Værktøj: Kan og skal opgaver - fokus på kerneopgaven

Når vi siger, at vi ikke har tid til at udføre en bestemt opgave, betyder det egentlig, at vi har valgt ikke at prioritere den. Her er et værktøj, du kan bruge til at støtte dine medarbejdere i at prioritere arbejdsopgaver med udgangspunkt i kerneopgaven. Det forebygger stress.

Skribentinfo

Formålet med værktøjet er at I skal blive enige om, hvad der er kerneopgaven i jeres arbejde. Det er forudsætningen for, at I kan prioritere kerneopgaven og fokusere på de opgaver, I når at udføre, i stedet for på det, I ikke når. Det vil medvirke til at forebygge stress. Vær opmærksom på, at formålet med værktøjet ikke er at vurdere forholdet mellem krav og ressourcer.

Processen
Værktøjet beskriver en proces, hvor I diskuterer, hvad I er glade for og stolte af og bliver enige om en fælles prioritering af, hvad der er kerneopgaven, og hvilke opgaver der ligger ud over kerneopgaven. Det sker for, at I sammen kan få større klarhed over følgende vigtige spørgsmål:

  • Er I enige om, hvad I skal prioritere højst?
  • Bruger I tiden på det, I prioriterer højst?
  • Er jeres mål realistiske?

Processen tager cirka tre timer.

Husk at have processens mål for øje:

  • I skal udvikle en klar forståelse af kerneopgaven (skal-krav).
  • I skal skabe en kort og klar fælles vision med udgangspunkt i det, der fungerer i dag.
  • I skal komme frem til en fælles forståelse af, at "kan-krav" er opgaver, man KAN løse, hvis der er tid og mulighed den dag. Der er tale om et valg.
Hvem er tovholdere på processen?
Vi anbefaler, at I nedsætter en gruppe af tovholdere. Det kan fx være trioen (leder, arbejdsmiljørepræsentant og TR) eller MED, der tager opgaven på sig i fællesskab og/eller sammen med en konsulent. Tovholderne må gerne have læst ”Hvad er stress?” inden. Her kan man bl.a. læse mere om anbefalinger til tovholdergruppe og forberedelse af processerne.


Program for processen
Programmet er bygget op med oplæg, gruppearbejde og en afsluttende opsamling. Hvert punkt i programmet vil blive forklaret nedenfor. Du kan også printe eller downloade værktøjet her.

  1. Oplæg: Kan og skal-krav
  2. Gruppearbejde – Det er vi glade for og stolte af
  3. Fælles – Præsentation af resultater fra gruppearbejdet
  4. Fælles – Oplæg om vores ”why”(visionen)
  5. Gruppearbejde – Brainstorm: En liste over krav/arbejdsopgaver
  6. Gruppearbejde – Opdeling af opgaverne: Kan og skal-krav
  7. Opsamling – den fælles prioritering.
  8. Fælles: Når visionen har været på arbejde
  9. Opfølgning og vedligeholdelse

1. Indledende oplæg
Tidsforbrug: ca. 20 minutter

Vejledning til tovholderne
En af jer holder et kort oplæg, som introducerer begreberne kan-krav og skal-krav. Inddrag evt. eksempler fra deltagernes hverdag undervejs. Oplægget skal tage maksimalt 20 minutter.


Baggrund for det indledende oplæg

Bruger I tiden rigtigt? Det er et vigtigt spørgsmål at stille, for når I siger, at I ikke har tid til at udføre en bestemt opgave, så betyder det, at I har valgt ikke at prioritere den. Målet med denne øvelse er at blive enige om, hvad der er kerneopgaven på arbejdspladsen.

Det er nemlig forudsætningen for, at I kan prioritere kerneopgaven og sætte fokus på det, der nås, i stedet for på det, der ikke nås. Det forebygger stress.

Kerneopgaven og det ekstra
Når man på arbejdspladsen taler om en kerneopgave, giver det sig selv, at man også kan tale om andre opgaver, som ikke er så centrale. Det er meget vigtigt, at man adskiller de to former for opgaver:

Der er noget, man SKAL gøre.
Der er noget, man KAN gøre, hvis der er tid.

At skelne mellem disse to ting, vil gøre det klarere for den enkelte medarbejder og for arbejdspladsen, at der er tale om valg og prioriteringer, som hele tiden skal være synlige.

