To enkle værktøjer til mere effektive ledermøder

Effektive møder er altafgørende for ledergrupper eller lederteams resultater. Det er her mange af de vigtige beslutninger og drøftelser finder sted, og ligeledes her koordinering og sparring foregår. Der er især tre områder af gruppers mødepraksis, der skaber problemer. De er:

1. Manglende forberedelse til møderne 
2. Dårlig mødegennemførsel og mødeledelse
3. Manglende opfølgning på tidligere møders beslutninger  

1. Brug en dagsordensskabelon

Et af de bedste redskaber til at skabe mere effektive møder er en velstruktureret dagsordensskabelon. Den understøtter ledergruppens formål, og hjælper ledergruppen til at få drøftet alle relevante spørgsmål.

Dagsordensskabelonen kan være med til at sikre både optimal forberedelse til, gennemførsel af og opsamling på møderne. Det kan være en god ide at skabe en fast ramme om møderne, således at mødets første og sidste punkt ligger fast. Det kunne fx være en hurtig ”siden sidst runde” som opstart og en kort evaluering af mødet som afslutning. Disse to punkter kan styrke ledernes kendskab til hinanden samt sikre kontinuerlig udvikling af ledergruppens praksis.

Sådan gør du

For at udvikle en skræddersyet dagsordensskabelon, skal man analysere den nuværende mødepraksis i et før, under og efter perspektiv. Når man har identificeret udfordringerne ved den nuværende mødepraksis, er det lettere at finde løsninger til, hvordan man bedre forbereder, afholder og følger op på møderne. Løsninger der herefter kan føres ind i den nye dagsordensskabelon.

En god dagsordensskabelon har fire egenskaber:

1. Tydelig angivelse af tid, emne og ansvarlig for dagsordenspunktet
2. Angivelse af om punktet er en orienterings-, diskussions- eller beslutningssag
3. Tydelig angivelse af forberedelsen til punktet
4. Faste punkter, der sikrer: 
   a) at gruppen får indsigt i hinandens pt. vigtigste opgaver,
   b) kontinuerlig evaluering og tilpasning af mødepraksis,
   c) opfølgning på tidligere møders beslutninger og drøftelser

Et eksempel på en god dagsordenskabelon:

2. Lav et mødeårshjul for jeres mødeaktiviteter 

Selvom lederteams eller -grupper  typisk opfatter deres arbejde som havende både operationel, taktisk og strategisk karakter, så afspejler det sig sjældent i ledergruppernes mødeaktiviteter. Mange ledergrupper og ledelsesteams har ofte kun to slags møder: Ad hoc møder og ét månedligt driftsmøde

Det betyder, at det i virkeligheden er driften, der determinerer alle gruppens mødeaktiviteter, hvilket begrænser muligheden for at opnå langsigtet succes og typisk medfører, at drøftelser af taktiske og strategiske emner bliver fragmenteret og i værste fald glemt. Et mødeårshjul sikrer, at man både tilgodeser driften og det strategiske arbejde, så ad hoc opgaver og drift ikke skubber det vigtige strategiske arbejde ud i kulden.

Sådan gør du

Et årshjul tvinger ledergrupper og ledelsesteams til at se på de langsigtede perspektiver og skabe sig et overblik. Når I udarbejder årshjulet, kan I med fordel tage udgangspunkt i forståelsen af ledergruppers arbejde som både operationelt, taktisk og strategisk. 

Ud fra denne forståelse og med udgangspunkt i ledergruppens formål kan I konstruere et mødeårshjul, der understøtter ledergruppen i at lykkes med alle tre aspekter af deres ledelsesopgave og herigennem deres formål. Nedenfor er et eksempel på, hvordan et mødeårshjul kan se ud.

Download årshjulet som PDF her

Når I arbejder med at udvikle et mødeårshjul, bør I være særligt opmærksomme på:

1. At sikre at det taktiske og strategiske arbejde understøttes i jeres mødeaktiviteter – driften og det operationelle plejer at komme helt af sig selv.
2. At skabe den rette balance mellem operationelt, taktisk og strategisk fokus. Jo højere oppe i ledelseskæden desto mere bør man fokusere på det strategiske. 
3. At der ikke findes en ”one size fits all”-model for mødeårshjul, og at jeres mødeårshjul løbende skal justeres.
4. At det essentielle i at lave et mødeårshjul ikke er at opfinde det perfekte mødeårshjul, men at få forholdt sig til, hvilke mødeaktiviteter man bør have på årsperspektiv, og få planlagt dem, så de bliver til noget.

Vil du vide mere om ledergrupper?

Redskaberne og rådene er inspireret af bogen Effektive ledergrupper, hvor du finder flere råd om, hvordan du udvikler en effektiv ledergruppe. 

Læs også: 

Sådan skaber du et effektivt lederteam

Udvikling af ledelsesteam skal tages alvorligt

Narrative værktøjer til at styre møderne

Se også publikationen: Ledelse er (også) en holdsport