4 råd: Sådan tackler du svære følelser i en professionel samtale

Selvom du som leder er vant til at føre professionelle samtaler kan det godt ske, at du lander i en samtale, hvor bølgerne går højt og så kan det være svært at styre følelserne. Konsekvensen kan være en konflikt med dine kollegaer eller medarbejdere. Få fire råd om, hvordan du holder øjnene på bolden, når følelserne tager over.

Skribentinfo

Du skal kommunikere tydeligt og respektfuldt. Det gælder både i samtalerne med dine medarbejdere, dine kollegaer og dine chefer. Er kommunikationen ikke ordentlig, kan du hurtigt optrappe en konflikt, og det kan gå hårdt udover dine arbejdsrelationer.

Assertiv kommunikation hjælper dig til at kontrollere dine følelsesmæssige reaktioner ved, at du tager udgangspunkt i egne synspunkter, holdninger, rettigheder og følelser. Når du tager udgangspunkt i dig selv undgår du at træde over på modpartens halvdel og beskylde hende for noget. Hermed virker du mindre angribende og konfronterende, hvilket ofte afholder situationen fra at eskalere. 

De fire kommunikationsformer

Der er som udgangspunkt fire måder, vi kan kommunikere vores beskeder til andre på (se modellen nedenfor).

1. Assertiv kommunikation
Når du benytter dig af assertiv kommunikation, er det et win-win for både dig og modparten. Her efterlader du et klart indtryk af, at du tænker på både dig selv og modpartens følelser. Kommunikationen vil foregå roligt, og ingen vil træde over på hinandens banehalvdele, hvor der kan komme angreb og beskyldninger. 

2. Passiv-aggressiv kommunikation
Den passivt-aggressive kommunikation er lose-lose for både dig og modparten. Ved at være passiv-aggressiv efterlader du et indtryk af, at du hverken tænker på dine eller modpartens følelser. Passiv-aggressiv kommunikation tyder på, at du forsøger at pakke dine følelser ind samtidig med, at du ønsker, at modparten skal modsvare din reaktion.

3. Aggressiv kommunikation
Når du kommunikerer aggressivt, er det en win-lose situation. Her tænker du mest af alt på at beskytte dig selv og er ligeglad med modpartens følelser.

4. Passiv kommunikation
Når du er passiv i din kommunikation, er det lose-win for dig og modparten. Ved at kommunikere passivt, tænker du mere på modparten end dig selv. Du er tilbøjelig til at tilsidesætte dine egne følelser, for at modparten ikke bliver såret.

Læs også: De 9 mest irriterende mails 

Læs også: Træn dine medarbejdere i at håndtere konflikter

Sådan opnår du en assertiv kommunikation

1. Fastlæg formålet med kommunikationen

Du skal være præcis omkring, hvad du vil kommunikere. Hvad er dit mål? Hvad ønsker du at opnå? Hvis målet ikke står klart for dig selv, er det heller ikke klart for andre. Når det overordnede mål er defineret tydeligt, er det en god idé at skrive det ned. Læs det grundigt igennem, og se, om det klart udtrykker det, du gerne vil opnå. Stil dig selv følgende spørgsmål for at se, om målsætningen holder:

  • Er målet knyttet til dig? Du er ansvarlig for at nå målet, ikke modparten.
  • Er målet ambitiøst? Et mål, som opfyldes af naturlige årsager og uden indsats, er ikke et mål, men en naturlig begivenhed.
  • Er målet realistisk?
  • Kan målet administreres og følges op?
  • Er målet tidsfastsat?

2. Hvad er de relevante facts?

At holde sig til relevante facts vil sige, at du skal registrere andre menneskers adfærd, før du fortolker. Det er langt mere konstruktivt, at lade Mette selv forklare, hvorfor hun kiggede op i loftet, da du talte til hende, end at du tolker det som om, at hun er træt af at høre på dig uden reelt at vide det. Hun kiggede op i loftet, det er facts og det eneste, du kan forholde dig til.

3. Afdæk modpartens kort over verden

For at afdække konfliktens omfang og formålet med din kommunikation, er det vigtigt, at du spørger og lytter for at indhente oplysninger om modpartens opfattelse af situationen. Vi har alle hver vores opfattelse af verden, og netop derfor reagerer vi også forskelligt i vores kommunikation. Du skal altså forsøge at forstå modpartens synspunkter og behov så godt som muligt for at kunne føre en god og assertiv kommunikation.

4. Søg de fælles løsninger

Du skal søge gensidigt fordelagtige løsninger. Det vil sige løsninger, som grundlæggende er eller kan blive accepteret af begge parter, og som afspejler retfærdighed og rimelighed i styrkeforholdet mellem begge parter. For at finde en holdbar løsning må den aldrig være partisk. Derfor kan det være en idé at bringe en tredje part i spil, hvis konflikthåndtering går i hårdknude, og der ikke kan findes en fair fælles løsning.

Læs også: Førstehjælp til din konfliktsky medarbejder

Eksempel på assertiv kommunikation

Start med et kort og enkelt udsagn om, hvad du gerne vil se ændret i den anden persons opførsel. For eksempel: ”Når du afbryder mig under møder…” eller ”Når du tager æren for det arbejde, vi har udført sammen…”. Målet er her at få den anden persons opmærksomhed. De skal høre din besked uden straks at blive uenige.

Beskriv den negative virkning, som opførslen har haft på dig. Forklar, hvorfor personens adfærd skaber et problem hos dig. For eksempel, hvis den første del af sætningen lød: ”Når du afbryder mig under møder”, kan du tilføje ”Får jeg ikke en chance for at give udtryk for min mening” eller, hvis sætningen lød ”Når du tager æren for det arbejde vi har udført sammen”, kan du tilføje ”har jeg ikke en chance for at fremhæve min rolle og mit bidrag”. Formålet er at opbygge en årsag-virknings-logik ved at knytte en objektiv redegørelse for deres adfærd til den indflydelse, adfærden har haft på dig.

Afslut med, hvordan det påvirker dine følelser. Her vil du indikere, hvordan deres adfærd ikke kun har haft negativ indflydelse på dine handlinger, men også har skadet dine følelser. Et eksempel kunne være at tilføje ”Jeg føler mig nedgjort” eller ”Jeg føler mig undervurderet”. Den anden person vil med al sandsynlighed blive overrasket og måske føle ubehag over at høre dette. Det er svært at tilbagevise nogens følelser. Så når du fremlægger, hvordan det påvirker dig følelsesmæssigt i forlængelse af selve handlingen, vil modparten have svært ved at underminere eller affeje din udtalelse. Når du sammensætter hele udtalelsen, vil den lyde noget i retning af: ”Når du afbryder mig under møder, får jeg ikke en chance for at give udtryk for min mening, og så føler jeg mig nedgjort”.

 

Artiklen er frit oversat og redigeret fra hbr.org: A simple way to be more assertive without being pushy 

 

Skribentinfo

Vurdering

4,2 /5

9 vurderinger

Kommentarer