3 skridt til en stærk feedbackkultur

En god feedbackkultur er ofte lettere at tale om end at praktisere. Det kræver øvelse og vilje. Læs, hvilke tre trin du skal tage for at bringe dine medarbejdere over de barrierer, der typisk står i vejen for at styrke, udvikle og vedligeholde en stærk feedbackkultur.

Skribentinfo

Hverdagen er fyldt af feedback. På vej indad døren til arbejdspladsen, når I mødes ved kaffemaskinen eller på afdelingsmødet. Til det kan lægges de mange situationer, hvor feedback helt udebliver, eller hvor den modtages anderledes, end den var tænkt.

Feedback er ikke naturligt for os at give og modtage, for der er noget på spil, når vi giver feedback, og vi er hver især på spil. Du skal som leder gå forrest, være åben og lydhør over for de muligheder og bekymringer, dine medarbejdere ser, der kan være forbundet med kollegial feedback. Bekymringer, der kan spænde ben for udviklingen af en god feedbackkultur, handler typisk om frygt for at fremstå:

  • Dum, hvis jeg stiller spørgsmål
  • Inkompetent, hvis jeg indrømmer fejl
  • Negativ, hvis jeg ytrer kritik
  • Irriterende, hvis jeg forstyrrer med at bede om feedback

Sagt med andre ord handler det om, at jeg er bange for at sætte mit personlige image og vores relation over styr i samarbejdet.

1. Skab fælles forståelse

Første skridt på vejen til en stærkere feedbackkultur er, at jeres team eller afdeling får talt om det, I gerne vil have ud af at styrke arbejdet med kollegial feedback. Det kan fx være på et personalemøde, som kan vare op til 45-60 minutter afhængigt af deltagerantal. På mødet er det vigtigt at tale om: Hvad kollegial feedback skal bidrage til i forhold til kvalitet i opgaverne og i et godt kollegaskab. Hvad I kan være bekymrede for ved kollegial feedback. Og hvad I skal bygge videre på. Vær opmærksom på at erfaringerne med både omfang og typer af feedback kan være meget forskellige. Del derfor gerne konkrete eksempler på feedbacksamtaler, I hver især har gode erfaringer med. Hvad skal I gøre mere af – eller begynde at gøre? Hvilken form for feedback kan være hjælpsom? Er der fx behov for sparring, konkrete råd og vejledning, eller er modtagerens ønske spørgsmål til fælles refleksion? Tal også gerne om, hvilke spilleregler, I skal have for den kollegiale feedbacksamtale, så det bliver et trygt rum, hvor modtageren får noget med, som han/hun kan bruge.

Læs også: Glem feedback og spørg om råd i stedet

Det kan du gøre

Dit ledelsesarbejde med at etablere og vedligeholde en stærk feedbackkultur, tager hånd om både bekymringer og barrierer blandt dine medarbejdere, og hjælper jer til sammen at løfte faglige resultater, undgå misforståelser og fastholde et godt samarbejde.

Du skal være bevidst om dine medarbejderes udgangspunkt. Hvor trænede er de i forhold til at lytte og stille spørgsmål? Er der medarbejdere, som du skal have et særligt øje for og hjælpe på vej?

Bemærk også, hvordan medarbejdernes samarbejdsrelationer i øvrigt er, og om der er emner i forhold til jeres samarbejde, du forventer, kan dukke op, men som i stedet skal behandles som en del af jeres arbejdsmiljøarbejde.

Læs også: 10 trin: Sådan får du ærlig feedback

2. Prioriter tiden til feedback

Mange gode intentioner strander, fordi strukturer og klare aftaler for at gennemføre dem ikke er etableret. Det kan være nødvendigt at hjælpe den enkelte medarbejder med at finde tiden i en presset kalender. I starten oplever mange det som nyttigt, at der er en fælles plan for hvem, der giver feedback, til hvem, og hvornår.

Det kan du gøre

Du har et særligt ansvar for, at alle prioriterer tiden til at give og modtage feedback. Dels, så du sikrer dig, at alle medarbejdere er med i loopet og får trænet deres feedbackkompetencer og dels for, at det bliver synligt for alle, og dermed nemmere at tage medansvar for, at I sammen lykkes med at udvikle jeres feedbackkultur.

