Mange arbejdspladser kæmper for at få psykologisk tryghed. For nogle år siden var det mobning, der fyldte, ligesom man i mange år har hørt om konflikttrapper, man ikke skal op ad. Alt sammen symptomer på, at hverdagens samtaler ikke fungerer. Hvis man kun kigger snævert på enkle mål, finder man ikke ind til arnestedet – tampen bliver ikke fundet, og ilden vil kunne antænde selv ved små gnister.
Samtalekulturen skabes på gangen
Hvis man som medarbejder ikke oplever at blive inkluderet i samtaler, ikke bliver mødt med smil og godmorgen, ikke får stillet spørgsmål eller ej heller bliver mødt med lyttende øre, er det en sikker vej til langsomt at lukke samværet og sammenholdet ned. Medarbejderne vil pakke sig sammen. Helt uden nogen har været uvenlige. Måske nogle blot havde gang i en god snak om kampen i går og opdagede derfor ikke, at Jacob eller Sofie stod ved siden af.
Mange forsøger at glemme den slags oplevelser, men når de bagefter sidder ved mødebordet, og snakken nu går fra landskamp til budgetlægning, og det er Jacob, som skal byde ind med de sidste salgstal og Sofie, som skal fortælle om den nye it-platform, så sidder der en lille oplevelse fast i dem om ikke at være inkluderet i fællesskabet. Forestil dig, at både Jacob og Sofie er nye medarbejdere, og det er første gang, de skal fremlægge, efter de knap nok har fået et godmorgen, fordi kamp-snakken var så ophedet.
Ingen dårlige hensigter, men samtalekulturen har vist sit væsen – og enkelte medarbejdere kan sidde med følelsen af ikke at høre til. Hvis ikke lederen starter mødet med at give Jacob og Sofie opmærksomhed, smil og en afslappet kom-i gang-snak, vil Jacob og Sofie skulle mønstre indre styrke for at kunne tage ordet og fremstå sikkert og troværdigt i deres fremlæggelser, ligesom de heller ikke vil føle lyst til at bidrage konstruktivt til de øvrige mødeemner.
Som leder er du altid frontstage over for medarbejderne
Alt hvad man gør, bliver tolket som kommunikation. Måden du kommer ind om morgenen, blikket rundt, kropssproget, den sagte mumlen ’godmorgen’. Men også måden at invitere flere ind i samtalen, at lytte til hvad der bliver sagt, at stille spørgsmål til dem som ikke fylder så meget og at følge op. At være imødekommende, inviterende, lyttende – at være socialt dannet og vide, hvilke rammer de forskellige kontekster sætter, viser jeres samtalekultur. At blive bevidst om, hvordan du kan styrke hverdagens samtaler, vil hjælpe ikke kun dig, men hele teamet og organisationen.
14 gode råd om at styrke hverdagens samtaler:
- Inkluder flere i samtalen. Sig fx: ”Vi taler lige om fodboldkampen i går, Lærke er frustreret over dommeren, mens Sofus mest ærgrer sig over, der blev dømt offside. Hvad synes du om kampen?”. Her vil du også vise, at du har lyttet til Lærke og Sofus. Hvis Harald ikke har set kampen og svarer nej, ”jeg går ikke så meget op i fodbold”, kan du følge op og spørge, hvad Harald går op i eller kan lide at se.
- Fortæl. Nogle er rigtig gode til at fortælle og sætte gang i samtalen. Ligger det til dig, så husk at give lidt at dig selv, åben op og vis hvem du er og snak ikke kun om vejret eller forsinkelser i toget.
- Få mangfoldigheden i spil. Hvis det ligger til dig som leder at fortælle historier, kan det være, du skal være opmærksom på, at det ikke kun er de emner, du synes er spændende, der bliver talt om. Husk også at spørge ind til surfing, strik eller skak, hvis det er medarbejdernes interesser.
- Vis at du lytter, når andre fortæller. Du kan vise, at du lytter ved at smile, nikke, og også vise det i de små lyde (gambitter), som mmm, jaa, nåee (hvis tempoet og rytmen ikke matcher talen, er det derimod tegn på, at samtalen skal rundes af). Ægte lytning er den hurtigste vej til tillid og får den talende til give fyldigere og bedre historier. Her kan de mindre snakkende meget ofte shine.
