Fleksibilitet fylder stadig mere på arbejdspladser – men betyder ikke det samme for alle.
Publikationen ”Ledelse af fleksibilitet” illustrerer, at fleksibilitet kan tage mange forskellige former – arbejdstid, arbejdsmængde, arbejdssted og opgaveløsning – og at medarbejdere og opgaver har meget forskellige behov og muligheder. Derfor kan der være brug for en fælles lokal afklaring af, hvad fleksibilitet betyder hos jer, og hvordan det kan udformes inden for jeres rammer.
Samtidig rummer fleksibilitet en række dilemmaer, som både ledere og medarbejdere skal navigere i: spørgsmål om retfærdighed, fællesskab, risiko for grænseløst arbejde og hensynet til bemanding og drift. Disse dilemmaer opstår naturligt, når arbejdet organiseres mere fleksibelt – og de skal håndteres i fællesskab.
For at understøtte arbejdspladser i den fælles dialog har Væksthus for Ledelse udviklet en pakke med slides, drejebog og øvelser, der hjælper jer med at afklare både ønsker, bidrag, rammer og mulige dilemmaer – og med at finde lokale, realistiske løsninger, der giver mening i jeres hverdag.
Materialet er afprøvet og kan bruges på alle kommunale arbejdspladser.
En workshop med syv øvelser, der bygger fleksibilitet i fællesskab
Workshoppen består af syv øvelser, der tilsammen udgør et fleksibilitetspuslespil, som understøtter jer i fællesskab i at udforske mulighederne for fleksibilitet.
De fire første øvelser undersøger ‘puslespilsbrikkerne’: kerneopgave, ønsker, bidrag og rammer.
De tre sidste bruges til at omsætte indsigter til konkrete handlinger.
Drejebogen guider dig, der skal facilitere workshoppen igennem alle trin med tydelige formål, tidsangivelser og rammesætninger.
Nedenfor kan du se de syv øvelser. Klik på overskriften for at læse, hvad øvelsen går ud på. Du kan også downloade alle øvelser her.
Formål med øvelse 1 er at sikre en fælles forståelse af kerneopgaven, da den er med til at definere mulighederne for fleksibilitet i teamet.
Hvad skal ske:
- Deltagerne får hver en post-it og skal bruge to minutter på hver især at skrive ned, hvad de mener er kerneopgaven for deres team. Der er ikke noget rigtigt eller forkert.
- Facilitatoren samler post-its ind, læser dem op én ad gangen og sætter dem på kerneopgaveplakaten.
- Facilitatoren samler derefter inputtene til én fælles formulering.
Øvelsen danner fundament for, hvordan fleksibilitet kan understøtte opgaverne og borgerne.
Download kerneopgaveplakaten her (print 1 stk.)
Formålet med øvelsen er at vise, at fleksibilitet er noget, man giver og får – ikke kun individuelle ønsker, men også fælles hensyn. Øvelsen kan være med til at give deltagerne anledning til at overveje, dels hvad de selv drømmer om i et mere fleksibelt arbejdsliv, dels hvad de har mulighed for at bidrage med til den fælles fleksibilitet.
Inden i går i gang med øvelsen er det godt at tale om hvordan fleksibilitet kan se ud hos jer. Tag gerne afsæt i de fire former fleksibilitet, som er:
- Arbejdstid – hvornår arbejdet placeres
- Arbejdssted – hvor opgaverne løses
- Arbejdsmængde – hvor meget man arbejder
- Opgaveløsning – hvordan opgaver tilrettelægges og udføres.
Læs mere om de fire former for fleksibilitet på side 6 i publikationen “Ledelse af fleksibilitet”.
Hvad skal ske:
- Hver deltager udfylder en todelt plakat. På den ene halvdel skal de notere ALT det, de kan komme i tanke om, at de kunne ønske sig, som ville gøre deres arbejde endnu mere fleksibelt.
- På den anden halvdel skal de notere den fleksibilitet, som de selv vil kunne bidrage med til fællesskabet – og som måske kan muliggøre mere fleksibilitet for en kollega.
Download den todelte plakat her (print 1 stk. pr. deltager – evt. i A4)
Formålet med øvelsen er at kigge på den fælles pulje af ønsker og bidrag. Hvis alle fx ønsker tidligt fri fredag, bliver det tydeligt, at det er svært at indfri. Målet er at finde ønsker og bidrag, som kan understøtte hinanden?
Hvad skal ske:
- Deltagerne udvælger de vigtigste 2–3 ønsker og 2–3 bidrag fra deres egen plakat. De kan skrive dem over på post-its, som facilitator kan modtage, eller lade facilitator skrive direkte på de fælles plakater.
- Facilitator samler dem på to fælles plakater.
Dette synliggør gruppens samlede pulje af ønsker og potentialer – og tydeliggør, hvor ønsker peger i samme retning, eller hvor de kan kollidere.
Download øvelse 3 (print 2 stk. af hver type)
Som den sidste af de fire puslespilsbrikker handler denne øvelse om at få et realistisk billede af, hvilke fleksibilitetsløsninger der faktisk kan lade sig gøre inden for jeres kontekst.
Hvad er det fx for nogle overenskomster, lokalaftaler, politiske aftaler,
serviceniveauer, ressourcer mv. som indrammer, hvad I kan og ikke
kan. Det skal I sammenholde med vores kerneopgave og listerne over
vores ønsker og bidrag.
