Du har sikkert oplevet, at du skulle holde et vigtigt online-møde, men at dit kamera eller din mikrofon lige pludselig ikke virkede, og du endte med at bruge flere minutter på at få det til at fungere. Dette kontroltab forårsaget af moderne teknologi kan føles uretfærdig og i kombinationen med nye it-systemer, konstante notifikationer og opdateringer, kan det føre til digital stress – noget både du og medarbejderne kan blive udsat for.
Men det er muligt at lære at navigere i det digitaliserede arbejdsmiljø, hvor online-møder og it-systemer er en uundgåelig del af arbejdsdagen. Sådan skriver Raluca A. Stana og Hanne Westh Nicolajsen i bogen ”Digital stress på arbejdspladsen” (2024). Bogen gennemgår blandt andet, hvad digital stress er, hvordan det opstår på arbejdet, og hvad du kan gøre ved det.
Artiklen her er baseret på Stanas forskning om digital stress.
Digital stress er en form for stress, der opstår i forbindelse med direkte eller indirekte brug af digital teknologi. Stressen kan både opstå, fordi vi har svært ved at tilpasse os og håndtere ny digital teknologi, og fordi vi har en overdreven positiv holdning til digital teknologi, der fører til en ukritisk brug.
I en arbejdsrelateret sammenhæng opstår digital stress især, fordi både medarbejdere og ledere negativt bliver påvirket af forpligtelser og uklare ansvarsområder i forbindelse med moderne teknologi. For eksempel kan indførslen af et nyt IT-system uden tilstrækkelig oplæring føre til frustration og usikkerhed, fordi medarbejderne både skal lære det nye system og opretholde de daglige opgaver.
Generelt kan man inddele de digitale stressfaktorer i fire kategorier:
- Faktorer relateret til ændrede mindset
- Faktorer relateret til selve teknologien
- Faktorer relateret til afledte krav udefra
- Faktorer relateret til ændringer i selve arbejdet
Relateret til selve teknologien
- Mængden af digitale teknologier: Generelt er antallet af digitale teknologier stigende på danske arbejdspladser, hvilket betyder at medarbejdere og ledere skal forholde sig til rigtig mange forskellige teknologier på én gang.
- Kommunikationen mellem de forskellige teknologier: Det er ikke altid lige nemt at få de forskellige teknologier til at kommunikere ordentligt sammen, og det kræver ekstraarbejde.
- Sværhedsgraden af teknologierne: Digital teknologi skal helst være så intuitivt som muligt, men nogle teknologier kræver baggrundsviden og særlig erfaring, og mange medarbejdere ender med at sidde i systemer, der har alt for mange funktioner i forhold til, hvad de bliver brugt til.
Afledte krav udefra
- Dokumentationskrav: Med den stigende brug af digital teknologi, er der kommet flere krav til dokumentation. Det er blevet nemmere at dokumentere sine arbejdsprocesser digitalt, men de stigende krav til at alt skal dokumenteres, kan bidrage til digital stress.
- Cybersikkerhed: Hackerangreb og lækkede oplysninger kan lægge en hel organisation ned, og det er derfor vigtigt af gardere sig imod. En del af opgaven handler om at træne medarbejderne i at genkende svindelmails og -links samt at lære dem, hvilke oplysninger de må videregive. Dette pres for ikke at være skyld i et sikkerhedsbrud på sin arbejdsplads kan være stressende og angstprovokerende.
- GDPR: Den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) fra EU betyder, at alle organisationer skal opfylde en masse krav om behandling af enkeltpersoners data. Det har betydet en masse nye processer og regler i forhold til opbevaring af data, hvilket har lagt et pres på de medarbejdere, der har beskæftiget sig med det.
Ændringer i selve arbejdet
- Ændrede, nye eller forsvundne arbejdsopgaver: Digitaliseringen ændrer på typen af jobs på arbejdspladserne, og dermed er nogle nye opstået, mens andre helt er forsvundet. Digitale teknologier kan i nogle tilfælde forsimple arbejdsfunktioner, hvilket betyder, at der er behov for færre medarbejdere eller, at nogen får nye roller. Denne ændring af arbejdsopgaver kan være belastende.
- Digital kommunikation: Internettet har gjort det muligt at kommunikere på tværs af tid og rum og dermed at arbejde virtuelt. Dette har betydet, at det er nemmere at kommunikere, men også at medarbejderne skal forholde sig til meget mere information, der ikke altid er lige relevant.
- Implementering af ny digital teknologi: At indføre ny digital teknologi på arbejdspladsen kræver tilvænning. Derfor er det normalt, at der i starten er brug for flere ressourcer, så medarbejderne bliver fortrolige med systemet og de nye arbejdspraksisser. Dog er det ikke alle steder, at implementeringen får de nødvendige ressourcer, og flere organisationer oplever modstand hos medarbejderne, når der indføres ny teknologi. Dog bør de kritiske medarbejderne ikke ses som en kæp i hjulet, men som konstruktive input til at skabe bedre løsninger.
- Overvågning: Ved anvendelsen af digitale teknologier er det nemmere end nogensinde at overvåge medarbejderne. For eksempel hvornår de logger på og af, og hvor de befinder sig. Samtidig giver chatfunktioner som Teams mulighed for at se, hvem der er på og ikke er. Alene muligheden kan føles invasiv og som reel overvågning for både ledere og medarbejdere.
