Daglige møder, telefonopkald og e-mails er steget med 50 pct., og samlet set optager de nu op til 80 pct. af arbejdstiden skriver Harvard Business Review. Samtidig klager mange over ineffektive møder, der blot tager tid og dræber al energi. Derfor er det vigtigt, at du gør en dyd ud af mødeledelsen. Få her 7 tips til at gøre jeres møder mere interessante.
Eksperter giver følgende råd om, hvordan man løser de udfordringer, man oftest støder på under et møde.
1. Opsøg stille medarbejdere og spørg ind til deres mening
Nogle medarbejdere er hurtigere til at tilkendegive deres holdninger end andre, og møderne vil ofte være domineret af disse medarbejdere. Det er imidlertid stadig vigtigt, at du spørger de mindre højtråbende medarbejdere om deres mening og opmuntrer dem til at stille spørgsmål.
Hvis du synes én medarbejder snakker for meget, så prøv med: ”Henrik, jeg hører lige om andre har noget at tilføje til dette emne, og derefter vender jeg tilbage til dig”. Hvis du oplever, at en stille medarbejder bliver afbrudt, kan du vende tilbage til medarbejderen senere ved at spørge, om vedkommende har mere at tilføje til diskussionen. På denne måde sikrer du, at alle dine medarbejdere føler sig set og hørt.
2. Fjern forstyrrelser
Vær opmærksom på de forstyrrelser, som kan opstå under mødet. Det kan både være fysiske forhindringer, hvor en stol blokerer for medarbejdernes udsyn, eller det kan være teknologiske forhindringer, hvor medarbejderne bliver distraheret af deres smartphones eller computere.
Du kan fjerne denne distrahering ved at bede alle om at lægge deres smartphones til side, inden mødet starter. Gør det klart, at smartphones kun er tilladt, hvis det er nødvendigt eller relevant. Det kan virke grænseoverskridende at bede om, da den konstante tilstedeværelse af smartphones, og heraf brugen af dem, er blevet en integreret del af vores kultur. Hvis du synes det er svært, kan du eventuelt starte med dig selv. Du vil blive overrasket over, hvor hurtigt dine medarbejdere bemærker, at du er fuldstændig tilstedeværende. Og måske følger de dit eksempel.
Læs også: Lær at sige nej
3. Brug video når du kan
Videomøder er ikke optimale. Men det er den næstbedste mulighed, hvis du ikke kan samle alle dine medarbejdere til et møde. Det giver dig nemlig mulighed for at se dine medarbejderes reaktioner. Omvendt er det også nemmere for medarbejderne at deltage i diskussionerne til mødet, fordi de har en mulighed for at kunne følge med i de visuelle hjælpemidler, som du kan bruge under mødet.
4. Hold møderne korte
Et møde skal kun være så langt, som der er behov for. Når et møde er planlagt til at vare en time, kan man ofte føle, at man skal udfylde den tid, der er afsat til mødet. Men hvis der kun er få ting på dagsordenen, er der ingen grund til at trække tiden ud. Hvis I kan blive færdige på 15 minutter, er det også fint.
5. Overvej at aflyse mødet
Alting behøver ikke at blive drøftet til et møde. Alle beslutninger, der kan tages uden et møde, bør tages uden. Møder er kun nødvendige, hvis man bruger for lang tid på at diskutere noget over e-mail uden at nå frem til en løsning. Du skal ikke være bange for at aflyse et møde, hvis:
- Det intet formål har
- I ikke har noget at diskutere
- Du ikke føler, at det er de rigtige mennesker, der er med
Læs også: 3 årsager til at du uddelegerer for lidt
6. Frigiv tid
Alle har behov for en møde-fri periode i løbet af dagen, så man kan fokusere på sine primære arbejdsopgaver. En god tommelfingerregel er, at alle har mindst to uafbrudte timer til egne arbejdsopgaver om dagen.
7. Undgå gentagelsesprægede møder
Hvis I bliver ved med at holde møde om det samme emne, skyldes det måske, at ingen kommunikerer de opnåede resultater fra mødet ud til teamet. Det er derfor en god idé at lave et resumé af mødet, og sende det ud til deltagerne.
Dine medarbejdere bør også vide, hvad de skal foretage sig efter mødet. Hvis de ikke handler, som du forventer, er det sikkert fordi, de ikke ved hvilke arbejdsopgaver, der er tildelt dem. Sørg for at gøre det klart for medarbejderne, hvad du forventer, de foretager sig efter mødet.
Artiklen er baseret på ‘7 Ways To Make Meetings Less Repetitive And More Inclusive‘ fra Forbes og på ‘5 Common Complaints About Meetings and What to Do About Them‘ fra Harvard Business Review.