Kerneopgaven = skal-krav
Kerneopgaven er det, I fagligt og professionelt stiller som krav, at I SKAL opfylde. I kan også bruge betegnelsen skal-krav eller skal-opgaver. Skal-kravene opfattes ofte som selvfølgelige. Det er som regel de krav, arbejdsgiveren betaler for at få opfyldt.

Det ekstra = kan-krav
Udover kerneopgaven eller skal-kravene er der også en række opgaver, som I gerne vil nå. Det kaldes med en lidt modsætningsfyldt betegnelse for kan-kravene.

Det modsætningsfyldte opstår, fordi disse kan-opgaver ofte opleves som krav, selvom de egentlig er noget, I KAN gøre.

Uklarhed om skal-krav giver stress
Når mange kan-krav glider over og opleves som skal-krav, stiger stressen, og I oplever ikke at slå til i arbejdet.

Derimod kan man føle sig mere tryg og tilfreds, hvis man forholder sig til skal-kravene og efter endt arbejdsdag kan sige: ”Ja, jeg levede op til kravene - og lidt til”. Hvis der er klarhed over, hvilke opgaver man SKAL udføre, kan det modvirke følelsen af ikke at slå til og i stedet hjælpe til, at man efter endt arbejdsdag kan sige ”nok har vi haft travlt, men vi valgte at gøre det vigtigste”.

Stikord til oplægsholderen
Mange oplever ofte, at der ikke er tid nok. I den politiske virkelighed i dag er det ikke specielt sandsynligt, at vi får mere tid. Derfor vil det som regel ikke være konstruktivt alene at have fokus rettet mod at få flere ressourcer.

Vi bliver i stedet nødt til at rette vores fokus mod at bruge tiden rigtigt og få talt med hinanden om, hvordan vi vil håndtere de vilkår, vi arbejder under.

Hvis vi ikke synes, der er tid til at gøre det, der er vores kerneopgave, må vi se på, hvordan vi organiserer vores arbejde.

Eksempel

Det følgende eksempel er fra hospitalsverdenen. Find eventuelt et eksempel fra jeres egen dagligdag, som I kan bruge her.

På en hospitalsafdeling, hvor sygeplejerskerne ofte bliver afbrudt i arbejdet for at tale i telefon med pårørende, indførte man fast telefontid for den enkelte patients pårørende. Det fungerede fint, og gav oplevelsen af øget kvalitet og mere tid.


2. Gruppearbejde – det er vi glade for og stolte af

Tidsforbrug: 20 minutter

Instruktion
Gruppearbejdet handler om spørgsmålet: Hvad fungerer godt i det arbejde, vi udfører i dag?
I skal arbejde i grupper på fire med følgende spørgsmål:

  • Hvad er vi mest stolte af ved måden, vi udfører arbejdet på i dag?
  • Hvad er vi mest stolte af ved arbejdspladsen?
  • Hvad er vi specielt dygtige til på vores arbejdsplads?
  • Hvad ønsker vi at være kendt for om to år?
Vejledning til tovholderne
Hvis I fornemmer, at jeres arbejdsplads har svært ved at identificere sig med begrebet ”stolt” i forbindelse med arbejdet, kan I eventuelt erstatte det med ”tilfreds med”.


3. Fælles – præsentation af resultater fra gruppearbejdet
Tidsforbrug 20 minutter

Vejledning til processen
Én gruppe fortæller først. Dernæst supplerer de andre, hvis de har noget nyt at tilføje. Det er en tidsbesparende proces. En repræsentant fra tovholdergruppen skriver, mens en anden er ordstyrer. Skriv de centrale stolthedspunkter ned på flipovers, der kan hænges op på væggen, så resultatet bliver synligt.

Vejledning til tovholderne
Undgå at bruge for meget tid på de første grupper, så der kommer til at mangle tid til de sidste. Styr processen stramt. Pas på med ikke at forfalde til diskussion og lange udredninger af, hvad grupperne mener med deres udsagn.

Vær opmærksom på, at grupperne kun skal bidrage til plenum, hvis de har nye punkter i forhold til de foregående grupper. Det skyldes, at mange bliver meget kreative og har en tendens til at fylde mange ord på i denne lidt anderledes måde at arbejde på. Det kan æde meget tid, og hvis alle skal høres i plenum, går det ikke. Til gengæld har alle fået lov at ytre sig i gruppen.

