Når følelsen af tidsmangel melder sig, bliver løsningen ofte at forsøge at skaffe mere tid eller prioritere opgaverne. Men ofte overser man, om kvaliteten af den tid, der er til rådighed, passer med den opgave, der skal løses – og her kan tidsmiljøer være et nyttigt værktøj.
Hvad er et tidsmiljø?
Tidsmiljøer beskriver forskellige typer af tid, som enten kan understøtte eller hæmme løsningen af bestemte opgavetyper (Lund m.fl., 2014:15). Har du fx en opgave, der kræver fordybelse, men sidder med en åben dør på kontoret og løbende bliver afbrudt af medarbejdere, kollegaer og mails, der tikker ind, så er tidsmiljøet fragmenteret, og det vil hæmme en opgaveløsning, der kalder på fordybelse og koncentration. Resultatet er en ineffektiv løsning af opgaven samt frustration. Du kunne godt skaffe dig mere tid til at løse opgaven, men har du stadig et fragmenteret tidsmiljø, vil det ofte ikke gøre en reel forskel.
I stedet for kun at tale om mængden af tid, så giver begrebet tidsmiljøer et sprog til at tale om typen af tid. Med et sprog om tid kan du sammen med kollegaer eller medarbejdere tale om, hvordan I hver især og sammen kan skabe gode tidsmiljøer, som understøtter opgaveløsningen.
Når du skal arbejde med tidsmiljøer, er der tre begrebspar, som beskriver og karakteriserer tiden, der er vigtige at kende til. Disse begrebspar kan hjælpe dig til at få øje på, hvorfor din tid føles produktiv eller uproduktiv.
Produktiv tid er defineret ved en følelse af flow og kontinuitet i opgaveløsningen, følelsen af at bruge tid på det væsentlige uden barrierer, en klar fælles retning og forventning samt en oplevelse af produktivitet og mestring. Omvendt er uproduktiv tid karakteriseret ved det modsatte – fx en oplevelse af manglende kvalitet og flow (Lund m.fl., 2014: 5).
De tre begrebspar for forskellige typer af tid er:
- Langsom vs. hurtig: Langsom tid muliggør koncentration, fordybelse, grundige diskussioner, refleksion og overblik. Hurtig tid handler om mange skift og afvikling af mange ofte simple opgaver. Et sundt tidsmiljø veksler i hurtig og langsom tid, og det vigtigste er, at typen af tid matcher opgaven.
- Synkroniseret vs. desynkroniseret: Synkroniseret tid indebærer koordineret samarbejde med rettidig kommunikation og fælles fokus, mens desynkroniseret tid er kendetegnet ved manglende afstemthed omkring mål og fokus, at mange kører i deres eget spor, og at man skaber hindringer for hinandens arbejde. Klare arbejdsgange og åben kommunikation om forventninger og prioritering er afgørende for at understøtte synkronisering.
- Flow vs. fragmentation: Flow er karakteriseret ved, at man er opslugt af arbejdet med opgaven og glemmer tid og sted, mens fragmentation indebærer manglende kontinuitet og unødige forstyrrelser. Klarhed omkring mål og rammer for en opgave, som har det rette niveau af udfordring, samt fravær af forstyrrelser kan støtte op om et optimalt flow.
For at opnå følelsen af produktiv tid er det vigtigt at være opmærksom på, at synkronisering og flow er at foretrække fremfor desynkronisering og fragmentation. Derimod kan både hurtig og langsom tid understøtte følelsen af produktivitet. Fx følelsen af virkelig at komme i dybden med noget i langsom tid eller følelsen af, at man får tjekket mange ting på listen af i den hurtige tid.
Som nævnt er matchet mellem tidsmiljø og opgavens karakter afgørende. Hvis du fx skal forberede dig til en svær samtale med en medarbejder eller en borger, kræver det et tidsmiljø, der giver dig mulighed for at fordybe dig. Det kalder på, at du lukker døren for at undgå forstyrrelser. Hvis du omvendt har en række relativt enkle opgaver på din to-do, der ikke kalder på fordybelse og flow, men blot at tingene skal gøres, så vil forstyrrelser ikke udfordre din oplevelse af at have produktiv tid, da du hurtigere kan finde tilbage i opgaven.
Hvordan kan du arbejde med dine tidsmiljøer?
1. Nedskriv dine typiske arbejdsopgaver på post-it´s. Skriv én pr. post-it.
2. Fordel post-it i to bunker, hvor den ene er de opgaver, som løses bedst i langsom tid, og den anden er de opgaver, som løses bedst i hurtig tid.
3. Overvej hvilke rammer og strukturer som kan understøtte, at du får nok af den rigtige tid til at løse opgaverne i hver bunke, og at denne tid ikke bliver fragmenteret.
Spørg dig selv om følgende:
- Hvad vil det kræve af dig selv? Skal du slå mailnotifikationer fra og lægge din telefon i tasken de tre timer, hvor du skal sidde med strategiarbejde? Skal du arbejde med lukket dør kl. 10-12 om tirsdagen og have en fast hjemmearbejdsdag hver tredje uge?
- Hvilke aftaler skal du lave med dine kollegaer eller medarbejdere? Hvordan værner I om hinandens tidsmiljø i ledelsen, hvis I fx sidder på samme kontor? Sparrer I med medarbejdere eller tager telefonopkald på kontoret, eller går I et andet sted hen for at tage vare på kollegaernes flow? Og kan I tage vare på medarbejdernes trang til løbende at komme forbi med beskeder og spørgsmål ved at bede dem sende en mail eller beslutte bestemte tidspunkter af dagen, hvor jeres dør er åben?
4. Forhold dig til hvilke opgaver, der kalder på samarbejde med kollegaer eller medarbejdere. Hvad har du brug for at afklare med andre omkring opgaven, før du kan løse den? Kræver nogle opgaver fx et jævnligt check-in? Bidrager jeres møder – og tidsmiljøet – til jeres fælles opgaveløsning, eller skal I justere på indhold, form, hyppighed eller fysisk placering af jeres møder?
Nogle gange kan det være udfordrende at skabe optimale tidsmiljøer for alle. Fx kan det være nødvendigt at forstyrre en kollega, hvis du ikke kan finde det materiale, som du skal nå at læse til et møde senere med kollegaen for at sikre, at du er forberedt, og at I er synkroniserede til mødet. Her kan det være godt at have nogle generelle drøftelser om, hvorvidt og hvornår synkronisering eller flow skal stå forrest i dagligdagen, og i hvilke sammenhænge der kan være undtagelser.
Gør tidsmiljøer til et fælles sprog
Sørg for, at tidsmiljøer bliver noget, I kan tale om. Del fx denne artikel med dine kollegaer eller tag det på som tema til en personaledag, så I kan få et fælles sprog. Det bliver nemmere at skabe optimale tidsmiljøer, hvis dine kollegaer og medarbejdere også har en forståelse for, at det er vigtigt at tage vare på hinandens tidsmiljøer.
Opgaven med at skabe bedre tidsmiljøer kræver en fælles organisatorisk indsats. Den enkelte leder eller medarbejders tidsmiljø er afhængig af fælles spilleregler, så det ikke kun bliver op til den enkelte at forhandle med sig selv eller sin kollega for at skabe gode betingelser for opgaveløsningen. I kan derfor med fordel kigge på jeres vaner og normer, og hvordan de enten understøtter eller modarbejder jeres ønskede tidsmiljøer.