Fleksibilitet fylder mere end nogensinde: Medarbejderne efterspørger det, borgernes forventninger ændrer sig, og mange arbejdspladser er presset af mangel på arbejdskraft. Derfor kan fleksibilitet være et vigtigt bidrag til både trivsel, tilknytning og kvalitet.
Men fleksibilitet er ikke et quick fix – det er en balancekunst.
Publikationen Ledelse af fleksibilitet – til gavn for både kerneopgaven og medarbejderne, der bygger på ekspertinterview, eksisterende viden, tidligere undersøgelser samt interview med en række kommunale ledere, sætter fokus på, hvordan fleksibilitet kan forstås og ledes og peger på, at fleksibilitet rummer store potentialer, men også dilemmaer, som kræver ledelse for ikke at underminere fællesskab, retfærdighed eller kerneopgaven.
Sammen med publikationen følger en workshoppakke, med inspiration til, hvordan I kan arbejde med jeres ønsker, rammer og dilemmaer og udvikle fleksible løsninger, der passer til jer. Workshoppakken indeholder:
- en workshop-drejebog
- øvelsesmaterialer
- en PowerPoint-præsentation (med eller uden videooplæg)
Fleksibilitet er mere end arbejdstid og hjemmearbejde
I mange sammenhænge reduceres fleksibilitet til spørgsmålet om, hvornår og hvor man arbejder. Men fleksibilitet rummer fire dimensioner:
- Arbejdstid – hvornår arbejdet placeres
- Arbejdssted – hvor opgaverne løses
- Arbejdsmængde – hvor meget man arbejder
- Opgaveløsning – hvordan opgaver tilrettelægges og udføres
Fleksibilitet kan derfor være alt fra komprimerede arbejdsuger og hjemmearbejde til større indflydelse på metodevalg eller midlertidige ændringer i timetallet. Det betyder også, at fleksibilitet kan udvikles inden for stort set alle fagområder – men på meget forskellige måder, afhængigt af opgaver, borgere og medarbejdergruppen.
En central pointe er, at fleksibilitet ikke er en standardmodel, der kan kopieres. Den må formes og justeres lokalt med afsæt i kerneopgaven.
Kommunale erfaringer: Fleksibilitet kræver ledelse
Publikationen formidler erfaringer fra en række kommunale arbejdspladser, der har arbejdet med fleksibilitet på forskellige måder.
Nogle steder har medarbejderstyret vagtplanlægning styrket både trivsel og ansvarsfølelse. Andre steder har små prøvehandlinger – fx kortere fredage eller hjemmearbejde til dokumentation – givet nye indsigter i, hvad der fungerer i hverdagen. Og flere steder har man kombineret hjemmearbejde med faste fællesdage for at sikre sammenhængskraften.
Fælles for erfaringerne er, at fleksibilitet ikke opstår gennem en model alene. Den udvikles gennem dialog, afprøvning og tydelige rammer. Og den forudsætter, at ledelsen løbende følger op og justerer.
Læs om erfaringer fra otte kommunale arbejdspladser her
4 typiske dilemmaer
Når fleksibilitet bliver en del af hverdagen, følger der dilemmaer med. Publikationen peger på fire dilemmaer, du med stor sandsynlighed kender:
- Opleves fleksibiliteten retfærdig?
Ikke alle jobfunktioner har samme muligheder for fleksibilitet. Forskelle kan være sagligt begrundede – men opleves uretfærdige, hvis de ikke er tydeligt forklaret og forankret.
- Går fleksibiliteten ud over fællesskabet?
Når medarbejdere arbejder forskudt eller hjemme, kan fællesskabet blive mere porøst. Den spontane sparring og den fælles rytme i hverdagen kan svækkes, hvis ikke der aktivt ledes for sammenhængskraft.
- Gør fleksibilitet arbejdet grænseløst?
Frihed kan udviske grænser mellem arbejde og fritid. Uklare forventninger til tilgængelighed og leverancer kan skabe pres og usikkerhed.
- Fører fleksibilitet til mangel på arbejdskraft?
Mulighed for nedsat tid eller orlov kan øge presset i en allerede stram bemanding – men kan samtidig være afgørende for fastholdelse og rekruttering.
Dilemmaerne kan ikke “løses”, men de kan balanceres, og det kræver ledelse.
7 ledelsesgreb i arbejdet med fleksibilitet
Med afsæt i de kommunale erfaringer samler publikationen syv gennemgående ledelsesgreb, der er vigtige at kende til i arbejdet med fleksibilitet:
- Vis tillid – og følg op
- Brug tid på dialogen
- Vær tydelig om rammer
- Prøv jer frem – og lær af det
- Hold fast i kerneopgaven
- Gør plads til lokale forskelle
- Sæt rammer for fællesskabet
Grebene udgør ikke en facitliste, men peger på, at fleksibilitet først og fremmest er en kulturel og relationel ledelsesopgave. Det kræver klare forventninger, psykologisk tryghed og mod til at stå i det uforudsigelige.
En fælles opgave – og et fælles sprog
Fleksibilitet går begge veje. Den skal tilgodese medarbejdernes behov – under tydelig hensyntagen til borgernes og arbejdspladsens samlede opgaveløsning.
Fleksibilitet er derfor ikke primært et personalegode. Det er en måde at lede kerneopgaven på – i spændingsfeltet mellem individuelle ønsker og fælles ansvar.
Fleksibilitet lykkes bedst, når der skabes en fælles forståelse af:
- hvad fleksibilitet betyder lokalt
- hvad kerneopgaven kræver
- hvilken frihed der er mulig
- og hvad den enkelte kan bidrage med.
Workshoppakke: Find jeres egne veje
Hvis I gerne vil arbejde videre med fleksibilitet hos jer, følger der med publikationen en samlet materialepakke, der gør det nemt at tage dialogen i gang lokalt. Pakken giver jer en struktureret ramme for at undersøge jeres ønsker, rammer og dilemmaer og omsætte dem til løsninger, der både understøtter kerneopgaven og medarbejdernes behov.
Workshoppakken består af en fleksibel drejebog med syv enkle øvelser, en PowerPoint-præsentation (med eller uden videooplæg) samt printklare materialer til hver øvelse. Samlet giver de jer et fælles sprog og en konkret proces, hvor I kan udforske jeres muligheder, drøfte de typiske dilemmaer og pege på de ideer, I vil arbejde videre med i hverdagen.
Materialet kan bruges på tværs af fagområder og tilpasses jeres lokale kontekst, uanset om I er en mindre enhed eller en større afdeling. Målet er at finde netop de former for fleksibilitet, der giver mening hos jer.
Find hele pakken på www.lederweb.dk/fleksibilitet
