Hvordan det gode, effektive samarbejde opbygges og vedligeholdes er ofte overladt til deltagerne selv. Det er som om, vi tager for givet, at mennesker pr. definition er gode til at samarbejde. At de nødvendige strukturer og processer, som et samarbejde er afhængig af, opstår af sig selv.
Men et effektivt samarbejde opstår i krydsfeltet mellem struktur, processer og interpersonelle relationer. En tydelig struktur skaber rammen, gode processer sikrer en smidig arbejdsform, og stærke relationer fremmer engagement og motivation. Som leder eller ansvarlig for et konkret samarbejde bør du derfor altid overveje, hvordan du kan skabe de bedste forudsætninger for, at samarbejdet lykkes, ved at fokusere på disse tre dimensioner samtidig.
Kemi er ikke nok
Når man spørger, hvad forudsætningen for det gode samarbejde er, lyder svaret ofte, at det gode samarbejde handler om at have en god ’kemi’ med sine samarbejdspartnere. At vi svinger godt sammen, taler godt sammen, har mange fælles interesser m.m. Så når samarbejder mislykkes, handler det i den optik om et fravær af kemi, som der underforstået ikke er noget at gøre ved.
At interpersonel kemi spiller en vis rolle i samarbejder er indiskutabelt. Men for det første er interpersonel kemi en dynamisk størrelse, som man sagtens kan arbejde med at øge. Og for det andet er der andre vigtige elementer, som skaber grundlaget for det gode samarbejde – fx følgende:
Tre vigtige dimensioner i godt samarbejde
1. Den strukturelle dimension
Den strukturelle dimension fokuserer på de ydre rammer, der understøtter samarbejdet. Følgende fire områder er helt centrale at skabe enighed og accept om:
- Tydelig rolle/ansvarsfordeling
Når roller og ansvar er klart defineret, undgår du forvirring og overlap i opgaver. Det sikrer, at hver deltager ved, hvad der forventes af dem, og hvordan deres arbejde bidrager til det samlede mål. - Udarbejdelse af spilleregler for samarbejdet
Tydelige og fælles accepterede spilleregler sikrer, at alle i samarbejdet forstår, hvordan de skal agere, og hvilke normer der gælder. Dette kan omfatte mødeetikette, samværsformer og kommunikationsstandarder. - Fælles opgaveforståelse
Alle deltagere skal have en fælles forståelse af de forventninger, der er til gruppens arbejde og deres betydning for helheden. Dette kan opnås gennem grundig briefing, fælles meningsskabelse og løbende samtaler om formål og mål. - Klart mandat til den ansvarlige
Den, som får ansvaret for at komme i mål med samarbejdet, har brug for et tydeligt defineret mandat. Mandatet skal give den ansvarlige autoritet til fx at tage initiativer, sætte ting til debat, skubbe på for beslutninger og træffe andre vigtige valg.
2. Den processuelle dimension
Den processuelle dimension fokuserer på gruppens måde at arbejde på. Konkrete, tydelige og velbeskrevne processer sikrer, at deltagerne kan fokusere på indholdet, fremfor måden vi samarbejder på.
Følgende fire områder er helt centrale at skabe enighed og accept om:
- Mødestruktur
Møder er ofte nøglebegivenheder i ethvert samarbejde, og strukturerede møder er derfor vigtige for at holde samarbejdet effektivt. Aftaler om mødefrekvens, tydelighed om de enkelte møders formål og udbytte, hensigtsmæssig dokumentation og en konsekvent opfølgning på beslutninger og interne aftaler er centrale elementer, som skal være på plads. - Konstruktiv forskellighed
Samarbejde indebærer uundgåeligt uenigheder, men faglige uenigheder og diskussioner er netop kilden til at skabe anderledes og innovative løsninger. Den ansvarlige for samarbejdet skal løbende anerkende og tydeliggøre de faglige og personlige forskelligheder, som er til stede i gruppen for at skabe respekt og forståelse, også selvom det indimellem er besværligt. - Tydelige dialog- og beslutningsprocesser
Samtaleprocesser, hvor deltagerne lytter til hinanden og er optaget af at bygge videre på hinandens perspektiver, kræver tydelige dialogprocesser, som skal aftales, da de ikke opstår af sig selv. Effektive og retfærdige beslutningsstrukturer sikrer, at deltagerne ved, hvordan de skal bidrage, og hvilke procedurer der skal følges. Dette kan omfatte konsensusbeslutninger, flertalsafgørelser eller hierarkiske beslutningsveje. - Struktureret feedbackkultur
I samarbejder, hvor man giver hinanden løbende feedback, skabes bedre resultater, da der løbende kan justeres på såvel rammer som indhold. Feedbacken skal ikke være en individuel feedback, men fokusere på samarbejdets resultater og rammer. For at den virker, skal den være struktureret, konkret og simpel.
3. Den interpersonelle dimension
Den interpersonelle dimension fokuserer på kvaliteten af de menneskelige relationer i samarbejdet. Et trygt og tillidsfuldt samarbejde er en forudsætning for, at den enkelte kan og vil bidrage til det fælles arbejde.
Følgende tre områder er helt centrale at skabe enighed og accept om:
- At træde ud af den professionelle rolle
Når vi kender til andre menneskers liv; deres drømme og ambitioner, deres kampe og tvivl samt deres sårbarhed, påvirker det positivt samarbejdet, da vores respekt og tålmodighed øges. Som ansvarlig for et samarbejde bør du derfor være en rollemodel, som selv åbner lidt op for det, som ligger udenfor den professionelle rolle for at animere andre til at gøre det samme. - Opbygning og vedligeholdelse af psykologisk tryghed
At skabe en kultur præget af psykologisk tryghed kræver, at deltagerne respekterer hinandens synspunkter, at den enkelte føler sig tryg ved at ytre sig, og at samarbejdet er præget af en åben, nysgerrig dialog. Som ansvarlig for samarbejdet bør du løbende arbejde med at sætte de nødvendige rammer, invitere til deltagelse og reagere tydeligt, men konstruktivt på overtrædelser fra deltagerne. - Inkluderende sprog
Den måde, vi taler med hinanden på, har afgørende betydning for den enkeltes engagement og oplevelse af at blive anerkendt for sit bidrag. Som ansvarlig for samarbejdet bør du derfor sikre dig, at den måde, vi taler til og om hinanden på, er præget af respekt for de forskellige holdninger, overbevisninger og værdier, som den enkelte tilslutter sig og er drevet af.
