Det kan kræve tålmodighed at lytte opmærksomt. Men det er vigtigt at kunne. For ledere, der er gode til at lytte, skaber arbejdsmiljøer, hvor medarbejderne føler sig hørt, værdsat og engageret samt oplever større arbejdsglæde og psykologisk tryghed.

I artiklen 4 Listening Skills Leaders Need to Master fra Harvard Business Review giver Debra Schifrin, der underviser MBA-studerende på Stanford Graduate School of Business, fire teknikker, du kan bruge, hvis du vil blive bedre til at lytte.

#1: Lyt uden at afbryde

Lad den der taler tale ud. Du kender sikkert uvanen med at planlægge, hvad du vil sige, mens den, der taler, stadig taler. Eller du afbryder for at komme med et løsningsforslag eller en lignende historie: “Det har jeg også oplevet. I mit tilfælde…”

Disse situationer opstår ofte, når den, der lytter, forsøger at vise interesse eller er nervøs for, hvordan vedkommende kan bidrage til samtalen og derfor tænker fremad.

Problemet er, at når du afbryder og stopper med at lytte, inden medarbejderen har talt færdig, mister samtalen kvalitet, og du risikerer helt at misse meningen – hvilket gør dit svar irrelevant. Det samme gælder, hvis du vender samtalen, så den kommer til at handle om dig selv, i stedet for at lytte intenst til det, den anden fortæller.

Vær til stede og nærværende. Vær opmærksom på din adfærd og prøv at lægge mærke til, hvornår du vender opmærksomheden mod dig selv og fx begynder at tænke på, hvad du selv vil sige, hvad en løsning kan være, eller hvordan du kan relatere til det, medarbejderen fortæller. Hvis det sker, så stop op og mind dig selv om at lytte færdigt.

Når medarbejderen har talt færdig, tager du et øjeblik til at tænke over, hvad du lige har hørt, før du svarer. Den anden person vil sandsynligvis sætte pris på et langsommere, mere gennemtænkt svar end et øjeblikkeligt og muligvis irrelevant svar.

#2: Lyt for at forstå

Vær opmærksom på, hvordan du lytter. Lytter du for at løse problemer eller for at forstå?

Fokuser på at forstå problemet og tjek, når medarbejderen har talt færdig, at du har forstået, hvad der blev sagt. Det kan du fx gøre ved at opsummere, hvad du hørte, og spørge: “Er det rigtigt forstået?“

På den måde viser du medarbejderen, at din hensigt er at lytte og forstå, hvilket kan hjælpe med at skabe tillid. Viser det sig, at du har misforstået, hvad medarbejderen sagde, er det okay. For at øge din forståelse kan du fx sige: “Fortæl mig mere” eller “Fortæl mig, hvad jeg har misforstået“.

#3: Lyt både til forholdet og indholdet

De fleste samtaler har to dimensioner. Forholdet – din forbindelse til den der taler – og indholdet – de oplysninger eller problemer den, der taler, fortæller om.

Angående forholdet er det afgørende at være fuldt til stede og lytte opmærksomt uden at afbryde (teknik #1). Det fremmer samhørigheden og hjælper den, der taler, med at føle sig tryg ved at dele sine tanker og bekymringer med dig. På den måde opbygger du tillid og viser medarbejderne, at du gerne vil forstå deres udfordringer og problemer.

Angående indholdet er det at lytte for at forstå (teknik #2) nøglen. Denne del af samtalen er ofte mere faktuel og kræver, at du forstår, hvad der bliver sagt, og hvad problemet er, så du kan hjælpe med at finde løsninger. Det handler om at stille de svære spørgsmål, tale om muligheder og idéudvikle.

Gode lyttere er opmærksomme på begge dimensioner og kan justere deres fokus afhængigt af behovene hos den, de taler med.

Vær opmærksom på, i hvilket omfang du fokuserer på forholdet versus indholdet. Fokuserer du kun på indholdet, risikerer du, at medarbejderne føler, at du bekymrer dig mere om deres arbejde end deres trivsel. Fokuserer du derimod kun på forholdet, risikerer du, at samtalen aldrig bevæger sig mod reelle løsninger.

#4: Lyt efter værdier

Den sidste teknik handler om at opbygge din intuition og evne til at opfange, hvilke værdier medarbejderne har. Når de bliver irriterede over noget eller deler noget følelsesmæssigt, viser de, hvad der er vigtigt for dem.

Værdier påvirker ofte, hvilke situationer man opfatter som udfordrende, og hvordan man reagerer på dem. Værdier på arbejdspladsen kan omfatte ærlighed, præstation, følelse af tilhørsforhold, ansvar, respekt, stabilitet og loyalitet.

Når en medarbejder henvender sig til dig med en udfordring, skal du lytte efter, hvad de siger mellem linjerne. Hvordan påvirker deres værdier deres syn på udfordringen? Hvis fx præstation er en værdi for medarbejderen, kan det få vedkommende til at føle sig uproduktiv, hvis arbejdet går i stå på grund af noget udefrakommende.

Hvis du forstår medarbejdernes værdier, kan du træffe mere informerede beslutninger om, hvordan du bedst vejleder dem. Så selvom du måske ikke kan løse alle problemer lige nu, kan det skabe et engagerende miljø, hvis du anerkender deres værdier.

Artiklen er frit oversat og redigeret fra artiklen 4 Listening Skills Leaders Need to Master (hbr.org). Den er skrevet af Debra Schifrin, der underviser MBA-studerende på Stanford Graduate School of Business.