- Spørg. Spørgsmålet har stor magt. Spørgsmål kan dreje en samtale i nye retninger, så når der bliver talt for meget om fodbold, kan du dreje samtalen ved at spørge, hvad dem, som ikke så fodboldkampen i tv, hellere ser? Eller hvilke guilty pleasure-programmer de har? Det kan være på sin plads at åbne med sin egen ’dårlige smag’, lige meget om det er ”Landmand søger kærlighed”, ”Mit plastikmareridt” eller den norske togtur – det er vigtigt, at ingen oplever, at deres guilty pleasures bliver udskammet.
- Følg op. At følge op på tidligere samtaler er den bedste måde at vise, man har lyttet. Det kan være næste gang, man mødes i elevatoren, hvor man spørge ind til, hvordan det gik med det problem, du talte om på sidste møde, og hvordan personen har det med udfordringen nu? Når vi følger op, viser vi, at vi har set og husket den anden – hvilket fylder godt op på tillidskontoen. Her kan de mindre talende også som regel brillere.
- Vær nysgerrig. Der er altid mere at fortælle, så vær nysgerrig, tænk at der er historier i os alle, så hvad bragte dig her til? Eller til den konklusion eller den handling? Hvad er dine tidligere erfaringer? Hvad var nyt og overraskende i den nye situation?
- Sig dét er interessant. Når du møder det, du er uenig i, så start med at sige, det er interessant. Det, mange ofte gør, når de møder noget, de er uenige i eller ikke forstår, er at vise deres uenighed. Hvis du i stedet siger: ”Interessant, fortæl mig noget mere”, kan du bedre forstå den andens synspunkt, og måske finder du ud af, hvor I har fællesgrund at tale ud fra. Derudover husk på, at man ikke skal være enige i alt.
- Hils uenighed velkommen. Hvis I kan gøre det til en del af jeres samtalekultur at lytte og respektfuldt tale om hinandens synspunkter, er det den bedste vej til også at håndtere de uenigheder, som opstår på jeres møder. Husk, det er, når vi møder uenighed eller synspunkter, som ikke kun bekræfter egne antagelser, vi kan blive klogere.
- Vis imødekommenhed i kroppen. Som allerede beskrevet kan man ikke ikke-kommunikere. Alt, hvad vi siger og gør, bliver tolket. Et hurtigt kig på uret, et hurtigt ”Ja ja” eller et flakkende blik, bliver afkodet – måske er det et udtryk for manglende tid eller interesse? Derimod vil et spejlende kropssprog vise, at der lyttes.
- Vær tydelig og hjælp med at få fokus. Mange ledere har ikke tid nok i kalenderen, derfor vil tydelighed om egen tid ofte være behjælpelig. Derfor er det helt passende at afbryde en medarbejder på gangen ved at sige: ”Jeg skal til møde om 2 min, kan vi klare dit spørgsmål på den tid?” eller ”Er det, du gerne vil have svar fra mig om, xx eller yy?”
- Hold talevægten i balance. Alle skal kunne bidrage til den fælles dialog. Når der er nogenlunde balance på talevægten, oplever medarbejderne sig mere ligeværdige. Det er alles ansvar at holde sig tilbage og byde andre mere ind, så der er nogenlunde balance.
- Undgå at give råd. De fleste vil gerne være behjælpelige, så når man hører om en udfordring, tilskyndes man til at komme med gode råd. Hold dig tilbage for at give hurtige råd. Spørg i stedet for ind til, hvad udfordringen handler om, tidligere erfaringer – og spørg evt. hvordan du kan bidrage til, at personen selv kan komme videre.
- Hav øjenkontakt og smil, hver gang du møder en på gangen. Når du møder om morgenen så få sagt godmorgen til alle – hvis det er muligt hver dag – husk det er vigtigt at komme hele vejen rundt, på den måde vil ingen opleve at blive overset.
Mange af disse råd gør du sikkert allerede, så lad dig inspirere og tænk over, hvor du kan blive endnu bedre – for alle kan blive bedre i samtalens kunst.
