Som ny leder vil arbejdet med økonomistyring ofte være nyt for dig. Det er ikke her, din faglige styrke og erfaring typisk ligger. Du er selvfølgelig klar over vigtigheden af økonomistyringen og vil gerne lægge energi i arbejdet. Men hvad er egentlig den bedste måde at styre din økonomi på?

Du har sikkert en økonomikonsulent til at bistå dig, men er måske i tvivl om, hvad du kan forvente, og hvilke krav du kan stille.

Her får du en praktisk guide til de vigtigste ting, du skal have på plads, når du som ny leder får ansvar for økonomien. Guiden tager udgangspunkt i, at du har en økonomikonsulent tilknyttet. Enten fra en central økonomifunktion eller en, du selv har ansat. Har du ikke det, kan du stadigvæk bruge guiden. I det tilfælde skal du se guiden som en tjekliste over det, du skal have styr på.

1. Få en dagsorden i god tid

Det lyder banalt, men mange ledere oplever, at møder med økonomikonsulenten holdes uden en egentlig dagsorden eller uden materiale, der er udsendt på forhånd. Det er altid en god ide at bede om at få en dagsorden og materiale i god tid, så du har mulighed for at forberede dig.

Dagsordenen bør som minimum indeholde:

  • En kort, skriftlig status på økonomien, herunder om der er udsigt til merforbrug eller mindreforbrug, og hvorfor.
  • En liste over forhold, der kræver nærmere drøftelse. Det kan for eksempel være forbrug eller prognoser, der stikker ud, fejlkonteringer eller områder, hvor der er særlige usikkerheder.
  • En klar oversigt over økonomien i et format, du kan forstå og arbejde videre ud fra.

2. En gennemskuelig økonomioversigt er central

Din økonomi kan opstilles på mange måder. Den kan for eksempel følge kommunens eller regionens administrative eller politiske organisering eller tage udgangspunkt i Indenrigsministeriets kontoplan. Du vil derfor i forskellige sammenhænge møde forskellige oversigter, fordi perspektivet skifter.

For at kunne navigere i de forskellige opstillinger skal du sikre, at du har én fast oversigt, der fungerer som dit styringsværktøj. Det skal være en oversigt, som ser ens ud fra møde til møde, og som gør det muligt for dig at forstå de andre opstillinger og sammenligne over tid.

Når du lige er startet som ny leder, og derefter mindst én gang om året, bør du lave en gennemgang af oversigten sammen med din økonomikonsulent. Her skal du sikre, at den afspejler din organisering (teams eller afdelinger, hvis det er relevant), samt at centrale udgiftsposter vises tydeligt. Det kan være løn, vikarer, uddannelse, supervision, materialer, transport samt el, vand og varme.

Undgå, at der er store klumper i opstillingen, for eksempel at løn og vikarer er blandet sammen. Det slører styringen. Hvis noget ikke giver mening, bør du få det ændret. En økonomioversigt skal hjælpe dig, ikke eksperten. Se mere i faktaboksen.

Økonomioversigten skal som minimum have disse kolonner:

  • Nuværende budget og ændringer: Dit nuværende budget, inkl. ændringer siden sidst. Hold øje med om midler som din chef har tilført eller politiske beslutninger rent faktisk er ført ind. Eller trukket ud hvis det modsatte er tilfældet.
  • Nuværende og forrige prognose: Så du kan se bevægelsen fra måned til måned og følge med i om den korrekte prognosemetode er valgt.
  • Forbrug til dato: Gerne med mulighed for at folde ud på måneder og for at gå ned på bilagsniveau. Så du kan holde øje med udviklingen og se hvad der faktisk bogføres hvor.
  • Afvigelser: Hvor er der merforbrug, hvor er der mindreforbrug? Og hvad betyder minus i dit system? Det er ikke ens fra kommune til kommune, nogle steder er minus et mindreforbrug, andre stedet et merforbrug.
  • Næste års budget: Især fra sommerferien og frem skal du begynde at tænke i næste års økonomi. Derfor er denne kolonne essentiel. Husk at være opmærksom på, om dette budget vises i dette års priser eller om det er fremskrevet til næste års priser.
  • Sidste års budget og regnskab: Både med og uden tillægsbevillinger. Så du har et erfaringsmæssigt udgangspunkt at vurdere den nuværende situation ud fra.

