Alle samarbejder bygger på en grad af relationel koordinering. Det kan være et tværfagligt samarbejde, men kan fx også være overleveringer mellem dag-, aften- og nattevagt. Udfordringerne vil dog ofte være større, når samarbejdet går på tværs af forskellige faggrupper.
Relationel koordinering beskriver den måde gensidigt afhængige medarbejdere kommunikerer og samarbejder for at kunne løse en bestemt opgave sammen.
Det afgørende for den relationelle koordinering er, hvordan relationerne og kommunikationen er mellem de involverede parter.
Publikationen ”Relationel koordinering” fra Væksthus for Ledelse, giver et portræt af det gode samarbejde og peger på fem ting, der særligt kan spænde ben for den relationelle koordinering.
1. Forskellige mål med samarbejdet
De, der skal samarbejde, skal forfølge et fælles mål og de skal vide, hvad formålet med samarbejdet er. Alle skal vide, hvilken forskel de sammen med andre skal gøre for borgerne. Ellers falder fundamentet for den relationelle koordinering til jorden og hver part vil styre efter egne mål og succeskriterier – uden at der er sikkerhed for et samlet godt resultat.
Dialogen om formål og fælles mål, kan man diskutere ud fra den konkrete opgave, man skal koordinere sit samarbejde om. Man kan også gøre det på organisationsniveau, hvor man typisk vil tale om kerneopgaven.
Det kan være en vanskelig opgave, fordi hver part i et samarbejde ofte kommer med forskellige forståelser af, hvad der er vigtigst. Dialogen om formålet med den fælles indsats er vigtigere end, at man finder frem til én fix formulering, som alle kan skrive under på.
Læs også: Kerneopgaven som ledestjerne.
2. Mangel på fælles viden
Hvis dem, der skal samarbejde, ikke kender og forstår hinandens faglighed, opgaver og vilkår og ikke ved, hvordan de hver især bidrager til helheden, fører det let til misforståelser og mindre sammenhængende opgaveløsning. Det handler ikke om at kunne udføre hinandens jobfunktioner, men om at kende og forstå dem.
Som leder skal du vide, hvilken viden medarbejderne skal være fælles om og sikre, så den bliver velkendt for alle. Rotationer eller besøg hos hinanden gør, at medarbejderne oplever deres kollegers virkelighed ligesom fx møder og seminarer kan øge videndelingen og skabe et fælles sprog.
3. Ingen respekt for hinandens fagligheder
Hvis medarbejderne ikke respekterer hinanden professionelt, eller hvis der er faggrupper, der ikke føler sig anerkendt af de øvrige for deres bidrag til den fælles opgaveløsning, bliver det svært at skabe sunde samarbejdsrelationer. Sådan er det for alle former for samarbejde. Men det kan være særligt vanskeligt, når man ikke deler uddannelsesbaggrund eller hverdag, fordi man mangler et kendskab til de andres virkelighed – og måske også forståelsen for, hvorfor de gør, som de gør.
Manglende respekt ses oftest i samarbejder, hvor én part har en højere uddannelse, position, løn, prestige og/eller selvopfattelse end de øvrige. Manglende respekt smitter ofte negativt på de andres engagement, det indbyrdes samarbejde og dermed på kvaliteten i den fælles opgaveløsning.
4. Utilstrækkelig kommunikationen
For at kunne løse den fælles opgave er det vigtigt, at medarbejderne kommunikerer tilstrækkeligt ofte til at kunne løse deres fælles opgave. Er kommunikationen for hyppig, for sjælden eller forkert timet, risikerer den at virke forstyrrende eller irrelevant for opgaven.
Derfor er det vigtigt at vurdere den kommunikation, der foregår – både hvornår og hvordan. Her kan man spørge sig selv:
- Kommunikerer vi med passende hyppighed til at holde det nødvendige fælles informationsniveau om den opgave?
- Får alle parter den information, de har brug for, i tide til rent faktisk at anvende den meningsfuldt i deres arbejde
- Er vores kommunikation tilstrækkelig præcis – i forhold til, hvad den skal bruges til?
- Kommunikerer vi typisk konstruktivt og løsningsfokuseret, eller er vi for optagede af at placere ansvar hos andre?
Det er en god ide at tale om, hvordan I gerne vil kommunikere med hinanden.
Det kan man fx gøre ved at tage en timeout i møder eller samtaler, som man fornemmer, er på vildspor. Det vil sige bevidst stoppe op og holde en tænkepause og sammen overveje, om kommunikationen eller samarbejdet er på rette vej.
5. Uklar kommunikation med fokus på fejl
Er kommunikationen ikke målrettet og forståelig for modtagerne og hvis der ikke er fokus på at løse de problemer, der opstår, men på at skylde skylden på andre, bliver samarbejdet svært.
Det er vigtigt at kommunikere konstruktivt om erfaringer og fejl. I tilgangen til relationel koordinering ligger, at man både lykkes og fejler i relationer.
Enkeltpersoner kan begå fejl og have ansvar for ting, der går galt. Men forklaringen behøver ikke være personens personlighed eller mangel på kompetencer. De kan handle om de vilkår og omstændigheder, opgaven blev løst under. På samme måde kan en hel faggruppe måske opleves som det svage led i en samarbejdskæde, mens det faktisk er deres funktion og rolle i samarbejdet, der gør det svært for dem at bidrage effektivt. I et samarbejde er der meget sjældent noget, der alene skyldes én part, når det går galt.
Derudover skal parterne være nysgerrige og vise interesse for, hvad den anden part har på hjertet. Det kræver, at man både kan lytte til, hvad der bliver sagt og være åben for den bagvedliggende logik og intention.
Spørgeskema om relationel koordinering
Du kan få en vurdering af den relationelle koordinering på arbejdspladsen ved at alle faggrupper vurderer på en fempunktsskala kvaliteten af relationer og kommunikation med hver af de andre faggrupper om en udvalgt opgave.
Spørgsmål:
- Mine kolleger i disse grupper er med til at sikre en god kommunikation og et højt gensidigt informationsniveau omkring opgaven.
- Jeg har et stort kendskab til det arbejde, mine kolleger i disse grupper udfører omkring opgaven.
- Mine kolleger i disse grupper deler mine mål for arbejdet med opgaven.
- Mine kolleger i disse grupper respekterer mit arbejde med opgaven.
Kilde: Relational Coordination Research Collaborative
Svarkategorierne er: 1. Helt uenig, 2. Delvis uenig, 3. Hverken enig eller uenig, 4. Delsvis enig og 5. Helt enig.