Generelt bør I lade være med at strække tiden. Hold tidsplanen, selv om I måske møder protester. Hvis I ikke gør det, risikerer I at skulle dele processen i to, og det vil tage meget af energien og kreativiteten ud af den.


4. Fælles – oplæg om vores ”why” (visionen)

Tidsforbrug 10 minutter

Vejledning til processen
Tovholdergruppen udarbejder arbejdspladsens vision, mens alle andre holder pause.

Skriv visionen ned på et stort papir, så den bliver synlig for deltagerne under resten af processen. Visionen tager udgangspunkt i, hvad I er gode til, og hvad I gerne vil være kendt for om to år.

Hvis I allerede har en vision for arbejdet, kan I fx inddrage den ved, at en af jer kommenterer den i forhold til det, I er kommet frem til i gruppearbejdet.

Vejledning til tovholdergruppen
En vision kunne være: Vi ønsker at være kendt for menneskelighed, humor og faglig professionalisme i vores arbejde. Husk, at en vision altid skal være formuleret i positive termer.

Måske protesterer jeres kolleger over, at det er jeres formulering af visionen, der kommer på papir. Hvis der er en enkelt god idé til omformulering fra de øvrige, så grib den endelig, men pas på, at I ikke mister grebet.

Alternativt kan I bede grupperne om at skrive hver deres bud på en vision, og så kan I bruge elementer fra deres forslag.

Der kan relativt hurtigt komme meget lange visionskonstruktioner – men det er vigtigt, at en vision er kort og klar – så I kan huske den, og bruge den i hverdagen.


5. Gruppearbejde – Brainstorm: En liste over krav/arbejdsopgaver

Tidsforbrug: 15 minutter

Tovholdernes introduktion til gruppearbejdet:

"Vi har tidligere snakket om visionen for vores arbejdsplads og om vores ønsker for fremtiden.

For at sikre, at vi nærmer os visionen og ønskerne, er det vigtigt, at vi har fokus på kerneopgaven i arbejdet.

Vi skal derfor arbejde med at prioritere de krav, der er i vores arbejde. Og for at kunne gøre det, skal vi først have et overblik over de opgaver, vi har."

Medarbejderne skal nu arbejde i nye grupper af ca. fire personer.

De skal udføre følgende opgave:

Hvilke krav står vi overfor: Lav en liste over de arbejdsopgaver, I har. Listen skal både rumme de helt konkrete daglige opgaver og de mere overordnede. Notér alle de opgaver, I kan komme i tanke om. I kan med fordel tage udgangspunkt i en typisk arbejdsuge.

6. Gruppearbejde – Opdeling af opgaverne: Kan og skal-krav
Tidsforbrug: 45 minutter

Tovholdernes introduktion til gruppearbejdet: For at blive bedre til at prioritere og have fokus på kerneopgaverne skal I nu dele opgaverne/kravene op i kan-krav og skal-krav. Det sikrer, at I bliver mere tilfredse med det, I når og ikke bruger for meget energi på at tale om det, I ikke når.

Hver gruppe tager udgangspunkt i det foregående gruppearbejde. De skal nu vurdere hver opgave på listen og diskutere, om det er et kan-krav eller et skal-krav. Opdelingen af kan- og skal-krav skrives op på plancher.

Vejledning til tovholderne
Instruér deltagerne i, at det er vigtigt, at listen med opdelingen af kan-krav og skal-krav medtager de konkrete daglige opgaver, fordi det gør den færdige liste mere direkte anvendelig i travle situationer.

Det vil være en fordel at dele definitionen på skal-krav og kan-krav fra den indledende PowerPoint ud til deltagerne før dette punkt.

Erfaringen viser, at dette punkt giver meget diskussion, og det er derfor vigtigt at sætte god tid af til selve opdelingen. Erfaringerne fra de arbejdspladser, der har prøvet værktøjerne, peger på, at det er i selve diskussionerne, de nye opdagelser ofte ligger.

Her kan deltagerne blive mere bevidste om, hvorfor de prioriterer som de gør, hvad der er vigtigst i arbejdet og måske vigtigst af alt, få øjnene op for forskelligheder imellem dem.