3. Selve mødet: Styr på løn, budgetændringer og prognoser

Mødet med økonomikonsulenten bør være styringsorienteret, altså have fokus på de steder, som kræver handling for at sikre, at du ikke overskrider dit budget. Det skal ikke være en slavisk gennemgang af hele din økonomi. Der er dog mindst tre centrale områder, som du altid bør gennemgå:

A) Lønprognosen: Lønnen udgør typisk 70 til 90 procent af dit budget, og prognosen her er derfor afgørende for at vurdere, om der er balance i din økonomi. Her er det vigtigt, at du hjælper økonomikonsulenten med din viden. Du skal kunne redegøre for, hvem der stopper eller starter. Du skal også kende ændrede timetal, merarbejdsbetaling, sygemeldinger og barsler samt resultater og forventede resultater af lønforhandlinger. Jo skarpere du er på dette, jo mere præcise prognoser får du.

B) Budget- og forbrugsændringer: Gennemgå alt, der stikker ud. Det vil sige der, hvor budgettet er ændret siden sidst. Gennemgå også der, hvor forbruget er meget højere eller lavere end sidste måned eller på samme tid sidste år. Bed om forklaringer, hvis noget ikke passer med virkeligheden, som du ser den. Her skal du ofte selv gå tilbage og spørge dine medarbejdere, hvad de har foretaget sig. Husk, at økonomikonsulentens viden om, hvad der sker i din enhed, er begrænset; her skal du på banen. Økonomikonsulenten kan dog understøtte med en analyse af, hvad der faktisk er konteret.

C) Prognoserne: Dette punkt springes desværre ofte hurtigt over, selv om prognosen i praksis afgør, om du ender året med et merforbrug eller mindreforbrug. Den er derfor udgangspunktet for, om du skal træffe beslutninger om at bruge færre penge.

Baggrunden for, at det springes over eller ikke gennemgås i dybden, er, at det kan virke meget teknisk, og at du som leder ikke altid ved, hvad du skal spørge om. Men det er netop her, du skal bruge tid. Det er her, du skal dygtiggøre dig og bygge erfaring og viden op.

Du skal vide, hvilken metode økonomikonsulenten har brugt, og hvad prognosen bygger på. Bliver prognosen for eksempel sat lig med sidste års forbrug, fordi økonomikonsulenten tror, at du vil bruge præcis det samme? Eller har økonomikonsulenten taget forbrug for de seneste måneder og fremskrevet til et helt år i forventning om, at du bruger det samme hver måned resten af året?

Du skal også kende usikkerhederne ved prognoserne. Altså hvor præcise økonomikonsulenten vurderer, de er, og om der er faktiske forhold, som gør prognoserne usikre.

Spørg ind, hvis du ikke forstår det, og bed om at få gennemgået baggrunden for beregningerne, også helt ned i regnearket. Hvis det ikke kan forklares, så du forstår det, er det ofte et tegn på, at der er problemer med prognosen.

Nedenfor er to eksempler, som illustrerer problematikken.

  1. Du ved, at der kommer flere kursusudgifter end sidste år. Økonomikonsulenten bruger sidste års lave forbrug som prognose. Du bidrager med ny viden, og prognosen bliver mere realistisk.
  2. Forbruget til transport i første kvartal er højt på grund af mange lægebesøg med borgerne. Konsulenten fremskriver lineært på baggrund af første kvartal. Du beder økonomikonsulenten om at undersøge sagen, og sammen vurderer I, at resten af året bliver som sidste år, hvilket fører til, at prognosen sænkes.

4. Bed om et klart referat, hver gang

Et møde uden referat er i praksis spildt, fordi du ikke kan følge op på aftalerne med økonomikonsulenten. Men også fordi din chef ikke kan se, hvad du arbejder med for at sikre et budget i balance.

Desuden mister du historikken, hvilket kan være katastrofalt, hvis økonomien skrider. Uden historik kan du ikke dokumentere, hvad du har fået besked og viden om hvornår, og hvad du selv har gjort. Referatet bør som minimum indeholde:

  • Hvad I konkluderede om økonomiens balance. Altså hvor er der merforbrug og mindreforbrug og hvorfor.
  • Hvad der skal undersøges nærmere.
  • Hvem der gør hvad, og hvornår.
  • Eventurelle tiltag til at nedbringe merforbrug.

En god start er halvdelen af styringen

Økonomistyring kræver øvelse, og du bliver bedre for hver måned. Men arbejder du systematisk med dagsorden, oversigt, møde og referat, får du et stærkt afsæt.

Brug rådene her, tilpas dem til din virkelighed og byg videre, efterhånden som du får kilometer i benene. God økonomistyring fra din stol handler om at stille de rette spørgsmål, kræve en opfølgning, som du kan bruge, kende din drift og følge op.

Læs også: Sådan holder du dit budget – uden at begå juridiske fejl