de rette kompetencer til stede, så I kan løse jeres opgaver i den forventede kvalitet døgnet og året rundt. Planlægningen skal så vidt muligt tage højde for både faglige, individuelle og relationelle forhold. Samtidig skal den være fleksibel, så den tilpasses ændrede vilkår, fx ved sygdom eller ubesatte stillinger.
At sætte skarpe grænser om arbejde og arbejdstid kan være vanskeligt for de fleste ledere. Men udfordringen er ofte større, når du har et formelt ansvar for en arbejdsplads, der kører videre, når du selv skulle holde fri. Mange af ledere i Væksthus for Ledelses undersøgelse giver udtryk for, at de kæmper for at værne om deres eget psykiske arbejdsmiljø.
”Mit eget arbejdsmiljø er presset – dels fra organisationen og dels fra inden i mig selv. Samtidig vil jeg gerne gøre det godt, være den gode og tilgængelige leder. Det er en balance, jeg endnu ikke har fundet.”
Sagt af leder i publikationen: ”Ledelse døgnet rundt”.
4 ledelsesgreb for at lykkes med 24/7 ledelse
Publikationen identificerer også fire ledelsesgreb, du som leder kan bruge til at håndtere nogle af de særlige udfordringer og vilkår, der knytter sig til at lede en 24/7-arbejdsplads. De er:
1. Skab tillid og kapacitet til selvledelse
Ledelse af en 24/7-arbejdsplads kræver balance mellem din ledelse og medarbejdernes selvledelse. For det er nødvendigt, at beslutninger kan træffes og problemer løses, selv når du ikke er til stede.
Tillid er afgørende. Som leder skal du have tillid til medarbejdernes bidrag, og medarbejderne skal føle sig trygge ved at søge hjælp og tale om tvivl og fejl. Tillid i ledelse handler om at opbygge tillidsfulde relationer og øge autonomi og selvbestemmelse.
Læs mere om tillid i ledelse her
2. Opbyg selvbærende systemer og strukturer
For at få en 24/7-arbejdsplads til at fungere, kræver det mere end blot personlig tillid og gode relationer. Det kræver et velfungerende “stillads” af systemer og strukturer, der gør hverdagen mere forudsigelig og robust.
De interviewede ledere fremhæver tre centrale strukturelle løsninger:
- Delegering af ledelsesansvar: Ledelsesopgaver fordeles på flere personer, men det overordnede ledelsesansvar kan ikke uden videre delegeres.
- Styrkelse af arbejdsfællesskaberne: Selvledelse og selvkørende teams skal understøttes ledelsesmæssigt for at undgå uformelle ledere og splittelse i arbejdsfællesskabet.
- Systematisk videndeling: Skab fora for faglig dialog og videndeling på tværs af medarbejdergruppen mellem de respektive vagter, hvor relevant viden deles, og der skabes mulighed for erfaringsudveksling og læring.
Disse tiltag er afgørende for at gøre arbejdspladsen mindre afhængig af ledernes konstante tilstedeværelse.
3. Vær ekstra bevidst om din kommunikation
Kommunikation er kernen i al ledelse. Som leder formidler du organisationens mål, drøfter løsninger og justerer løbende kursen gennem effektiv kommunikation. Dette gælder også for ledere på en 24/7-arbejdsplads, hvor personlig kontakt kan være ekstra vanskelig.
For at imødekomme dette kan du fx:
- Bruge digitale og mobile kommunikationskanaler hyppigt og bevidst for hurtig afklaring af hverdagsproblemer.
- Være bevidst om din fysiske tilstedeværelse og prioritér synlighed, især over for aften- og nattevagter.
- Udnytte små anledninger til personlig kommunikation med medarbejdere, der sjældent møder dig.
- Inddrage andre i kommunikationsopgaven, som fx tillidsrepræsentanter og trio, for at sprede budskaber og skabe en god kultur for dialog.
- Udnytte skriftlig kommunikation, både i formelle kanaler og gennem nyhedsbreve, mails eller opslag på interne platforme, for at nå ud på tværs af tidspunkter.
4. Værn om din trivsel i jobbet
Lederne på 24/7-arbejdspladser oplever til tider jobbet som grænseløst, og de kan føle sig både ensomme og utilstrækkelige i deres rolle som leder.
Erfarne ledere fortæller, at de er blevet bedre til at sætte grænser for tilgængelighed uden for almindelig arbejdstid og klart afstemme forventninger om, hvornår og hvordan de kan kontaktes.
For at styrke trivslen søger ledere støtte ved at kommunikere åbent med deres chef og påvirke rammerne, de arbejder inden for. De søger også faglig sparring, ofte fra kolleger i lignende roller, og finder værdi i fællesskaber med andre 24/7-ledere.
Du kan læse mere om ledelse døgnet rundt i den netop offentliggjorte publikation ”Ledelse døgnet rundt” ved at downloade eller bestille den gratis her.
