Som leder har du et ansvar for at sikre, at medarbejderne har de arbejdsredskaber, som kræves for at udføre deres opgaver. Hvis computerne er forældede, sørger du for, at der bliver købt nye. Hvis værktøj og maskiner ikke fungerer, skal de repareres, justeres eller skiftes ud.

For langt de fleste moderne vidensarbejdere er hjernen det vigtigste arbejdsredskab. Derfor bør du sikre, at medarbejdernes hjerner kan fungere optimalt.

En effektiv hjerne er en hjerne, som kan nå en tilstand af fokus over længere perioder, så medarbejderen har mulighed for at fordybe sig i vanskelige og komplekse opgaver.

Læs også: 5 råd: Undgå at dræne dine medarbejderes hjerner

Kaos-hjernen på kontoret

Men på alt for mange arbejdspladser er billedet det samme – storrrumskontorer fyldt med småsnak og forstyrrende visuelle indtryksamt en lang række både digitale og analoge indtryk, som konstant truer med at tage medarbejderens fokus.

Det er et alvorligt problem. Mistet fokus kan tage tid at genfinde. Og mens man forsøger at genfinde sit fokus, bliver man ekstra sårbar over for yderligere distraktioner eller overspringshandlinger, fordi ens hjerne er blevet tvunget ’op til overfladen’.

En arbejdsdag med konstante distraktioner og flakkende opmærksomhed kan hurtigt dræne den mentale energi, hvilket ender i dårligere trivsel og øget risiko for at opleve stress.

Læs også: 4 råd: Skru ned for afbrydelser og op for fokus

Tre veje tilbage til fordybelse

Ved at skabe et bedre fordybelsesrum for medarbejderne kan der potentielt opnås store gevinster ift. både effektivitet og trivsel – til gavn for alle.

Her er tre råd til dig, der ønsker at give medarbejderne bedre vilkår for fordybelse på arbejdspladsen.

1. Find balancen mellem tilgængelighed og fordybelse

Overvej kravet om tilgængelighed. Mange arbejdspladsers fysiske og digitale indretning er baseret på en tanke om, at alle skal kunne få fat på hinanden hele tiden. Problemet er, at denne tankegang let kan kollidere med behovet for, at medarbejderne hver især kan fordybe sig.

Tænk derfor over, om det er muligt at øremærke noget fordybelsestid i løbet af arbejdsdagen, hvor medarbejderne har lov til at reducere deres tilgængelighed for at styrke deres koncentrationsevne. Enten fælles for arbejdspladsen eller individuelt aftalt i afdelingen eller med de enkelte medarbejdere, som har behovet.

Det kommer naturligvis an på både arbejdets art og den enkelte medarbejders rolle. Hvis ens kerneopgave er at agere bindeled mellem forskellige medarbejdere, er der et naturligt højere krav om tilgængelighed, end hvis man primært sidder og arbejder med egne projekter. Den rette balance varierer fra situation til situation. Men det er altid gavnligt at tage overvejelsen og se på, hvad der kan justeres.

2. Dæm op for digitale distraktioner

Det kan være til stor gavn for medarbejdernes fokus, hvis man tager et kritisk blik på arbejdspladsens digitale infrastruktur.

Mange ‘smarte’ intranet-løsninger er i dag pakket med features, som kan sende beskeder og notifikationer frem og tilbage. Nogle gange endda dobbelt-notifikationer, hvor medarbejdere både orienteres på arbejdsmail og via intranet. De værste intranet-syndere låner opmærksomhedsdesign fra sociale medier, så de tilmed har et evigt scrollende nyhedsfeed og en masse farverige bokse og funktioner, som tiltrækker blikket og inviterer til konstant engagement.

Tænk derfor over, om der kan justeres i programmernes indstillinger, så mængden af distraktioner begrænses. Hvis man står overfor at skulle skifte intranet eller på anden måde implementere nye programmer, er det også en god idé at tage systemets ‘distraktionspotentiale’ med i sine overvejelser, når man vælger.

Endelig kan man tage en snak om, hvordan og hvor meget man anvender digitale kommunikationsredskaber. Hvilke kanaler bruges til hvad, og hvordan kan man samle den vigtigste information henover et mindre antal mails eller beskeder. Mange medarbejdere oplever en daglig kamp ift. at forholde sig til enorme mængder kommunikation i deres indbakke.

I de fleste mailprogrammer er det muligt at implementere en selektiv løsning, hvor man fx kan skærme af for notifikationer fra alle undtagen ens nærmeste leder eller den kollega, som man har et aktivt samarbejde med. På den måde kan man finde et kompromis, hvor man drastisk reducerer mængden af afbrydelser, men stadigvæk er tilgængelig i vigtige situationer.

3. Start samtalen om fordybelse

Tal om fordybelse med medarbejderne. Spørg ind til, om de oplever, at vilkårene for at finde fokus og fordybe sig i deres opgaver er gode. Spørg ind til, hvad der typisk distraherer dem.

Ofte kan man finde frem til nogle lavthængende frugter, hvor man hurtigt og effektivt kan foretage ændringer, som kan skabe markante forbedringer.

Inviter gerne til en mere generel samtale om fordybelsesrum på arbejdspladsen. Medarbejderne går ofte rundt med usagte forventninger til mængden af småsnak eller aktivitet, som accepteres i løbet af arbejdsdagen. Den slags misforhold skader ikke blot fordybelsesrummet, men kan også skabe dårlig stemning mellem medarbejderne. Ved at føre samtalen ud i det åbne og lave klare aftaler om storrumskontorets arbejdsmiljø, kan man derfor komme mange potentielle problemer i forkøbet.