7. Opsamling: Den fælles prioritering

Tidsforbrug: 30 minutter

Introduktion til processen
Gruppernes plancher hænges op, og der laves en opsamling på gruppearbejdet. Listerne diskuteres i fællesskab og dernæst udarbejdes en liste med de ti vigtigste skal-opgaver og de ti vigtigste kan-opgaver.

Vejledning til tovholderne

Prøv eventuelt en anderledes og lidt provokerende måde at lave den fælles prioritering:

Skriv alle krav op, og afgør derefter prioriteringen med en afstemning. Udstyr alle med en tusch og fire stemmer. De 10 krav, der har fået flest stemmer, er de 10 vigtigste.

Hvis der er flere faggrupper på arbejdspladsen, må I tage tid til en kort præsentation af de forskellige faggruppers resultater efter dette punkt.

Som en fortsættelse af processen kan I på dagen eller senere arbejde med at blive enige om, hvilke kan-krav I først lader ligge, når I har travlt eller er stressede.


Rød-gul-grøn?

For nogle arbejdspladser giver det ikke så meget mening at skelne mellem kan- og skal-krav. Det kan fx være, hvis alle opgaver skal laves, men det centrale er at skelne mellem, hvad der skal prioriteres først, og hvad der kan vente til senere.

Her kan det give mening i stedet at bruge en rød-gul-grøn -terminologi. Her vil rød farve udgøre de opgaver, der til hver en tid skal laves og grøn alle de opgaver, som en arbejdsplads skal tage sig af, når bemandingen og arbejdspresset er normalt. Gul udgør den pressede tilstand, hvor første fravalg af opgaver foregår. På en akut modtageafdeling på Odense Universitets Hospital arbejder de fx med en prioriteringstrappe med tilhørende opgaver. Om de er på rødt, gult eller grønt trin bestemmes dels af arbejdspresset og dels af bemandingen på en given arbejdsdag.

8. Brainstorm: Når visionen har været på arbejde
Tidsforbrug: 15 minutter

Introduktion til processen

I plenum slutter I med en kort brainstorm:

Om et år, når vi har arbejdet efter denne vision og disse skal-krav og kan-krav, hvad er så blevet muligt, som ikke er muligt i dag?

Vejledning til tovholderne
Husk at få lavet et godt referat af dette. Lav også et statement-agtigt referat, der hænges op - fx: ”Om to år er vi den mest rolige afdeling på sygehuset”.


9. Opfølgning og vedligeholdelse

Medarbejderne – og dig selv - skal have fokus på skal-kravene i hverdagen og være tilfredse, hvis det udelukkende er dem, der er nået på arbejdsdagen – og gå tilfredse hjem fra arbejde.

For at holde fast i virkningen af værktøjet efter det er kørt igennem, er det vigtigt at lave nogle opfølgende aktiviteter. Tovholderne eller du som leder kan fx tage emnet op på et personalemøde 1-2 måneder efter det første møde. Når I efterfølgende taler om stress, er det desuden en god idé at forholde jer til, om det er skal-krav eller kan-krav, der stresser.

Når der kommer nye medarbejdere skal de sættes ind i adskillelsen mellem skal-krav og kan-krav, og I kan overveje at gennemføre værktøjet igen efter et års tid evt. i forkortet udgave. Adskillelsen mellem skal og kan, kan også bruges i MUS samt i de stresssamtaler, lederen evt. skal have. På den måder holdes værktøjerne ved lige.

Det vil være en fordel, at I på et senere møde definerer, hvad der ligger i skal-kravene, hvordan I lever op til dem, og hvad standarden er.

Artiklen er baseret på værktøj nr. 2 i serien ”Vi forebygger stress sammen”, som består af 10 værktøjer til organisationsudvikling og forebyggelse af stress. Du finder alle værktøjerne her.

 

Konference med fokus på stress, ledelse og roller i arbejdsmiljøet

Den 4. og 5. april 2017 har du som leder, arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentant mulighed for at deltage i BAR Social & Sundhed´s konference om psykisk arbejdsmiljø, hvor der er fokus på temaerne; stress, ledelse og roller i arbejdsmiljøet. Konferencen finder sted på Nyborg Strand og der er tilmeldingsfrist 3. januar 2017. 


Læs også:

Lederens stress - dilemmaer og løsninger

Forskning: Derfor virker ros ikke mod stress

7 råd der forebygger stress hos dine medarbejdere

Skribentinfo

Vurdering

0,0 /5

0 vurderinger

Kommentarer