De fleste ledere har ansvaret for og deltager i flere faste møder hver uge. Det kan for eksempel være ledermøder, afdelingsmøder og teammøder. Møderne har ofte den samme dagsorden eller slet ingen dagsorden, og det kniber med at finde tid til at forberede møderne.
Det betyder, at der er en stor risiko for, at I ikke bruger tiden sammen optimalt. I risikerer endda, at møder uden et klart formål eller retningen opleves som meningsløs og dræner deltagerne for energi. Derfor er det en god idé at stoppe op og evaluere de faste møder, og i fællesskab sætte fokus på, hvordan I kan optimere jeres møder.
Spørg jer selv, hvorfor I holder mødet
Når I holder faste møder, gør I som I plejer, og glemmer måske også, hvorfor I egentlig holder møderne. Derfor kan deltagerne have vidt forskellige opfattelser af, hvad formålet er. Nogle faste møder går endda i arv fra én leder til den næste.
Som leder gør du dig formodentlig nogle tanker om, hvorfor I holder mødet, men måske gætter du også på, hvad de andre deltageres forventninger er. Måske tror du, at de ønsker god tid til social snak, men hvad hvis de i virkeligheden drømmer om mere effektive og produktive møder?
Tag derfor en åben dialog om, hvad I hver især forventer af møderne og hinanden.
Gør det til et fælles ansvar
En fælles systematisk evaluering af jeres faste møder – gerne hvert halve eller hele år – giver alle mulighed for at komme med input og tage et medansvar for de forbedringer, I beslutter. Hvad end det handler om tidsstyring, forberedelse eller fejring af milepæle.
5 trin til en bedre mødekultur
Her får du en trin-for-trin guide til at gennemføre en evalueringsproces med medarbejderne om jeres faste møder. Afsæt fx et af jeres faste møder til evaluering og optimering eller brug et par timer på en personaledag.
1. trin: Status – Hvordan er jeres nuværende møder?
Tag en runde, hvor I hver især svarer på spørgsmålet: Hvordan oplever jeg vores nuværende møder? Brug gerne associationsbilleder som inspiration, og tidsstyring, så det ikke tager for lang tid – brug fx max 1 minut pr. person.
2. trin: Formål – Hvorfor holder I jeres faste møder?
Sæt fokus på, spørgsmålet: Hvorfor holder vi overhovedet vores faste møder?
Lav fx inspirationskort som beskriver forskellige typer af formål (orientering, beslutninger, sparring, udvikling, åbenhed osv.), og start med hver især at sætte streger på de tre vigtigste overordnede formål, der er med jeres faste møder. Herefter kan I tage en runde, hvor I fortæller, hvad I har valgt og hvorfor.
3. trin: Forbedringer – Hvad skal der til for at jeres møder lever op til formålet?
Lav en brainstorm med forslag til, hvilke forbedringer, der skal til for at jeres møder lever op til de overordnede formål I lige har talt om.
Skriv fx post-it sedler med jeres forslag, eller lav fortrykte inspirationskort med forskellige elementer, som møder består af (fx længde, deltagere, dagsorden, dialogform osv.)
4. trin: ”Djævelens advokat” – Hvad spænder ben for gode møder hos jer?
Når I er færdige med brainstormen, er det tid til at lave et ’reality-tjek’ på idéerne og jeres mødevaner. Tag en runde, hvor I hver især svarer på spørgsmålet: Hvilke barrierer er der ved de idéer og forslag til mødeforbedringer, vi lige har talt om? (det kan fx handle om brugen af mobiltelefoner, mødedisciplin, manglende opfølgning, spildtid osv.)
Brug også gerne associationsbilleder til at få denne snak i gang.
5. trin: Handling – Tag et fælles ansvar for at føre forandringerne ud i livet
Tal sammen om, hvordan I konkret kan føre jeres idéer til mødeforbedringerne ud i livet – og fordel ansvaret mellem jer, så I får et fælles ejerskab for at ændre mødekulturen.
Tag fx de post-its/kort med idéer I lavede i trin 3 og læg dem på midten af bordet. Vælg på skift et kort og fortæl, hvordan det gennem en konkret handling kan føres ud i livet (fx ”inden næste møde vil jeg forberede en ny dagsordenskabelon” – og skriv det i et handlingsreferat.
Slut af med at aftale, hvordan I kommer i gang med at implementere de forbedringer I har besluttet, og hvornår I vil lave en opfølgning.
Som leder vil du efterfølgende stå tilbage med et tydeligt billede af, hvad medarbejderne forventer af jeres møder, og et fælles ansvar for at lykkes med gode møder.
Artiklen er baseret på FACILITATE-metoden i evaluerings- og dialogværktøjet ’Optimér de faste møder’. Metoden og værktøjet er forfattet og udviklet af Mette Frithiof Wybrandt og Iben Frithiof Kristoffersen fra FACILITATE. Du kan læse mere om værktøjet her: www.facilitate.dk (https://facilitate.dk/moedespil/)
Billeder: FACILITATE ejer rettighederne til alle billederne i artiklen, og de må gerne gengives i en artikel på Lederweb.
