Hvis borgerne skal opleve mødet med det offentlige som ét samlet forløb, er de involverede parter nødt til at koordinere deres arbejde indbyrdes. Det kræver, at du som leder kan agere uden for dit formelle ansvarsområde og skabe resultater sammen med andre. I skal dele viden med hinanden og med borgeren, og I skal I jeres planlægning, adfærd og kommunikation vise, at den ene hånd ved, hvad den anden hånd foretager sig.
Det er en vigtig – men vanskelige opgave. Dels fordi du ofte bliver målt på driften af dit eget område, så det at bygge bro til andre enheder kan opleves som noget, der er svært at finde tid og ressourcer til. Og så kræver det ofte, at alle bevæger sig ud af deres komfortzone, fordi man forlader sin faglige hjemmebane og sit formelle ledelsesmæssige mandat.
Ny publikation fra Væksthus for Ledelse giver ledere inspiration til at lykkes med den tværgående ledelse. Den peger på tre faktorer, der er helt centrale for opgaven:
- At skabe fælles kurs
- At opbygge den nødvendige koordinering
- At sikre et fælles commitment til helheden
Publikationen ”Skab sammenhæng for borgerne” baserer sig på forskningsprojektet LEOS, som er blevet til i et samarbejde mellem Aarhus Universitet og Region Midtjylland.
1. Skab fælles kurs
At skabe fælles kurs eller retning er fx at fremme en fælles forståelse af den opgave, der skal løses, hvilken retning man arbejder i, og hvad der har højeste prioritet. Med andre ord: klarhed om den fælles opgave, vision og mål.
I skal helt fra begyndelsen have et klart og fælles billede af samarbejdets mål og retning, herunder hvordan borgeren oplever sammenhængen, når jeres samarbejde lykkes. Det kræver blandt andet, at I ikke kun fokuserer på den enkelte enheds mål og resultater, men også forsøger at fremme de fælles.
Det er en god ide først at drøfte, på hvilke områder samarbejde er vigtigt og hvorfor. Er der tale om direkte gensidig afhængighed, hvor ingen kan lykkes uden hjælp fra de andre? Eller er der blot behov for stærkere indbyrdes koordination og afstemning for at skabe sammenhæng for borgeren?
Drøft gerne spørgsmål som, hvordan fungerer forløbene fro borgerne lige nu? Hvad gør I godt, hvor kan I gøre det bedre sammen? Og hvad står i vejen for, at I kan skabe bedre sammenhæng for borgerne?
2. At opbygge den nødvendige koordinering
At opbygge den nødvendige koordinering handler om, at alle parter får den viden, de har brug for, forstår deres rolle i samarbejdet, afstemmer deres handlinger indbyrdes og har en god løbende kommunikation.
Hvis tværgående ledelse skal lykkes, er der brug for to typer af koordinering af samarbejdet mellem de involverede parter:
1. Strukturel koordinering – de faste rammer om samarbejdet, fx at fastlægge roller og ansvar, arbejdsdeling, ressourcer, incitamenter, mødestruktur, arbejdsgange, informationssystemer mv.
2. Relationel koordinering – de mere direkte, personlige bånd og forbindelser mellem ledere og medarbejdere på tværs af de involverede parter.
Begge typer er effektive, og de kan gensidigt understøtte hinanden. For på den ene side kan robuste strukturer, fx faste møder, gøre det lettere at opbygge et godt kendskab til hinanden. På den anden side fungerer strukturerne ofte bedre, når de er understøttet af stærke personlige relationer.
I kan med fordel drøfte, hvad I har brug for af fast, formel og struktureret koordinering af den opgave, I skal løse sammen, fx i form af fælles møder, systemer og nedskrevne retningslinjer? Og hvordan kan I sikre, at relationerne mellem jer, der skal samarbejde, er præget af fælles mål, fælles viden og gensidig respekt?
Læs mere om ledelse af relationel koordinering her
3. At sikre et fælles commitment til helheden
At sikre et fælles commitment til helheden er, når alle involverede føler sig forpligtede af det fælles og gerne vil investere ressourcer i at lykkes sammen med andre, fx ved at sætte hensynet til det fælles over egne prioriteter.
Man kan groft skelne mellem tre former for commitment:
- Gevinst: Det kan betale sig for mig – og for os – at stræbe efter det fælles mål. Jeg og vi forventer at få noget ud af at investere i det.
- Pligtfølelse: Jeg føler, at jeg bør stræbe efter det fælles mål. Jeg er forpligtet af ansvar og loyalitet.
- Lyst: Jeg ønsker at stræbe efter det fælles mål, fordi jeg identificerer mig følelsesmæssigt med det.
Alle tre typer af commitment kan være på spil i et tværgående samarbejde. Pointen er, at I med fordel kan være opmærksomme på, hvad der motiverer ledere og medarbejdere i samarbejdet. Så ved I, hvad det er oplagt at appellere til – og hvor der måske er behov for at styrke det fælles commitment.
En vigtig vej til et fælles commitment er den måde, I kommunikerer om samarbejdet på. Når det går på tværs af organisatoriske grænser, er det særlig vigtigt, at I som ledere har afstemt, hvad og hvordan I kommunikerer – herunder også hvordan I taler om ”de andre”.
I kan med fordel overveje, hvor stærkt et commitment der er til den fælles opgave blandt jer, der skal samarbejde? Og samtidig tage temperaturen på den psykologiske tryghed i samarbejdet. Er der noget I har svært ved at tale om og kan alle trygt bidrage med deres erfaringer, ideer og kritik?
Bestil eller download gratis publikationen ”Skab sammenhæng for borgerne. Ny inspiration til tværgående ledelse” her.
Der er også stadig ledige pladser til konferencen om ledelse på tværs. Den foregår i Aarhus og det er gratis at deltage. Læs mere om konferencen her.
Om forskningsprojektet LEOS
For at styrke den organisatoriske sammenhæng og forbedre patientforløb i sundhedsvæsenet samarbejdede Aarhus Universitet og Region Midtjylland i 2019-2021 om et træningsforløb for chefer fra hospitaler og kommuner. Deltagerne var sat sammen med andre chefer, som de havde en fælles tværgående opgave med – enten på tværs af hospitalet eller mellem hospital og kommune. Træningsforløbet bestod i et fælles kursusforløb, hvor deltagerne blev præsenteret for teori og begreber om ledelse af organisatorisk sammenhæng. Sideløbende hermed afprøvede de tværgående chefgrupper at denne viden i praksis og reflekterede over deres erfaringer med det.
