Når flere medarbejdere skal op i tid, kan regnestykket umiddelbart se enkelt ud: Flere timer giver flere hænder i opgaveløsningen.
I praksis er ledelsesopgaven mere kompleks.
For hvad sker der med økonomien, vagtplanen og opgavefordelingen, når flere medarbejdere går op i tid? Hvordan bevarer du den fleksibilitet, medarbejderne efterspørger? Og hvordan sikrer du, at flere timer også bidrager til kvaliteten for borgere og patienter?
Væksthus for Ledelses publikation ”Om at lede en fuldtidsindsats” samler erfaringer fra kommunale og regionale arbejdspladser. Publikationen sætter fokus på fire temaer, der er centrale i ledelsen af en fuldtidsindsats: økonomi, opgaveplanlægning og fleksibilitet, arbejdsmiljø samt rekruttering og tilknytning.
Der findes ikke én opskrift på en fuldtidsindsats. Erfaringerne i publikationen peger tværtimod på, at løsningerne skal findes lokalt gennem dialog og samarbejde. Det kan handle om alt fra vagtplaner og mødetider til økonomi og opgavefordeling. Fælles er behovet for at involvere medarbejderne og have opbakning i ledelseskæden.
Her får du fire ledelsesopgaver, du med fordel kan have blik for.
1. Skab overblik og opbakning om økonomien
Det er en del af lederens kerneansvar at have styr på budgettet. Når flere medarbejdere går op i tid, er det derfor vigtigt at skabe et økonomisk overblik og undersøge forskellige scenarier.
Publikationen anbefaler blandt andet at inddrage økonomimedarbejdere og se på poster som vikarforbrug, timelønnede, sygefravær og mer- eller overarbejde. Samtidig er opbakning i ledelseskæden afgørende, så lederen ved, hvilket mandat der er til at afprøve nye løsninger.
Økonomien kan også fylde hos medarbejderne. Nogle kan være bekymrede for, om fuldtidsindsatsen er en spareøvelse. Derfor er det vigtigt tidligt at tale med tillidsvalgte og medarbejdere om, hvorfor og hvordan I arbejder med fuldtid, og hvilke gevinster indsatsen kan have for arbejdspladsen og den enkelte.
2. Nytænk opgaveplanlægning og fleksibilitet
En fuldtidsindsats handler ikke kun om, hvor mange timer den enkelte medarbejder arbejder. Den kan også være en anledning til at undersøge, hvordan arbejdsdagen eller arbejdsdøgnet er tilrettelagt.
Når medarbejdere går op i tid, kan der opstå behov for at se på mødetider, vagttyper, opgavefordeling og planlægning på nye måder. Det stiller krav til lederen om ikke kun at spørge: Hvordan får vi flere timer? Men også: Hvordan bruger vi timerne bedst muligt i forhold til kerneopgaven?
Ønsket om fuldtid og ønsket om fleksibilitet behøver ikke være hinandens modsætninger. Arbejdspladsen kan for eksempel undersøge mulighederne for alternative vagttyper, differentierede mødetider og ønskeplaner.
Her er medarbejdernes involvering vigtig. De kender mange af hverdagens konkrete udfordringer, og deres erfaringer kan være afgørende, når der skal findes løsninger, som tager hensyn til både kerneopgaven, arbejdsfællesskabet og den enkelte.
3. Skab rammerne for en god hverdag på fuldtid
Flere timer kan ikke ses isoleret fra arbejdsmiljøet.
Hvis medarbejdere skal have lyst og mulighed for at arbejde mere, har det betydning, hvordan arbejdet er tilrettelagt, og hvad der står i vejen for en god hverdag på fuldtid. Publikationen peger blandt andet på dialog om meningsfulde opgaver, konkrete belastninger og medarbejdernes bekymringer.
Derfor bliver arbejdsmiljøet en del af ledelsesopgaven omkring fuldtid. Spørgsmålet er ikke alene, om medarbejderne kan arbejde flere timer, men hvilke rammer der skal være til stede, for at det er attraktivt og holdbart at gøre det.
4. Se fuldtid som en del af rekruttering og tilknytning
Muligheden for at tilbyde attraktive stillinger hænger sammen med arbejdspladsens muligheder for at rekruttere og holde på medarbejderne.
Derfor er en fuldtidsindsats tæt forbundet med diskussionen om den attraktive arbejdsplads. Når arbejdspladsen arbejder med fuldtid, er det vigtigt at have blik for, at medarbejderne har forskellige behov og befinder sig i forskellige livsfaser. Fleksibilitet og indflydelse på arbejdstiden kan derfor have betydning for, om fuldtid opleves som attraktivt.
Når flere faste medarbejdere arbejder flere timer, kan det samtidig bidrage til større kontinuitet for borgere, børn og patienter og give mere tid til faglighed og det faglige fællesskab.
Fuldtid er også et strategisk ledelsesspørgsmål
Mange af de konkrete løsninger findes tæt på arbejdspladsen. Men rammerne for dem bliver ikke nødvendigvis skabt dér.
Derfor er fuldtid både en opgave for den enkelte personaleleder og et strategisk spørgsmål for den øverste ledelse. Ledelseskæden skal skabe opbakning og rammer, der gør det muligt at finde lokale løsninger og samtidig holde fokus på økonomi, arbejdskraft og kvalitet.
Bliv klogere i Ledelsesugen
Væksthus for Ledelse sætter i Ledelsesugen fokus på fuldtidsindsatsen ved to arrangementer.
