For mange arbejdspladser, er det en udfordring at gå fra et sygt til et sundt fravær. Det er en ledelsesopgave at reducere det fravær, som skyldes arbejdsrelaterede forhold, og samtidig skabe rum for, at medarbejdere er hjemme, når de har influenza eller ved mere alvorlige sygdomme.
Der findes ikke en let vej til at nedbringe sygefraværet. Du er som leder nødt til at arbejde målrettet, hvis du skal ændre medarbejdernes sygefraværskultur.
Her får du fire inspirationskilder, der kan hjælpe dig til at ændre sygefraværskulturen.
1. Syge ledere giver syge medarbejdere
Forskning viser, at lederen har stor betydning for, hvilken fraværskultur der er i organisationen. Det er både i forhold til måden sygefraværet italesættes på, men også i kraft af lederens egen sygefraværsadfærd og ledelsesstil. Ifølge forskningen ”smittes” medarbejderne af lederens fraværsmønster.
Medarbejderne observerer lederens fraværsadfærd, og lærer ud fra den, hvad fraværsnormen er og hvad der er acceptabelt. Derfor er det vigtigt som leder at være det gode eksempel.
Det er afgørende, hvordan lederen udtrykker sig om fravær, og om lederen er villig til at skride ind, når det er påkrævet. Værktøjer som at indkalde til sygesamtaler, skriftlige advarsler, lavere bonus, færre udfordrende arbejdsopgaver og mindre kompetenceudvikling er nogle eksempler, der benyttes af ledere med varierende effekt.
2. Inddragelse af medarbejderne
Forskning viser, at en ledelsesstil baseret på individuelle hensyn til medarbejdernes arbejdsevner, fokus på udviklingsmuligheder, og at lederen er visionær og åbent giver udtryk for sine værdier, mindsker medarbejderfraværet.
Når du skal implementere et sygefraværsinitiativ, hvad enten det er stort eller småt, er det vigtigt, at du inddrager medarbejderne, for kun herved opnås deres engagement i projektet. Det er ikke nok at lave store kick-off møder, der skal også, før implementeringen starter, holdes informationsmøder om projektets formål og aktiviteter. Samtidig må medarbejderne ikke få opfattelsen af, at de ikke må være syge.
3. Hold øje med sygdomsmønstre
Forskning viser, at medarbejdere gentager deres sygdomsmønster fra år til år. Der er sammenhæng mellem, hvor syge medarbejderne er i én periode, og hvor syge de bliver i perioden efter. Det er derfor vigtigt løbende at registrere og følge fraværsniveauet.
Et fokus på en god datadisciplin, hvor fraværet indberettes, korrekt og til tiden, giver retvisende statistikker, som er nødvendige for at synliggøre både omfanget af fraværet og effekten af den efterfølgende indsats.
4. Årsag-effekt analyser
Ledere har ofte adgang til forskellige kilder, når de skal tage en temperaturmåling på arbejdsmiljøet. Udover sygefraværsdata er der medarbejdertilfredshedsundersøgelser, lederevalueringer, 360 grader målinger m.m.. Det er en fordel at sammenkoble datakilderne, da man derved kan identificere flere forskellige årsager til sygefraværet fx, om det er relateret til ledelsesstilen, den generelle trivsel eller forholdet til kolleger.
Et godt eksempel: Løbende samtaler i Horsens Kommune
Med de fire overvejelser in mente har Horsens Kommune været i stand til at nedbringe sygefraværet markant.
Horsens Kommune er et eksempel på en organisation, der via en målrettet indsats er lykkedes med at reducere sygefraværet. De har nedbragt sygefraværet med 20 pct. over en 2-årig periode ved at indføre en såkaldt 1-5-14 dages model, hvor den sygemeldte kontaktes på 1., 5. og 14. fraværsdag. En af de afgørende grundpiller i Horsens Kommunes initiativ er en erkendelse af, at lederen spiller en central rolle i nedbringelsen af sygefraværet. Lederne skal turde tale om sygefraværet og kommunikere med medarbejderne gennem hele sygdomsforløbet.
De 8 bud der nedbringer sygefraværet:
• Hav fokus på, hvad der skaber arbejdsglæde og motivation for at komme på arbejde. Styrk især fællesskabet på arbejdspladsen.
• Skab gode relationer til medarbejderne, og afstem forventninger mellem arbejdsplads og medarbejdere.
• Vær opmærksom på medarbejdernes situation og trivsel, og tag fat om eventuelle problemer, inden det fører til sygefravær.
• Stop et gentagende mønster i medarbejdernes sygefravær ved at tage en snak med medarbejderne om fraværet.
• Vær ikke bange for at tale om sygefraværet og undgå, at fraværet bliver tabuiseret.
• Evaluér de igangsatte indsatser, for at se, om de har en effekt, eller der er behov for justeringer.
• Fokusér på en god datadisciplin, så sygefraværsstatistikkerne er korrekte, og giver et godt grundlag for beslutninger for ledere og HR-personale.
• Gennemfør en kombineret indsats af forskellige initiativer til nedbringelse af sygefraværet, det kan være sygefraværssamtaler, trivselsmålinger, arbejdspladsvurderinger m.m.
Læs mere:
Sundhedsbølgen på arbejdspladsen har en mørk side bagside
