Du åbner din kalender og får akut brug for en ekstra stærk kop kaffe ved synet af de mange tætplacerede og indimellem overlappende farvede blokke af møder, som venter dig i dagens – ja hele ugens – løb. Og måske ser det også sådan ud, når du skimmer medarbejdernes kalendere. Hvis det er tilfældet, så bør din indre møde-alarm begynde at bippe. For det behøver ikke være sådan.
I en artikel på Harvard Business Review ’Meeting Overload Is a Fixable Problem’ (hbr.org) skriver Rebecca Hinds og Robert I. Sutton om fem ting, du kan gøre for at rydde ud i møderne og bruge mere tid på dine kerneopgaver.
Artiklen baserer sig på undersøgelser foretaget af en tænketank i amerikanske organisationer, som viser, at møder er årsag til stort tidsspilde.
1. Væn dig til at skære ned på møder
Hvis du beder medarbejderne eller lederkolleger om deres input til, hvordan I kan forbedre kvaliteten af jeres arbejde, så kan deres svar medføre, at I så skal holde flere møder, lave mere koordination og have flere arbejdsgange. Det er meget nemmere at lægge opgaver til end at skære opgaver væk og det kan være grunden til mange overfyldte møde-kalendere.
Men undersøgelser viser, at når vi bliver bedt om at fjerne møder fra kalenderen, så ændrer det vores mindset, så det bliver naturligt for os at lede efter andre møder og aktiviteter, vi kan skære ned på.
Læs også: Ekspert: Derfor skal du lave mindre for at lykkes bedre
2. Ryd kalenderen og start forfra
I et forsøg blev deltagerne inddelt i to grupper. Den første gruppe ryddede deres kalendere i 48 timer og vurderede derefter hvilke af møderne, der var vigtige nok til at komme tilbage i kalenderen. Den anden gruppe vurderede hvert enkelt møde i deres kalendere, men uden at rydde kalenderen.
Begge grupper sparede tid, men første gruppe sparede i gennemsnit fem timer per person om måneden, mens den anden gruppe sparrede tre timer i snit per person.
”Tilgangen med en ryddet kalender tilskyndede deltagerne til at sætte tempoet ned og tænke nærmere over hvilke møder, der var nødvendige at deltage i, og om møderne kunne planlægges anderledes, mens personerne i den anden gruppe ikke satte tempoet lige så meget ned,” skriver forfatterne og fortsætter:
”Mennesker er mere tilbøjelige til at generere nye ideer og lægge gamle vaner fra sig, når de stopper op for at overveje, det de gør, grundigere.”
Deltagerne i gruppen med den ryddede kalender sagde i undersøgelsen, at de brugte de 48 timers møde-pause til at genoverveje formen på de møder, de selv afholdt.
3. Afgør hvilke møder, der skal væk, med to spørgsmål
Måske er det ikke altid helt ligetil at afgøre, om mødet med ledernetværket vigtigere end det med Hanne i Økonomi. Du kan med fordel tage to ting i betragtning, når du overvejer om et møde er godt givet ud eller spild af tid:
- Hvor meget arbejde kræver mødet? Her skal du både regne forberedelsestid, mødetid og opfølgning med.
- I hvor høj grad bidrager mødet til at du eller medarbejderne når jeres mål?
Deltagerne i forsøget vurderede, at disse spørgsmål var særligt brugbare, fordi de var simple og tvang deltagerne til at overveje hvert møde grundigt.
Forsøget mundede ud i en model, som skulle forudsige, hvilke møder der ville have en lav værdi. Modellen konkluderede, at møder om mandagen giver mest værdi samt møder med et specifikt emne og formål. De møder, der gav mindst værdi var de mere udefinerede ”opsamlingsmøder”.
Læs også: 10 grunde til at du aldrig skal holde et møde igen
4. Skab interesse for at optimere møderne
”Møder er nemmere at optimere, når folk gør det sammen,” skriver forfatterne af artiklen på Harvard Business Review.
Her er det blot vigtigt, at medarbejderne selv kan se idéen i at hovedrengøre kalenderen. Du kan derfor med fordel starte med at lave en frivillig arbejdsgruppe, som gennemgår deres møder efter de fem principper i artiklen her. Når de oplever, hvordan øvelsen frigør tid i deres arbejdsdag, skal flere nok få lyst til at følge efter.
Læs også: Er I for mange til mødet?
5. Giv møderne en make-over
Det er ikke kun antallet af møder, der stjæler dyrebar tid fra kerneopgaven. Du har sikkert prøvet at sidde til et møde, som virkede vigtigt, da du gik ind til det, men hvor deltagerne endte med at tjekke mails efterhånden som samtalen blev afsporet fra dagsordenen.
I det amerikanske forsøg kom kun 30 pct. af deltagernes samlede tidsbesparelser fra møder, som helt blev aflyst, mens 70 pct. af tidsbesparelserne fremkom ved, at deltagerne lavede om på de møder, de afholdt.
Når du er færdig med at aflyse de møder, der ikke giver værdi, kan du derfor med fordel gå videre til at vurdere:
- Hvilke møder kan afholdes med færre deltagere?
- Skal der ændres noget i forhold til hvem der har ordet hvornår? Er der en runde, hvor alle deltagerne giver en status på deres arbejdsopgaver, så kan den del måske tages ud af mødet og erstattes med noget, der er mere i tråd med dagsorden for mødet?
- Hvilke møder kan afholdes sjældnere?
Læs mere
Artiklen er en fri oversættelse af artiklen ’Meeting Overload Is a Fixable Problem’ (hbr.org) på Harvard Business Review.
Læs også:
Bliv en god mødeleder med gamemaster-modellen
Hæv mødet: Leder du i møder eller på møder
