Når livet rammer medarbejderen: Sådan skaber du plads uden at svigte fællesskabet

Et barn, der ikke trives. En skilsmisse. Stress. Egen sygdom. En forælder, der bliver alvorligt syg. Eller bare perioder, hvor livet fylder mere end arbejdet:

“Vi befinder os alle sammen i forskellige livsfaser, hvor der kan opstå behov for fleksibilitet og hensyn”, siger Martin Kondrup Knudsen, chef for Sundhed, Kultur og Fritid i Thisted Kommune.

Det er en naturlig del af arbejdslivet, at medarbejdere får brug for fleksibilitet, støtte eller særlige hensyn, og det sker før eller siden for alle. Derfor er det en central del af lederopgaven at tage hensyn til den enkelte uden, at det går ud over arbejdsfællesskabet og kerneopgaven. Sådan lyder erfaringen fra kommunale lederne fra hele landet i Væksthus for Ledelses projekt om rummelige arbejdsfællesskaber.

Lederne understreger, at deres oplevelse er, at alle medarbejdere på et tidspunkt får brug for fleksibilitet, støtte eller særlige hensyn. Spørgsmålet er blot hvornår, og hvordan det skal løses – gerne med hjælp fra arbejdsfællesskabet.

Private udfordringer kan rummes

På tværs af interviewene taler lederne både om særlige livssituationer såsom sygdom, skilsmisse, børn der mistrives eller andre forhold, som gør det svært at levere det samme på arbejdet:

“Der er en hel del, der har børn, der ikke trives, der ikke kommer i skole, eller der går fra skolen, fortæller MajBrith Heinesen, der er daglig leder for Hjemmeplejen Øst i Gladsaxe Kommune.

En leder fortæller om en medarbejder, hvis datter var alvorligt syg:

“Vi har også haft en medarbejder sidste år, hvis pige havde anoreksi, og de skulle til kontrol to gange om ugen i en anden by, og det tog hele dagen”.

Der var ingen tvivl om løsningen:

“Selvfølgelig skulle der være fri til det”.

For lederne er det en grundlæggende præmis, at arbejdspladsen må forholde sig til det, der sker i medarbejdernes liv. Arbejds- og privatliv kan ikke adskilles skarpt fra hinanden, og derfor mener de, at lederne skal sikre rummelighed på arbejdet ved at vise hensyn.

Læs også: Hvordan reagerer du med god ledelse i svære øjeblikke?

Når én har brug for hjælp, bliver fællesskabet inddraget

Når lederne forsøger at hjælpe den enkelte medarbejder, er det afgørende ikke at svigte kollegaerne i arbejdsfællesskabet. Opgaven for dem som ledere er derfor at være meget proaktive i forhold til at give information og skabe løsninger, der kan fungere for hele gruppen.

Martin Kondrup Knudsen fra Thisted Kommune forsøger at skabe forståelse i teamet ved at invitere medarbejderen til selv at fortælle om sin situation:

“Jeg spørger dem, om de har mod på selv at fortælle om deres udfordring til fællesgruppen”.

Han oplever sjældent, at det møder modstand, at alle bliver bedt om at hjælpe til i den særlige situation:

“Der er ikke nogen, der siger noget til det, for de ved jo godt, at det kan være, at de har et behov et halvt år efter”.

For lederne er rummelighed derfor ikke noget, lederen skaber alene. Arbejdsfællesskabet tager gerne et medansvar.

Læs også: 5 greb til en fleksibel og rummelig arbejdsplads

Kræver rummelighed ikke for meget af de andre?

Når medarbejdere får særlige hensyn, kan der opstå spørgsmål om retfærdighed og belastning. Og derfor bruger lederne en del af deres arbejdstid på at forme løsninger, der ikke går for hårdt ud over fællesskabet.

MajBrith Heinesen fra Gladsaxes hjemmepleje arbejder aktivt med at lægge en plan, være åben omkring planen og justere den, når der er behov:

“Hvis kollegaerne ikke er klar over, at jeg følger op på planen og finder løsninger for dem, situationen og den plan, der er lagt, kan de blive frustrerede og kan ikke helt se mening med, at de selv skal arbejde mere”.

Lederne fortæller samstemmende, at det skaber ro, når medarbejderne ved, at der bliver arbejdet hen imod en løsning. Det er ikke nødvendigvis selve løsningen, der deles med fællesskabet, men forståelsen af, at der ledelsesmæssigt bliver taget hånd om situationen.

Flere af lederne peger samtidig på, at den sværeste opgave ikke nødvendigvis er medarbejderen med behovet, men de konsekvenser, som hensynet kan få for resten af arbejdsfællesskabet. Oplevet retfærdighed fylder ofte mere end selve hensynet. Så når behovet for særlige hensyn rammer, er det vigtigt for lederne konstant at være i dialog med det team, der skal justere og rette til i deres arbejdsopgaver.

Læs også: Fleksibilitet i kommunerne

Dialog er et vigtigt ledelsesgreb

På tværs af interviewene er der således ét greb, der går igen for lederne:

“Det er dialog, dialog, dialog. Der er simpelthen ikke andet”, siger Martin Germann Madsen, der er leder i Teknik & Miljø i Viborg kommune.

For ham handler rummelighed ikke om store modeller eller særlige værktøjer, men om løbende samtaler, nysgerrighed og forventningsafstemning. Både med den enkelte, der har behov for særlige hensyn, og med medlemmer af arbejdsfællesskabet.

Et af de spørgsmål, han vender tilbage til, er:

“Hvad kan jeg gøre for, at i morgen bliver bedre?”

For lederne i projektet er dialog mere end en samtale. Det er den proces, hvor udfordringer håndteres tidligt, hensyn bliver afstemt, og løsninger løbende tilpasses. Rummelighed skal fungere for både medarbejderen, kollegerne og den opgave, arbejdspladsen skal løse.

Læs også: 7 øvelser til at arbejde med fleksibilitet