Konfererer man med ordbogen, betyder kommunikation overføring af betydning mellem mennesker. Men kommunikation er mere end blot et simpelt værktøj til at udveksle informationer med.
I og for sig ligger kommunikation latent som disciplin i al form for ledelse, hvad enten du skal præsentere en ny målsætning for afdelingen, involvere, engagere, inspirere dine medarbejdere eller positionere dig selv eller din afdeling i forbindelse med f.eks. budgetforhandlinger.
Og selvom det i sig selv ikke er en garanti for at opnå de ønskede resultater, få glade medarbejdere eller flere penge til arbejdet, så vil du alt andet lige blive opfattet som en bedre leder, hvis du kommunikerer godt.
Dette gælder både i forhold til medarbejderne, men også i forhold til borgerne, interessenter og den brede offentlighed som sådan.
Hvordan griber du kommunikationen an?
Som leder kan du ikke påtage dig al kommunikation for hele dit hold. Det er dog stadig dit ansvar, at motivere dine medarbejdere til at kommunikere, så I samlet opnår de bedste resultater.
Det kan du gøre ved dels at gå foran som det gode eksempel, dels lære fra dig om kriterier som klarhed, struktur, at det skal være levende og vedkommende og dels sætte medarbejderne grundigt ind i det strategiske kommunikationsgrundlag for afdelingen eller kommunen.
I dit eget arbejde med kommunikation er der imidlertid overordnet tre faser, som du bør forholde dig til, nemlig strategien, udformningen og efterarbejdet.
1. Strategi
Før du begynder at arbejde med det konkrete kommunikationsprodukt, er der en række ting, der skal afklares først, f.eks.:
Formål. Hvad skal du opnå med at kommunikere?
Modtager/interessenter. Hvem er modtagere og interessenter i forhold til kommunikationen? Hvad vedkommer dem? Hvad forventer de? Hvad er deres vidensniveau?
Afsender. Hvem har ansvaret for kommunikationen? Hvilket omdømme har du som afsender hos modtagere og interessenter? Og hvilket omdømme ønsker du dig evt. i stedet?
Desuden bør du vægte forskellige kommunikationskanalers og genrers styrker og svagheder over for hinanden. Vil du f.eks. komme længst med at skrive et brev, et opslag på intranettet eller skal og kan budskabet spredes via en pressemeddelelse eller noget helt fjerde?
Den gode kommunikation tager også højde for den konkrete situation, som kommunikationen kommer til at indgå i. Derfor bør du analysere faktorer som udgangspunktet for kommunikationen, modtagernes situation og andre konkrete faktorer, der kan have både positiv eller negativ indvirkning på budskabet.
Er der f.eks. feststemning på afdelingen pga. gode resultater, så husk at fejre dine medarbejdere. Er der omvendt krisestemning pga. store og uoverskuelige forandringer, der er på vej, så tag tyren ved hornene og italesæt usikkerheden.
Læs mere:
Skema til en kommunikationsplan
Checkliste for kommunikationskanaler
2. Udformning
Når det strategiske grundlag er sikret, kan du gå i gang med arbejdet med at fremstille det konkrete kommunikationsprodukt. I denne fase er det primært overvejelser omkring indhold og udformning, du skal arbejde med:
Hvad skal der stå? Hvad er det centrale budskab? Hvad er hovedargumentet, hvad er derudover nødvendigt at få med? Og ligeså vigtigt: Hvad bliver der ikke plads til i denne ombæring?
Hvordan skal det præsenteres? Med hvilke midler skal budskabet leveres, så det vækker genklang? Skal der f.eks. bruges grafer, statistik, relevante anekdoter, eksempler eller lignende?
Læs mere:
Du er budskabet – præsentationsteknik
3. Efterarbejdet
Når opslaget er delt rundt, teksten er sendt ud, talen er leveret, eller samtalen er afholdt, er arbejdet med kommunikationen ikke slut. Der er endnu mange muligheder, du bør overveje, f.eks.:
- Effektmåling. Hvor mange har forstået budskabet og taget det til sig?
- Opfølgning. Er der evt. behov for gentagelse eller opfølgning på et senere tidspunkt?
- Feedback. Hvad har modtagerne (både medarbejdere og borgere) og interessenterne at sige?
Læs mere:
Hold fast – mens I kommunikerer