Formålet er at synliggøre de muligheder eller begrænsninger for fleksibilitet, der ligger i rammerne hos jer.
Hvad skal ske:
- Hvis I er under 10 deltagere, så tag en drøftelse i plenum, hvor deltagerne kan pege på elementer ved jeres rammer, som enten skaber muligheder eller begrænsninger i de fire bokse. Skriv løbende ned som facilitator.
- Hvis I er over 10 deltagere, så lad deltagerne i grupper af cirka tre drøfte, hvad der kunne være relevant i de fire bokse, og tag derefter en opsamlingsrunde i plenum.
- Facilitator samler op og runder øvelsen af
Download øvelse 4 med rammeplakat (print 2 stk. – heraf en i reserve)
Download drejebog for workshoppen
OBS: Det kan være en god idé at leder/facilitator udfylder denne plakat på forhånd og præsenterer den for deltagerne, som så sammen kan supplere og tilrette den.
Når I er nået til øvelse fem, har I lagt de fire puslespilsbrikker og skal nu se på, hvilke muligheder for fleksibilitet I så faktisk har hos jer. I skal se både på dem, der er lige til at gå til, og dem, der kræver, at I undersøger mere.
Øvelsen skal få ideer/muligheder frem og få dem opdelt i ”lige til at
gå til” og ”undersøge mere”.
- Hvilke kan vi gå i gang med det samme?
- Hvilke kræver yderligere undersøgelse?
Hvad skal ske:
- Udfyld plakaten sammen. Sørg for, at alle ideer og muligheder kommer med.
- Alle gruppernes mulighedsplakater hænges op rundt i rummet, uden at de præsenteres.
Download øvelse 5 (print 1 stk for hver 3 deltager
At arbejde med øget fleksibilitet løser ikke alle problemer og kan også
indebære dilemmaer. I skal nu dykke ned i, hvilke dilemmaer der måske kan fylde hos jer, og hvordan I kan forholde jer til dem.
Formålet er ikke at løse dilemmaerne, men at skabe fælles forståelse og finde måder at håndtere dem i det daglige samarbejde.
Øvelsesmaterialet beskriver fire typiske dilemmatyper:
- Retfærdighed – når muligheder fordeles forskelligt.
- Fællesskab – når forskudte rytmer udfordrer samarbejde og tilhør.
- Grænser – når fleksibilitet risikerer at udviske skellet mellem arbejde og fritid.
- Arbejdskraft – når ønsker om nedsat tid påvirker bemanding og drift.
Hvad skal ske:
Version 1: Drøftelse i grupper og i plenum med afsæt i de fire typer af dilemmaer.
- Tremandsgrupper: Drøft, hvilke af de fire dilemmatyper der fylder mest hos jer, og hvordan de kunne se ud i hverdagen. Er der andre typer af dilemmaer på spil?
- Fælles drøftelse styret af facilitator.
- Facilitator samler op.
Version 2: Drøftelse i grupper med afsæt i dilemmakort og kort opsamling.
- Drøftelse i grupper af cirka tre: Hver gruppe trækker et dilemmakort fra bunken og drøfter det. Træk et nyt kort, hvis det valgte ikke er relevant for jer, eller hvis I bliver færdige med det første inden for tidsrammen.
- Facilitator samler op.
Download dilemmakort (Print 1 stk. og klip kortene ud)
Workshoppen afsluttes med at prioritere idéerne og omsætte dem til konkrete handlinger. Deltagerne udfylder et simpelt skema. På den måde bliver workshoppen ikke kun en drøftelse, men et afsæt for reel handling.
Hvad skal ske:
- Alle deltagerne går parvis rundt og ser på plakaterne fra øvelse 5: ‘Vores muligheder.’ Hvert par drøfter, hvad de synes er spændende ideer at arbejde videre med.
- Facilitator vælger (eventuelt sammen med leder) og fortæller, hvor mange ideer der skal arbejdes videre med i denne omgang. Facilitator styrer en plenumdrøftelse, hvor deltagerne med afsæt i plakaterne kan nominere ideer.
- Deltagerne går sammen i grupper af tre-fem: Når det ønskede antal ideer er udvalgt, skal de konkretiseres i et simpelt skema med tre hovedpunkter:
1) Hvad vil vi prøve af?
2) Hvem gør hvad og hvornår?
3) Hvornår og hvordan vil vi følge op? - De valgte ideer fordeles ud til grupper, så hver får ét skema at udfylde.
Download øvelse 7 (print 1 plakat er idé I vil arbejde videre med)
Slides og drejebog til at understøtte workshoppen
Pakken indeholder et slidesæt, der visualiserer:
- hele workshopforløbet
- alle syv øvelser
- minioplæg i slides, som I kan afspille til drøftelser om, hvorfor fleksibilitet er vigtigt, former for fleksibilitet, dilemmaer mv.
Slides kan bruges både med og uden videooplæg og gør det let at gennemføre workshoppen.
Du finder drejebog med angivelse af tider for hver del af øvelserne her.
🎬 Slides videooplæg Åbn filen, og i slide-oversigten til venstre kan du se, hvilke slides der indeholder video – de er markeret med en stjerne.
Derudover kan du hente en drejebog med angivelse af tider for hver del af øvelserne her.
Hent mere inspiration om ledelse af fleksibilitet
Læs eller bestil publikationen: ”Ledelse af fleksibilitet”.
