At tale med en medarbejder om manglende resultater er svært for både dig og medarbejderen. Der er nemlig meget på spil for jer begge. Medarbejderen bliver formentlig ked af det og begynder måske at lede efter nyt job, hvis feedbacken kommer uventet.
Men grebet rigtigt an giver samtalen mulighed for at styrke relationen mellem dig og medarbejderen. Ved at skabe rum for selvrefleksion og en forståelse for, at forandring er mulig, kan medarbejderen bevæge sig fra at føle sig udsat til at føle sig styrket.
I artiklen “How to Talk to an Employee Who Isn’t Meeting Expectations” giver Jenny Fernancez, der er ledelsesrådgiver samt professor ved Columbia Universitet og New York Universitet, syv råd om, hvordan du griber samtale an.
1. Læg op til samarbejde
Når der er uoverensstemmelse mellem, hvad du forventer af en medarbejder, og det arbejde medarbejderen leverer, skal du starte med at definere, hvad succeskriteriet er, og hvordan det kan opfyldes. Det skal være et fælles mål mellem dig og medarbejderen, for at denne kan føle sig værdsat og støttet. Du kan starte med at sige: ”Vi bør have en ærlig og åben dialog. Mit mål er at give dig klar feedback og sikre, at vi i fællesskab arbejder på din udvikling.”
2. Kig tilbage
Under samtalen skal I kigge tilbage og vurdere medarbejderens præstation. Du kan starte med at bede medarbejderen om at vurdere sin egen indsats ved fx at sige: ”Lad mig høre, hvordan du vurderer din egen præstation. Opfyldte du alle dine mål, og levede du op til forventningerne? Hvad, synes du, fungerede godt, og hvad synes du ikke fungerede? Når du ser tilbage, hvad ville du så gøre anderledes, hvis du havde mulighed for at ændre eller forbedre noget, og hvorfor?”
Læs også: Styrk præstationerne med AMO teorien
3. Tal om udvikling
Forskning har vist en stærk sammenhæng mellem medarbejderes engagement, og hvor meget deres præstation forbedres. Medarbejdere søger ofte formål, indflydelse og mening i deres arbejde. Før du indleder en samtale om præstationsforbedring, skal du derfor sætte dig ind i medarbejderens værdier for at forankre samtalen i medarbejderens ønsker om personlig og faglig udvikling.
Under samtalen kan du spørge, hvordan medarbejderens nuværende handlinger og præstationer hænger sammen med vedkommendes langsigtede karriereønsker. Stil fx spørgsmål som:
- Når du tænker på dine karriereønsker, hvordan kan din nuværende stilling så bidrage til din udvikling mod at nå derhen?
- Hvilke aspekter af dit arbejde, føler du, stemmer bedst overens med dine karriereønsker, og hvordan kan vi bygge videre på dem?
- Kan du fortælle om nogle kompetencer, du håber at få for at hjælpe dig i videre i dine karriereønsker?
4. Giv konstruktiv feedback
Giv klar og specifik feedback. Brug konkrete eksempler – ikke hypotetiske – for at sikre, at medarbejderen forstår præcis, hvorfor vedkommendes arbejde ikke lever op til forventningerne.
Men undlad at være fordømmende og spørg i stedet ind og anerkend det følelsesmæssige aspekt af samtalen.
Det er vigtigt, at du viser empati og åbenhed. Det kan du fx gøre ved at dele en relevant personlig oplevelse.
Skab plads til sårbarhed og husk, at ikke-arbejdsrelaterede problemer kan være årsagen til medarbejderens mangelfulde præstation.
Bed medarbejderen om at dele sin ærlige mening om, hvad der har ført til denne feedback, og giv vedkommende plads til at dele sine tanker. Mange vil tage et vist ansvar for deres manglende resultater. Hvis ikke, er de muligvis ikke åbne for udvikling.
Læs også: At give og modtage konstruktiv feedback
5. Anerkend styrkerne
Nu hvor I har kigget tilbage og vurderet, hvor der er problemer, skal I fokusere på det positive. Anerkend medarbejderens styrker og lyst til at gøre det godt. Vis vedkommende, at samtalen handler om læring og udvikling frem for kritik, og at du tror på, at forbedring er mulig, samt at du og teamet støtter medarbejderen.
6. Angiv en handlebar vej fremad
Overvej at give feedback, der fokuserer på fremtiden og giver dig mulighed for at spørge medarbejderen: ”Hvad nu hvis”. Fx: “Hvordan ville du håndtere en situation, hvis…?” På den måde får medarbejderen mulighed for at vise et andet resultat end det, der gav anledning til kritik.
7. Vær tydelig omkring forventninger
Fortæl tydeligt, hvad dine forventninger er fremadrettet. Sørg for, at medarbejderen kender kravene og er enig i organisationens mål.
Læs også: Kender medarbejderne jeres mål og dine forventninger til dem?
For at tilskynde til dialog kan du overveje at stille spørgsmål som:
- Hvilke specifikke handlinger eller adfærd, mener du, er nødvendige for at tilpasse din præstation med organisationens mål og forventninger?
- Hvordan kan vi samarbejde om at sikre en klar forståelse af kravene til din præstation fremadrettet?
- Hvordan kan jeg støtte dig, og hvad har du brug for fra organisationen (såsom oplæring, løbende feedback, opfølgning osv.)?
Artiklen er frit oversat og redigeret fra artiklen ”How to Talk to an Employee Who Isn’t Meeting Expectations” i Harvard Business Review skrevet af Jenny Fernancez, der er ledelsesrådgiver samt professor ved Columbia Universitet og New York Universitet.
Læs også: 100 ideer til feedback
