For mange ledere er det en kæphest, at døren altid står åben, og at intet problem er for stort eller småt. ”Bare kom til mig.” Og den indstilling er sund, hvis du vil være en lyttende og åben leder. Men du kan være for meget til rådighed.
Selv ledere har ind imellem behov for at lukke døren og arbejde fokuseret. I udvalgte situationer er det nødvendigt at kunne sige nej til afbrydelser og arbejde fokuseret. Hvis ikke lederen gør det, hvordan skal medarbejdernes så kunne? Men hvordan kan du sige nej til at blive afbrudt på en respektfuld måde? Og uden at få dårlig samvittighed?
Du kan gå foran og vise dine medarbejdere, hvordan man tager ansvar for sin egen tid ved indimellem at sige nej. Nedenfor får du fem råd om, hvordan du gør.
1. Se “nej” som et ansvarligt svar
Det at sige nej er det samme som at tage ansvar for det, du allerede har sagt ja til. Det er ikke af egoistiske grunde, at du skal sige nej. Det er af hensyn til andre. For kun, når du indimellem siger nej, kan du bevare det overskud, der skal til for at kunne sige ja: Ja til at svare på spørgsmål, ja til at springe til, ja til at være fleksibel og til rådighed.
Derfor skal du ikke have dårlig samvittighed, når du af og til siger nej. Siger du altid ja vil du i det lange løb ende med at sige nej til at nå i mål med vigtige opgaver, eller til at styre din tid. Du gør medarbejderne afhængige af dig. Og sker det for ofte, er der en overhængende risiko for, at du bliver mindre effektiv.
2. Giv en kort begrundelse
Sig nej til afbrydelsen og giv en kort begrundelse. Ingen begrundelse vil, på grund af magtbalancen mellem dig og din medarbejder, virke aggressivt og sætte gang i usikkerhed hos medarbejderen. Omvendt vil en lang forklaring give støj på linjen og uklarhed om du virkelig mener det, du siger. Sig nej og giv en helt kort begrundelse. ”Jeg kan ikke hjælpe dig lige nu, jeg sidder med en vigtig deadline”. Vend tilbage til medarbejderen når du har tid.
3. Vis forståelse
Gode ledere lytter og står til rådighed. Benyt derfor lejligheden, nu du alligevel er afbrudt, til at vise, at du har forståelse for og respekterer medarbejderens behov for din hjælp, men sig nej til at bruge tiden lige nu. Sig fx ”Vi skal selvfølgelig finde tid til at drøfte din udfordring, men af grund x har jeg ikke mulighed for det lige nu”.
4. Bidrag med positive alternativer
Du skal ikke afvise det andet menneske, men sige nej til anmodningen. Du skal sige nej i det omfang, der er nødvendigt for, at vi ikke spilder tid på det forkerte. Men der er absolut intet i vejen for at bidrage med gode alternative løsninger på problemet, hvis du har muligheden. Sig fx: ”Faktisk ved jeg, at Tine har tid til at hjælpe dig. Prøv at spørge hende”.
5. Overvej hvor tilgængelig, du skal være
Den direkte kontakt mellem dig og dine medarbejdere er vigtig, og de fleste ledere har en ambition om at være tilgængelig. Men det er altså vigtigt, at du forholder dig til og prioriterer din tid. Derfor skal du planlægge at være til stede overfor dine medarbejdere, men luk også døren engang i mellem. Sørg for jævnligt at sætte tid af til møder med dine medarbejdere 1-1 eller afdelingsvis. Involvér medarbejderne i overordnede strategier og planer og deleger beslutninger, så du ikke bliver flaskehals. Sørg for at jeres beslutningsstruktur og kompetencer sikrer, at medarbejderne kan agere kompetent og træffe beslutninger uden dig.
Kunsten at sige nej til afbrydelser handler om at finde balancen. Ledere må være tilgængelige, men skal også kunne gå foran og vise, hvordan man styrer sin egen tid og siger nej til afbrydelser. Med ovenstående tip in mente er det muligt at sige nej og undgå dårlig samvittighed.
Læs mere:
Lederwebs online (og gratis) kursus i at blive mere effektiv