Ændrede mindset
- Det grænseløse arbejde: Førhen havde de fleste en rimelig fast arbejdstid og en afgrænset tid på arbejde, fordi vi kun kunne arbejde på vores fysiske arbejdsplads. Nu er meget arbejde uafhængigt af tid og sted, og mange har mulighed for at logge på derhjemme. Det betyder, at medarbejderne fx ikke altid behøver at tage en fridag, hvis de er syge eller har barn syg.
- Et arbejdsliv i acceleration: En væsentlig udfordring er den accelererende hastighed af kommunikation, produktion og sagsbehandling på arbejdspladserne. Denne hastighed har betydet, at arbejdstempoet også er steget, og at flere og flere opgaver ses som tidskritiske. Det kan være svært for medarbejderne at følge med.
- Afhængighed: Nogle medarbejdere har svært ved at slippe arbejdet, når de i princippet har fri, og nogle er ligefrem blevet afhængige af arbejdet. Denne tendens er kun blevet værre af de digitale teknologier, fordi arbejdet også kan findes på telefonen nat og dag.
5 råd: Sådan forebygger du digital stress
Håndteringen af digital stress kræver en proces og kan ikke ses som en enkeltstående indsats. Her er fem råd, der kan hjælpe jer i processen med at reducere stressfaktorerne, fremme bevidstheden og støtte et sundt arbejdsmiljø uden digital stress.
1. Afsæt tid til arbejdet med digital stress
Du bør i starten definere, hvor meget tid du kan og vil sætte af til arbejdet med digital stress. Det omfatter blandt andet planlægning af møder om emnet for at sikre en vedvarende indsats over for problemet. Det kan være en god ide at indføre regelmæssige møder i starten, fordi nogle tiltag har brug for løbende opmærksomhed. Det kan for eksempel være nødvendigt at følge op på en ny e-mail-etikette regelmæssigt i starten for at sikre, at den bliver fulgt, og at medarbejderne oplever en forskel.
2. Identifikation af stressfaktorer
En stor del af din indsats mod digital stress handler om at forstå, hvilke faktorer der er på spil hos jer. En dybdegående undersøgelse af de pågældende stressfaktorer, som dit team står over for, er en nødvendig del af processen. Både for at håndtere den digitale stress, der allerede eksisterer, og for at forebygge digital stress fremadrettet. Stressfaktorerne, der er beskrevet længere oppe i artiklen, kan være en god rettesnor for at identificere de faktorer, der er relevante for jer.
3. Identifikation af forpligtelser
For at fremme en sundere arbejdskultur er det vigtigt, at du bliver mere opmærksom på de sociale forpligtelser, der er til stede hos jer, og hvordan de bidrager til digital stress. At forstå hvordan medarbejdernes adfærd og interaktioner understøtter de forpligtelser, der er, er en stor del af processen. Nogle af de sociale stressfaktorer, du kan være opmærksom på, er:
- At medarbejderne skal kunne arbejde med og håndtere digital teknologi
- At medarbejderne skal kunne vise overskud og have overblik over en masse forskellige digitale teknologier og samtidig være effektive i deres arbejde
- At medarbejderne skal være til rådighed og vise engagement over for kolleger og ledere
Ovenstående sociale stressfaktorer kan alle bidrage til digital stress, og de kan være et godt grundlag for at undersøge, hvilke sociale forpligtelser der især gør sig gældende hos jer.
4. Prioritering af handlinger
Du bør identificere både de konkrete og de sociale stressfaktorer, der er relevante for dit team eller organisation, så du derefter kan prioritere, hvilke der kræver mest opmærksomhed.
Dette trin er essentielt for, at du ikke ender med at fokusere på overfladiske løsninger, der ikke adresserer de underliggende grunde til digital stress. Det betyder, at det ikke bare er nok at udarbejde regler for besvarelse af mails og anden online kommunikation. Der skal mere til.
Spørg medarbejdere, hvilke faktorer de finder mest belastende, og som organisationen realistisk set har kapacitet og ressourcer til at håndtere. På den måde gør du processen om at mindske digital stress mere effektfuld og målrettet.
5. Opfølgning på tiltag
At håndtere digital stress er en løbende proces, og derfor bør du altid huske at evaluere og følge op på de tiltag, der bliver indført, for at mindske den digitale stress hos jer. Husk, at ingen løsninger er universelle, og det er derfor vigtigt at være fleksibel og åben i processen. Digitale teknologier bliver ved med at udvikle sig, og derfor skal du sigte efter, at I også udvikler jer med det. Dermed er målet ikke et statisk punkt, som aldrig forandrer sig igen, men snarere at bevare åbenhed for løbende ændringer hos jer.
Artiklen er baseret på bogen ”Digital stress på arbejdspladsen” (2024) af Raluca A. Stana og Hanne Westh Nicolajsen.
Om forfatterne
Raluca A. Stana og Hanne Westh Nicolajsen har begge stor forskningsbaseret erfaring og ekspertise inden for digital transformation, organisation, arbejdsmiljø og digital stress. Du kan læse mere og deres bog “Digital stress på arbejdspladsen” her.
