Flyt jer for at tænke nyt

Både ledere og medarbejdere har brug for en fælles time-out af og til. Det gælder især, når organisationen står over for en forandring, men også når mindre og alligevel vigtige spørgsmål skal bearbejdes. Ofte mangler ledere dog en række principper eller redskaber, som tillader fordybelse.

I denne artikel finder du fem erfaringsbaserede principper, som kan skabe en udbytterig timeout, hvad enten det er for ledergruppen, projektteamet eller for personalet. Principperne er til dig, som vil give rum til, at dine medarbejdere kan fordybe sig eller selv er med i fx en ledergruppe, der har gavn af at og se anderledes på jeres udfordringer.

1) Første princip: Find et andet rum

Psykologen Carl Gustav Jung ville sige, at vi har brug for et andet rum, hvis vi skal fordybe os og tænke nyt. Han anvendte det græske ord ”temenos.” Et sted med en stimulerende og afslappet atmosfære med masser af plads til menneskelig fordybelse og udvikling. I det gamle Grækenland var dette sted helligt og lå afsondret fra landsbyens almindelige aktiviteter.

Prøv at overvej, hvornår du i dit liv har været mest boblende af refleksioner og ideer. Mange vil give Jung ret og fortælle, at det netop ikke skete i hverdagens driftsrum, men et andet sted som fx på ferien, på løbeturen, under havearbejdet eller på vej til eller fra arbejdet. Jung byggede sit eget retreat-sted til fordybelse og Darwin fik lavet sin helt egen ”tænkesti”, hvor han hver dag kunne gå og tænke nye tanker. På tilsvarende vis har gruppen også brug for et andet rum, når der er kaldt til time-out og fordybelse over vigtige spørgsmål.

Når du som leder planlægger et lederseminar eller en personaledag, er det derfor vigtigt at overveje, hvilket fysisk sted, I tager hen til. Det er ikke nok, at der er god mad og gode tekniske faciliteter. Du må overveje, om stedet har den rette uformelle atmosfære til fordybelse sammen. Undersøgelser viser, at steder tæt på eller i naturen er særlig effektive til menneskelig udvikling.

2) Andet princip: Sørg for en fælles planlægning af fire trin

Halvdelen af successen skabes i planlægningen, men det er afgørende, at repræsentanter fra deltagerne er med i planlægningen. Du gør som leder klogt i at lave en lille planlægningsgruppe, hvor deltagere kan bidrage med deres oplevelser og behov i forhold til emnet. Det er godt ikke kun at få dem med ”ja-hatten” med i planlægningen, men også de skeptiske. Der er især fire ting, der skal afklares i planlægningen: Resultatet (”hvorfor”), indholdet (”hvad”) samt processen og det praktiske (”hvordan”).

• Resultatet handler om arrangementets formål og bestemme ”bull eyes” dvs. målene. Målene  bør ikke kun være defineret top-down. Der skal også være, indflydelse nedefra, så man som deltagerrepræsentanter føler, man er med til at påvirke, hvad der skal komme ud af arrangementet.
• Indholdet handler om de aktiviteter, der skal ske for at nå målet. Et vigtigt element omkring indhold er sammen at bestemme de spørgsmål, som vi skal behandle (se nedenfor) for at nå målene og formålet med arrangementet.
• Processen handler om at få lavet en drejebog, som passer til kulturen, tiden, indholdet og de resultater, der skal opnås.
• Det praktiske handler om at sørge for fx information, rollefordeling, booking af sted, opsætning af rummet mv. Det kan være meget brugbart for ejerskabet, at også noget af den praktiske del udføres af deltagerrepræsentanterne herunder noget af den information til de andre, der skal være med. På den måde kommer de til at stå som ambassadører for arrangementet.

3) Tredje princip: Skab afklaring om de vigtige spørgsmål

Når I i fællesskab har afklaret, hvorfor arrangementet skal afholdes (formål og mål), er det en god ide at dvæle over, hvad det er for spørgsmål, der er relateret til målene.

Hvis det eksempelvis handler om at forbedre trivslen i hverdagen, så er der stor forskel på, om spørgsmålet er, ”hvorfor har vi en dårlig trivsel”, eller om det er ”hvad skal der til for at øge vores trivsel”. Det første spørgsmål er bagudrettet, søger efter fejl, og er næppe konstruktivt. Det andet spørgsmål er fremadrettet og appellerer mere til nytænkning.  Det er et åbent og nysgerrigt spørgsmål. I praksis vil processen med at definere de fremadrettede spørgsmål bidrage til en præcisering af formål og mål. Gode spørgsmål er fundamentet for gode resultater.

4) Fjerde princip: Vær facilitator

Alt for mange arrangementer afholdes på samme måde, som når man holder almindelige personalemøder. Vi kender det med en mere eller mindre velforberedt ordstyrer, lange oplæg og ukonstruktiv plenumsnak, hvor det er de samme som siger noget hver gang.

Når man fordyber sig sammen, er der brug for at bryde det vante mødemønster fra hverdagen. Derfor kan det være godt, at der er lavet en drejebog for arrangementet.  En drejebog er den detaljerede procesplan for arrangementet, der understøtter det overordnede program og sikrer variation og engagement. Drejebogen er til internt brug for den, der styrer fordybelsesmødet og til afstemning og koordinering med planlægningsgruppen.

Lav som det første en klar psykologisk kontrakt. Kontrakten indeholder ikke kun, ”hvorfor” vi skal være sammen (formål og mål), hvad vi skal igennem (programmet), men også, hvordan vi skal være sammen.

Sidstnævnte handler både om de nævnte mødeformer, men også om gældende spilleregler som fx slukkede mobiler, komme til tiden, være nysgerrig og åben og hjælpe hinanden med at alle kommer til orde. En måde at finde frem til spillereglerne på er, at planlægningsgruppen har bestemt dem på forhånd. En anden måde er at starte ud med en fælles refleksion over brugbare spilleregler.

5) Femte princip: Lav en klar beslutningsstruktur

Noget af det, der virkelig kan forstyrre et arrangement og skabe rod, er, hvis det er uklart, hvad der skal ske med et emne, der bliver debatteret. Som en del af spillereglerne kan det derfor være yderst brugbart at udstikke rammerne for beslutningen. Skal den tages demokratisk i gruppen, skal alle være enige (konsensus), eller er ideerne og anbefalingerne noget, der skal besluttes uden for gruppen (fx i ledergruppen)?

En faciliteret proces består af tre hovedfaser nemlig åbne, bearbejde og lukke. Et afgørende element i lukke-fasen er at sikre klare beslutninger om næste skridt. Alt for mange har prøvet at været på kursus eller til et seminar, hvor der ikke er sket en overføring til hverdagen. Ethvert arrangement bør derfor afslutte på en måde, så alle er klare over de tre h’er dvs. hvad sker der nu?, hvem gør det?, og hvornår sker det?

Læs også:

Strategisk ledelse i en brydningstid

Giv de faste møder et serviceeftersyn