Har du en oplevelse af, at medarbejderne tier eller ikke er helt ærlige, når du beder om deres mening – også selvom du løbende opfordrer til det? Så er du ikke alene. For selvom lederen ser sig som både åben, imødekommende og nede på jorden, er mange medarbejdere tilbageholdende med at tale rent ud af posen.
Der kan være mange grunde til, at medarbejderne tøver og enten helt tier stille, eller at de pynter på sandheden, når du spørger dem, hvad de synes om opgaveløsningen eller teammøderne. For eksempel kan I ubevidst have skabt en kultur, hvor stilhed er en måde at vise respekt, eller en kultur, hvor magtforholdet er for stort mellem dig som leder og medarbejderne.
Ligegyldigt årsagen bør du fremme en kultur, hvor medarbejdere såvel som ledere kan sige deres ærlige mening – uden frygt for konsekvenser. Sådan skriver facilitator og underviser i ledelse Elaine Lin Hering i artiklen ”How to Get Your Team to Actually Speak Up” for Havard Business Review. Hun kommer desuden med fem råd om, hvordan du kan fremme sandheden på arbejdspladsen og undgå at møde enten uærlige eller tavse medarbejdere.
De fem råd
De fem råd, der kan hjælpe jer med at fremme en kultur, hvor man tør sige sin ærlige mening, lyder således:
- Sæt rammerne
- Stil standardspørgsmål
- Aftal hvordan I skal kommunikere
- Få de tavse i tale
- Anerkend individuel succes
For at få medarbejderne i tale bør du først og fremmest kende din egen rolle i at skabe en kultur, hvor ærlighed og tillid værdsættes. Her er de fem punkter, du kan starte med.
1. Sæt rammerne
Udtryk eksplicit at du gerne vil høre både det gode og det dårlige. Men vær opmærksom på at sætte grænsen der, hvor du rent faktisk mener, den går, så du ikke ender med alligevel at reagere negativt på feedback. Det kan du for eksempel gøre ved at understrege, at feedback handler om opgaveløsningen og lignende, og at det ikke må blive personligt og ubehageligt. På den måde kan du også holde, hvad du lover, og det vil øge tilliden til dig.
Når medarbejderne deler noget ærligt med dig, er det selvfølgelig vigtigt, at du viser, at medarbejderne godt kan sige deres mening, og at du dermed ikke reagerer defensivt bliver fornærmet eller ked af det, når en medarbejder siger sin ærlige mening.
2. Stil standardspørgsmål
Et spørgsmål som ”hvad synes du?” kan medarbejderne godt opfatte som en fælde, og de vil derfor overveje, om du egentlig vil vide det, og hvad konsekvenserne vil være ved at fortælle sandheden. Derfor kan det være en fordel at stille nogle standardspørgsmål, som kan være med til at åbne samtalen. Spørg for eksempel, hvilke fordele og ulemper der er ved en ny idé, og hvilke dele der fungerer og ikke fungerer.
Uanset hvordan du formulerer hvert spørgsmål, vil denne type af spørgsmål sætte en norm i teamet om, at I analyserer problemstillinger, ideer og strategier fra flere vinkler, og at det er okay at være uenige. Jo længere tid du benytter denne type af spørgsmål, jo mere vænner medarbejderne sig også til, at det er praksissen, og medarbejderne vil opleve, at spørgsmål om deres mening ikke kommer ud af det blå.
3. Aftal hvordan I skal kommunikere
Ved at aftale hvor, hvornår og hvordan I taler sammen, bliver det nemmere for medarbejderne at navigere i. I stedet for at sige floskler som ”min dør er altid åben”, kan du med fordel give medarbejderne konkrete handlemuligheder, når de har input. Det kan for eksempel være, at du fortæller medarbejderne, at de kan skrive i en mailtråd om et emne, så I alle får det at vide samtidig, og ingen bliver efterladt uvidende.
Derudover kan du spørge medarbejderne, hvordan de foretrækker at komme med vigtige input. Er det nemmest at sige det eller skrive det? Ved at imødekomme hver enkelt medarbejders foretrukne kommunikationsform, er chancen for, at de kommer med deres mening større.
4. Få de tavse i tale
Minoriteter på arbejdspladsen – hvad enten det gælder køn, etnicitet eller noget helt tredje – er mere tilbøjelige til at være tavse, fordi risikoen for, at de bliver undervurderet eller afbrudt statistisk, er større. Du kan være med til at mindske bias og få minoriteterne – og andre mere stille medarbejdere – i tale ved at spørge om deres meninger og understrege deres særlige kompetencer. Understøt deres udsagn, så du sender et klart signal om, at deres mening er lige så vigtig som alle andres.
5. Anerkend individuel succes
Hvis en medarbejder har arbejdet hårdt på et projekt eller en opgave, er det demotiverende ikke at få den rette anerkendelse for sin indsats. Endnu værre er det, hvis en anden medarbejder i teamet får al anerkendelsen. Denne underkendelse af en eller flere medarbejderes indsats kan blive en stor faktor i, at selvsamme medarbejdere forbliver tavse, når du spørger til deres mening. For hvad nytter det, hvis man alligevel føler sig overset?
Mange ledere fejrer generelt alle succeser som teamsucceser, men det er muligt både at anerkende enkelte medarbejderes indsats i et bestemt projekt, samtidig med at hele teamet bliver fejret for et vellykket projekt. Dette princip gælder også i hverdagen, hvis en medarbejder har haft en stor indflydelse på, at I nåede alle dagens opgaver eller er kommet med et vigtigt input.
