7 trin til at lede relationel koordinering

Når dine medarbejdere arbejder godt sammen om kerneopgaven på tværs af fagområder, leverer de en bedre service til borgerne. Men det kan være svært at skabe sammenhængskraft og samarbejde mellem de mange fagligheder. Et projekt i Varde Kommune har vist, at udviklingsforløbet Ledelse af Relationel Koordinering er en effektiv måde at få sat skub i det tværfaglige samarbejde på. Her får du en introduktion til forløbets syv trin. 

De 7 trin til bedre samarbejde

Udviklingsforløbet er inddelt i syv trin, som du og dine lederkolleger skal gennemføre, evt. i samarbejde med HR-afdelingen. Processen strækker sig typisk over seks til otte måneder og involverer ledere på flere niveauer i organisationen. Formålet er at give jer indsigt, som I kan bruge til at udvikle samarbejdet på tværs af fagområder og afdelinger, så borgerne oplever en bedre og mere effektiv service.

Trin 1: Beslut, hvilke borgergrupper eller arbejdsprocesser I vil fokusere på

Forudsætningen for at kunne opnå konkrete resultater er, at I som ledelse står samlet bag processen og er enige om, hvilke arbejdsprocesser eller borgergrupper der er omdrejningspunktet for forløbet. Som første led i processen skal I sammen med relevante medarbejdergrupper opstille konkrete mål for at sikre, at forløbet skaber de resultater, I gerne vil opnå.

Trin 2: Beslut, hvilke medarbejdere I vil inddrage

Udvælg de faggrupper og organisatoriske enheder, som skal deltage i forløbet. De grupper, I vælger, skal være involveret i det konkrete arbejde omkring den valgte arbejdsproces eller borgergruppe. Hvis det er muligt, er det klogt at tage et bredt perspektiv, så I får dækket alle de medarbejdergrupper, der er involveret.

Trin 3: Bliv klædt på til at lede processen

Lederne skal gå forrest og lede den relationelle koordinering. Derfor skal du og dine kolleger kende til teorierne og forskningen bag. I kan fx sparre med en kollega eller ekstern samarbejdspartner, der har erfaringer med processen.

I ledergruppen skal I drøfte, hvordan I oplever samarbejdet. Hver leder skal give sit bud på, hvordan hun opfatter kvaliteten af den relationelle koordinering (dvs. kvaliteten af samarbejdsrelationerne mellem de involverede faggrupper) og den relationelle ledelse (dvs. kvaliteten af relationerne mellem lederne og mellem ledere og medarbejderne).

Trin 4: Spørg medarbejderne

Nu skal du og dine kolleger formidle principperne bag relationel koordinering til de medarbejdere, som I udvalgte på trin 2. I skal også gennemføre en spørgeskemaundersøgelse, så I får et udgangspunkt for at forstå, hvordan medarbejderne oplever kvaliteten af den relationelle ledelse og den relationelle koordinering i organisationen. I nogle tilfælde kan I også spørge de borgergrupper, der er i fokus, hvordan de oplever den relationelle koordinering, og evt. hvordan de oplever kvaliteten af jeres ydelse.

Trin 5: Udvælg indsatsområder

Lav en grundig analyse af resultaterne af målingerne. Med afsæt i resultaterne og i specifikke kvalitetsparametre hentet fra teorien om relationel koordinering skal I udvælge konkrete indsatsområder, hvor medarbejderne skal være med til at finde løsninger. De skal give deres bud på, hvilke faggrupper der har behov for at forstærke samarbejdet, og hvori de konkrete samarbejdsudfordringer består.

Trin 6: Involvér medarbejderne i udviklingsforløbet

Tag resultaterne med på personalemøder eller medarbejderseminarer, og lav en fokuseret og realistisk indsatsplan og tidsplan sammen med medarbejderne. Når medarbejderne er med til at udvikle løsningerne, er I allerede godt på vej med implementeringen. Som leder skal du løbende have din opmærksomhed på implementeringsprocessen og regelmæssigt tjekke op på, om vigtige nøglepersoner og faggrupper bidrager aktivt.

Trin 7: Evaluér forløbet

Gentag spørgeskemaundersøgelsen, så I kan analysere resultaterne af udviklingsforløbet. Sammenhold målingerne med de resultater, der er skabt for den konkrete arbejdsproces og borgergruppe. Brug også evalueringen til at undersøge, hvordan organisationen kan overføre erfaringerne til andre områder og således både sprede og integrere læringen.

De organisationer, der lykkes bedst med at få skabt sammenhængende borgerforløb, er også de organisationer, hvor ledelsen står sammen om initiativerne. Erfaringerne fra Varde og fra andre kommuner viser, at når der er samarbejdsproblemer på ledelsesniveau, så viser det sig også i arbejdet med borgerne. Skal udviklingsforløbet lykkes, er det derfor afgørende, at I som samlet ledelse bakker aktivt op om processen.

Artiklen er baseret på bogen ”Ledelse af Relationel Koordinering – omkring kerneopgaven i offentlige organisationer” af Carsten Hornstrup og Mikkel Pilgaard Madsen. Bogen udkommer medio juni 2015. Du kan læse et uddrag fra bogen her: http://joint-action.dk/viden#article-popup-132

Læs mere

Få mere for mindre med relationel koordinering

Sådan mestrer du de evige paradokser