6 råd: Når en medarbejder frustrerer dig

"De gør bare ikke deres arbejde godt nok, og det meste tager alt for lang tid," sagde Hanne til et møde i sit ledernetværk. Hun var irriteret over, at medarbejderne i hendes team ikke fik nok fra hånden, og det de lavede, havde heller ikke den kvalitet, hun forventede.

I artiklen ”6 Questions to Ask Yourself When You’re Frustrated with Your Team” på hbr.org peger ledelseseksperterne Amii Barnard-Bahn and Noémie Le Pertelfra, som også selv er topledere, på vigtigheden af balancen mellem på den ene side ansvarlighed for resultater og på den anden side empati overfor medarbejderne. En måde du kan gøre dette er ved, at du sigter efter refleksion i stedet for reaktion. Medarbejdere, der føler, de kan lære og vokse, er mere engagerede og præsterer ofte bedre.

Så næste gang du bliver frustreret over en medarbejder, så dyrk nysgerrigheden i stedet, og stil dig selv følgende seks spørgsmål:

1. Hvordan bliver jeg endnu tydelige i forhold til, hvad jeg forventer?

Ledere undervurderer ofte behovet for at kommunikere. Reflekter over, hvor effektivt du har delt dine forventninger, når det kommer til roller, leverancer og resultater. At identificere, hvordan den gode opgaveløsning ser ud for en bestemt opgave med hensyn til kvalitet og ønsket effekt, kan gøre det lettere for medarbejderne at vide, hvornår de har nået målet.

Du bør altid løbende tjekke ind hos medarbejderne og vurdere, hvor tydeligt dit budskab er blevet forstået. 

2. Hvordan sikrer jeg mig, at mine forventninger til medarbejderne er rimelige?

Overvej opgaven og sammenlign den med lignende opgaver, du tidligere har givet til medarbejderne. Har medarbejderne både tiden og kompetencerne til at løse deres nuværende? Hvis ikke, skal du muligvis finde yderligere ressourcer eller skrue ned for dine egne forventninger.

Overvej, om du har stillet dig nok til rådighed for spørgsmål og eventuelle nødvendige godkendelser. Vurder om tidsplanen er realistisk, og om medarbejderen har fået tilstrækkelig støtte og input fra dig og kolleger til at kunne leve op til forventningerne.

3. Hvad ved jeg om den enkelte medarbejder?

Når du bliver frustreret over en medarbejders præstation, så tag et skridt tilbage og husk hele personen. Vurder deres viden, færdigheder og evner. Reflekter over deres styrker. Nogle klarer sig bedre med større autonomi, mens andre foretrækker mere kommunikation og støtte.

Vær fokuseret på at lytte. Spørg om deres erfaringer med det aktuelle arbejde, og vurder, om de forstår dine forventninger.

Hvis du bemærker, at en medarbejder ikke yder, som du egentlig havde forestillet dig, så tag en direkte og venlig samtale for at finde ud af, hvad der foregår. Der kan være personlige begivenheder på spil, som fx en skilsmisse, et sygt familiemedlem eller andet.

4. Hvordan leder jeg henimod det rigtige resultat?

Det er vigtigt at fokusere på resultater og ikke på, hvordan eller hvornår arbejdet bliver udført. Vi har alle unikke arbejdsstile og præferencer. Din måde er måske ikke den naturlige vej for andre, så pas på, at du ikke forventer, at din egen stil virker for alle.

Hvis du kommer til at mikrostyre – dvs. at du går ned i alle detaljer og bliver meget vejledende – så påvirker det medarbejdernes autonomi. Ved i stedet at kridte banen op og skitsere en klar vision for resultater, sætter du medarbejderne i stand til enten at løse opgaven eller selv søge den vejledning, de ønsker.

Sørg for, at der er sammenhæng mellem de resultater, du ønsker at opnå, og til organisationens større vision og mål. Alle ønsker at føle, at de udfører meningsfuldt arbejde. 

5. Er du fair overfor alle medarbejdere?

På trods af vores bedste intentioner kan ubevidste præferencer få os til at favorisere nogle frem for andre. For at forstå det unikke ved én medarbejder, overvej da, om du er fair overfor alle. Er du hårdere over for mænd, kvinder eller de nyeste ansatte? Investerer du lige meget i udvikling til alle medarbejdere? Gør du antagelser baseret på alder? At have dit fokus rettet på resultaterne kan også hjælpe dig med at undgå ubevidst bias. Hvis du er usikker på, om du er retfærdig, kan du også tale med en god lederkollega for at få deres syn på situationen.

En anden bias, man skal være opmærksom på, er ”nærhedsbias”, som beskriver, hvordan ledere kan være mere tilbøjelige til at favorisere dem, der er fysisk tættere på dem. Arbejder du på flere matrikler, hvor du er tættere på nogle end andre? Er arbejdspladsen døgndækket, hvor du har tættere kontakt med dagvagten eller arbejder du på en hybrid arbejdsplads, hvor nogle oftere kommer på kontoret, hvor du også er. Vær opmærksom på, at nærhedsbias oftere rammer kvinder.

6. Hvordan sikrer jeg at en medarbejder kan handle på min feedback – er den klar, fast og venlig?

Hvis du har bekymringer eller kritik af arbejdet, skal du ikke vente med at give din feedback. Din feedback skal være så konkret, at den er til at handle på.

Forskning viser, at feedback bedst gives så tæt på den aktuelle situation som muligt. Du skal derfor give feedback, så snart du ser, at der er behov for det og ikke vente til i morgen. Det er meget bedre at fange det tidligt og ikke lade problemerne vokse. Derudover kan du få information, der ændrer dit perspektiv på, hvordan projektet forløber.

Bed også om feedback fra medarbejderne om deres oplevelse af opgaven. Tilpasning og ærlige samtaler skaber tillid og engagement hos medarbejderne. Medarbejdere, der føler sig støttet af deres chef, oplever den største arbejdsglæde, og organisationer med høj tillid til arbejdspladskulturen klarer sig bedre.