Du skal sørge for, at der er klare aftaler om, hvem, der gør hvad, hvornår. Tag hånd om de praktiske forhold fx ledigt mødelokale eller et afgrænset roligt sted, hvis I sidder i et storrumskontor. Sæt også en dato for, hvornår I vil følge op på jeres erfaringer og justere, hvis noget ikke fungerer. Start eventuelt med at aftale et fælles omdrejningspunkt for feedbacken fx et konkret tiltag, I alle arbejder med, hvor den enkelte vælger noget han/hun er optaget af og gerne vil have feedback på.

Læs også: Feedback: Hellere en hvis løgn end at skuffe folk

3. Træn feedback - det virker kun når I gør det

Vellykket feedback er en kontaktsport, hvor I skal være i nærkontakt med hinanden, krydse faglige klinger og gå tæt på, hvem I er som mennesker på en professionel måde. Som med alt andet nyt, gør øvelse mester, og det kræver tid at træne både at give og modtage feedback. På den måde får I konkrete erfaringer med, at det kan gå godt, også når det ikke er perfekt, og den enkelte kan opleve det bliver lettere og at evt. ubehag og utryghed overvindes, jo flere gange man har trænet at give og modtage feedback.

Det kan du gøre

Vær opsøgende og spørg ind til, hvordan det går med at få taget feedbacksamtalerne. Vær også selv til rådighed, hvis der er brug for hjælp og vejledning, så de medarbejdere, der er utrygge, kan få relevant støtte til at få prøvet feedbacksamtalerne af.

Læs også: Tjekliste: Er du klar til at give feedback?

Guide til feedbacksamtaler

Her får du en kort guide, som giver en praktisk ramme, så dine medarbejdere på 30 minutter kan tage kollegiale feedbacksamtaler. Guiden tilbyder en konkret ramme, som hjælper til at gøre jeres kollegiale feedback brugbar, målrettet og tilpasset den enkeltes behov for udvikling og refleksion over egen praksis. Guiden beskriver samtalens forløb med tidsstyring og inspiration til spørgsmål, så I får et trygt rum til at gå tæt på hinandens praksis. Den hjælper jer også med at holde fokus på både relationen og opgaven: Du er ok - jeg er ok - og dét vi taler om, gør en forskel.

Tid Formål Eksempler på refleksioner og spørgsmål fra den, der giver feedback
Max. 5 min. Ramme og kontrakt
Modtageren afgrænser og præciserer udfordringen, opgaven el. situationen han/hun gerne vil have feedback/sparring på.

Fx:

  • Hvad består udfordringen/opgaven i?
  • Hvad er situationen? 
  • Hvad vil du gerne have ud af samtalen/hjælp til at blive klogere på i forhold til at komme videre med din opgave eller dit mandat til at understøtte? 

Tænk over, hvor lidt du har brug for at vide for at kunne hjælpe din kollega i samtalen.

7-10 min. Dialogisk feedback
Dvs. en samtale, hvor feedbackgiver spørger, lytter og stiller sine perspektiver til rådighed.

Fx: 

  • Hvad er vigtigt for at få situationen/opgaven til at gå godt? 
  • Hvilke overvejelser gør du dig om dit mandat i opgaven? 
  • Hvad kan forhindre, at det går godt? 
  • Hvilke reaktioner har du fået/forventer du? 
  • Gad vide, om det ville give mening at...?
  • Hvad, hvis vi forestiller os...? 
  • Hvor mon det bringer udfordringen/situationen hen, hvis...? 

Tænk ikke i løsninger og gode råd, medmindre feedbackmodtageren direkte beder om det. Fremlæg altid som et tilbud, feedbackmodtageren kan sige ja-tak eller nej-tak til. 

7-10 min. Afrunding af samtalen
  • Hvor er du nu? 
  • Hvad har samtalen givet dig? 
  • Hvad vil du som modtager sige JA TAK - NEJ TAK - MÅSKE TIL 

 

Hent guiden til kollegiale feedbacksamtaler her. 

Skribentinfo

Vurdering

5,0 /5

3 vurderinger

Kommentarer