Personalemøde, udvalgsmøde, budgetmøde, ideudviklingsmøde, afdelingsmøde. Møder er der mange af, men nogle møder er mere effektive end andre. Gode møder er kendetegnet ved, at alle deltagere er klar over, hvad mødet handler om så de har kunne forberede sig, at man når det væsentligste på dagsordenen, og at beslutningerne står klart. Og at mødet slutter til tiden eller før.
En undersøgelse fra Væksthus for Ledelse har vist, at fire ud af fem ledere har oplevet at sidde til møder, som i deres øjne var spild af tid.
Derfor er der plads til forbedring. Lederweb har her samlet de bedste råd om, hvordan du selv sikrer, at dine møder, ikke er spild af tid.
1. Hvorfor holder du mødet?
Inden du indkalder til et møde, skal du have en klar ide om, hvorfor mødet skal holdes. Mødedeltagerne skal også kende til formålet med mødet. Hvis du ikke kan svare på følgende spørgsmål, skal du genoverveje, om du skal holde mødet.
- Er mødet nødvendigt?
- Hvad er målet?
- Hvad skal der komme ud af mødet?
- Kan det ordnes nemmere på en anden måde end ved et møde?
Huskeregel: Man skal aldrig mødes ”om noget”
Man skal altid mødes for at ”gøre noget med noget”. Man mødes ikke ”om” sin strategi. Man mødes for at korrigere den, udvikle den eller skrotte den.
I artiklen 10 grunde til, at du aldrig skal holde et møde igen anbefaler Morten Münster, at du selv sætter spørgsmålstegn ved mødekvaliteten og møderelevansen af de møder, du bliver indkaldt til. Det gør du ved at fokusere på det ønskede output af mødet i selve indkaldelsen: ”Møde om nyt IT-system” er ikke godt nok, men det kunne fx være ”valg af IT-system”. Med en klar handling undgår du et møde med tom snak.
2. Indkald de rigtige deltagere
Ofte begår man den fejl at invitere hele afdelingen eller hele ledergruppen. Men du kan som regel nøjes med færre deltagere, og få et mere effektivt møde. Overvej:
- Er det den rigtige sammensætning af deltagere? Hvem skal med, og hvorfor skal de med?
- Hvem skal bidrage med hvad?
3. Forbered mødedeltagerne
Deltagerne skal have en dagsorden eller en mødeindkaldelse, hvor du kort beskriver, hvad målet med mødet er. Beskriv også formen. Er det et orienteringsmøde, strategimøde eller et beslutningsmøde? Møder skal handle mindst om ”hvad” og mest om ”hvordan”. Det første skal afklares i forberedelsesfasen. Derudover skal du sikre, at alt der er nødvendigt for at nå mødets mål skal være til rådighed. Det kan være beregninger, rapporter eller andet.
4. Lav en dagsorden, der guider jer mod målet
En god dagsorden giver retning og sikrer, at alle ved, hvor mødet skal bevæge sig hen og i hvilket tempo. Sørg for, at deltagerne får dagsordenen i god tid inden mødet. Gerne en uge før mødet. Hvis du ikke selv får en, så kræv det fra personen, der har indkaldt dig.
5. Led mødet
Du skal sikre fokus og koncentration om de emner, der er på dagsordenen.
- Begynd til tiden: Vent ikke på dem, der kommer for sent.
- Gennemgå dagsordenen, og hør, om der er nogen indvendinger til den.
- Fortæl, hvordan mødet kommer til at foregå.
- Sørg for, at deltagerne er aktive. Det kan du eventuelt gøre ved at gøre forskellige personer ansvarlige for forskellige punkter på dagsordenen.
- Du skal samle op og drage konklusioner.
- Slut til tiden. Gerne fem minutter før.
Halvér dine møders varighed
Parkinsons lov siger, at dit møde udvider sig til at passe til netop den tid, der er sat af til det. Det betyder, at hvis et møde er indkaldt til at vare en time, så varer det netop en time, uanset at dagsordenen blev afklaret på 20 minutter. Ifølge Parkinsons lov kan du derfor halvere varigheden af dine møder, og få det samme udbytte.
Artiklen er baseret på artiklerne: 7 bud til mere effektive møder, Effektive møder, 10 grunde til, at du aldrig skal holde et møde igen, Det succesfulde møde står på 3 ben
Læs også
Se Jens Arentzens tips til, hvordan du får gang i personalemødet
