Hvor kærligt må du afslutte din mail? 5 regler du skal kende inden du trykker send

Du har sikkert en foretrukken afskedshilsen, når du sender en e-mail afsted til en kollega, chef eller medarbejder. Men pas på. For samtidig med, at opfindsomheden stiger og hilsnerne bliver sjovere og mere hjertevarme, bevæger du dig også tættere på enten at fornærme modtageren eller at efterlade et uprofessionelt indtryk af dig selv.

Skribentinfo

Måske skriver du Venlig hilsen, Kærlig hilsen, Bedste hilsner eller bare dit navn. Med en stigning i antallet af brugte afskedshilsner og op mod 50 forskellige at vælge imellem, er der i hvert tilfælde rig mulighed for at finde en hilsen, der passer til dig og til den situation, du skriver i.

Med venlig hilsen
Mvh
Venlig hilsen
Venlige hilsener
Kærlig hilsen
Kh
De bedste hilsner
Hilsen
Knus
Luftkrammer
Vi tales ved
Ses
Alt godt
/Lise

Men der er stor forskel på, hvordan vi opfatter de forskellige formuleringer. Du har sikkert prøvet at modtage en e-mail fra en chef, kollega eller samarbejdspartner, der indeholdt en afskedshilsen, som du syntes var enten mærkelig, uprofessionel eller decideret upassende. Sandsynligvis uden at afsenderen nogensinde opdagede det.

Det interessante spørgsmål er derfor, hvor grænserne går, og om der findes alment accepterede regler for afskedshilsener i arbejds-emails, vi kan agere ud fra. En ny undersøgelse fra Dansk Sprognævn giver os et indblik i danskernes holdninger og nogle indikationer af, at vi måske skal passe lidt mere på med de varme hilsner, end mange af os tror.

”Med venlig hilsen” er vores neutrale standard

Da vi begyndte at bruge e-mail i 90´erne, kopierede vi indledning og afslutning fra opsætningen af fysiske breve, dem vi i dag primært kender fra e-boks. Derfor anvender mange i offentlige myndigheder, organisationer og institutioner ofte ”Med venlig hilsen” som afskedshilsen i e-mails. ”Med venlig hilsen”, findes også i varianten uden ”Med” som ”Venlig hilsen” og begge findes som forkortelser: ”Mvh” og ”Vh”.

Det er pt den danske standard og den mest neutrale afskedshilsen i arbejds-mails. Faktisk er den så neutral, at flere føler et behov for at gøre den mere personlig og imødekommende ved at bruge den i flertalsformen ”Med venlige hilsner” eller ”Venlige hilsner” for at undgå at virke kold eller endda uhøflig.

Andre fastholder den oprindelige version og tilføjer en afslutningssætning mellem e-mail teksten og autosignaturen, eksempelvis ”God weekend” eller ”Jeg håber, du får et godt kursus” for på den måde at styrke relationen til modtageren samtidig med, at den faglige besked sendes.

”Kærlig hilsen” er primært for kvinder over 30

De senere år, hvor grænserne mellem professionel og privat er blevet mere udviskede, og hvor nye kommunikationsformer som chat, sms og sociale medier har påvirket vores sprog, er flere begyndt at afslutte deres e-mails med ”Kærlig hilsen” eller ”Kh” i et forsøg på at skabe en mere personlig og imødekommende afskedshilsen.

Omkring en tredjedel af kvinderne i undersøgelsen fra Dansk Sprognævn bruger “Kærlig hilsen” eller ”Kh” i emails til kollegaer, mens det for mændenes vedkommende er ca. en femtedel. De unge under 30 finder til gengæld “Kærlig hilsen” for personlig og intim til at bruge i arbejdsøjemed og opfatter den for nogles vedkommende endda også som decideret gammeldags.

Der er forskel på hvem du skriver til

Der er stor forskel på, hvordan vi opfatter “Kærlig hilsen”, og om vi synes, det er en passende afskedshilsen i arbejdsøjemed. Alligevel er der nogle klare indikationer af, hvor grænserne går. 87 pct. af de adspurgte svarer nemlig nej til at bruge ”Kærlig hilsen” til chefer og eksterne samarbejdspartnere. Der, hvor kommunikationen er tydeligt professionel, hvor der er et hierarki, eller hvor der ikke er nævneværdige personlige relationer, der er vi ikke i tvivl. Der duer ”Kærlig hilsen” og andre varme hilsener som “Knus” ikke.

Konklusionen må derfor være, at den konservative grænse for, hvor personlig du bør være i din professionelle afskedshilsen, går før ”Kærlig hilsen”. Bruger du “Kærlig hilsen”, eller bevæger du dig længere ud af hjerteskalaen, bør du være meget opmærksom på, hvem du kommunikerer med. Og her er selv nære kollegaer en gråzone.

Organisation, kultur og stilling definerer normalen

Udover at være opmærksom på, at du ikke fornærmer din modtager, er det også en rigtig god idé at overveje, hvordan din afskedshilsen får dig til at fremstå i andres øjne. Hver gang du kommunikerer ved at skrive en e-mail, og dermed bruger en afskedshilsen, bidrager du til at skabe en fortælling om dig selv. En fortælling, der får modtageren til at opfatte dig som værende troværdig, sjov, professionel, faglig kompetent, kærlig eller andet.

Når du kommunikerer i arbejdsøjemed, komplicerer denne selvfremstilling af, at du ikke alene kommunikerer som dig selv, men også som repræsentant for en rolle og en organisation med en kultur. Fx som kommunal chef i Danmarks største kommune, som børnehaveleder i Jorden Rundt eller som skolelærer på Lind skole til hvilke, der er nogle forskellige forventninger fra det omgivende samfund.

I arbejdsøjemed er du nemlig aldrig bare Lotte, Lene eller Lars, du er Kommunal chef Lotte Hansen, Børnehaveleder Lene Sørensen eller Skolelærer Lars Thomsen. Og der er forskel på, hvilke afskedshilsener der opfattes som passende for forskellige roller, kulturer og organisationer.

Læs også: Sådan vinder du m@ilkrigen

E-mail etikette for afskedshilsner i arbejds-mails

Sproget udvikler sig, og vi bruger og accepterer flere forskellige afskedshilsener i vores arbejds-mails. Men der er fortsat så store forskelle i vores opfattelser af, hvad der hører til henholdsvis den professionelle og den private sfære, at du hurtigt kan komme galt afsted, hvis ikke du er opmærksom.

Hvis du vil være sikker på at overholde e-mail etiketten og undgå at fornærme nogen eller stille dig selv eller din arbejdsplads i et uprofessionelt eller dårligt lys, bør du derfor følge disse fem grundregler:

  • Vær sikker på, at din afskedshilsen passer til både din selvfremstilling, din rolle og din arbejdsplads.
  • Vær opmærksom på, hvem din modtager er, og hvilken relation I har.
  • Brug kun ”Kærlig hilsen” og andre afskedshilsner længere ude på hjerteskalaen i arbejds-emails, hvis du kender din modtager godt og er helt sikker på, hvordan han eller hun opfatter det.
  • Brug altid en neutral hilsen, hvis du er i tvivl.
  • Vær altid mere neutral, når du kommunikerer med nogen udenfor organisationen.
Kilde: Sprognævnet: Hilsner i e-mails - sluthilsner

Skribentinfo

Vurdering

4,3 /5

33 vurderinger

Kommentarer