Den altid smilende og dygtige Carina møder på arbejde, men de smilende øjne er blevet skiftet ud med et mere seriøst blik, og hun ønsker at snakke med dig i enerum. Du har det måske allerede på fornemmelsen, og da I sætter jer ned, bliver det du har frygtet til virkelighed – hun siger op. Selvom du måske er uforstående overfor hendes beslutning, så er det vigtigt, at du bliver klogere på, hvorfor hun vælger at søge nye veje.
Denne artikel er redigeret og frit oversat fra the workspace by Charlie. Forfatteren til artiklen – Hannah Wenman er HR- koordinator og forfatter til flere bøger.
Læs også: Se tegnene på en opsigelse med 9 måneders varsel
Hvad er en exit-samtale?
En exit-samtale er en samtale, der foregår mellem en dig og den medarbejder, der har besluttet sig for at forlade jobbet. Her er formålet – modsat jobsamtalen, hvor du spørger om, hvorfor de vil have jobbet – at forstå hvorfor en medarbejder har besluttet sig for at forlade jobbet. Ved at du sætter dig ind i, hvorfor medarbejderen søger nye veje, kan det give dig et indblik, som du kan bruge til at forhindre andre medarbejdere i at følge trop.
Hvorfor er exit-samtaler vigtige?
En exit-samtale er en af de ærligste samtaler, du kan have med en medarbejder. Det er en enestående mulighed for at finde ud af, hvad dit team virkelig tænker. Få her seks råd om, hvordan du afvikler et exit-samtale, samt eksempler på exit-interview spørgsmål.
1. Alle der forlader skal have en exit-samtale.
Enhver medarbejder, der forlader arbejdspladsen, bør tilbydes en exit-samtale. Hvis du kun afholder samtaler med dine såkaldte ”talenter”, sender du et dårligt signal til resten af medarbejderne – nemlig at du kun synes, at nogles bestemte synspunkter er værd at lytte til. Hvis du ikke afholder exit-samtaler med alle dine medarbejdere, risikerer du at skabe et blindspot. Du risikerer at gå glip af afgørende informationer, der kan gøre dig klogere på mangler ved din ledelsesstil eller organisation.
2. Vær rettidig
Det bedste tidspunkt at afholde en exit-samtale, er på medarbejderens sidste arbejdsdag eller et par dage efter. Hvis du afholder det før, kan du risikere at de ikke er oprigtige.
3. Vær gennemsigtig
Du kan med fordel lave en liste over de spørgsmål, du vil stille eller de områder, du gerne vil have dækket til samtalen, og sende det til medarbejderen inden exit-samtalen. Dette kan virke beroligende, og gør det også mere sandsynligt, at de vender tilbage med nogle gennemtænkte svar. Det giver dem et par dage til at tænke over deres oplevelser, og vende tilbage med mere vedovervejet feedback.
4. Hold det afslappet
Det kan betale sig at gøre exit-samtaler så afslappede som muligt ved fx at holde samtalen på et mere uformelt sted. Det kan gøre medarbejderen mere tryg, da det skaber en mere afslappet atmosfære.
5. Lyt mere end du taler
Som interviewer skal du ikke svare på feedback – det er ikke det, denne exit-samtale er til for. Du skal ikke forsvare arbejdspladsen eller retfærdiggøre dine egne beslutninger. Lyt og lær så meget som muligt om andres synspunkt på din arbejdsplads. Det kan være en hård oplevelse, men selv den mest fordømmende feedback kan være med til at gøre din arbejdsplads bedre.
6. Led ikke samtalen
Som interviewer bliver du måske fristet til at lede samtalen til de emner, du meget gerne vil vide mere om. Det er dog en fejl. I stedet kan du guide dem mod de emner, du synes er relevante. Men målet er at høre, hvad den anden part har at sige. Du kan opleve, at det giver uventede og overraskende svar.
Læs også: Medarbejder siger op – hvad gør du?
Fortæl om hovedkonklusionerne…
Når du har holdt dine exit-samtaler og noteret de informationer, du har fået, kan du dele den viden med resten af organisationens ledelse.
…og tag handling.
Alt indtil nu har været den nemme del – nu skal du faktisk handle på det, du er blevet klogere på. Du har måske hørt et par ting, der kan gøre dig utilpas. Det er nu du skal forpligte dig til at foretage de ændringer, der er nødvendige
Eksempler på exit-spørgsmål |
|
