Laver dine medarbejdere de opgaver, som de gerne vil? Har de kompetencerne til at løse dem? Eller er de opgaver, der fylder mest dem, som de ikke lyst til at lave? Der behøver ikke at være en afgrunds dyb kløft mellem, hvad dine medarbejdere vil, kan og skal.
Med VIL-KAN-SKAL-modellen får du et redskab, der hjælper dig med at få indblik i dine medarbejderes motivation og kompetencer. Modellen sammenfletter tre basale forhold, der genfindes overalt i arbejdslivet; det man vil, det man kan, og det man skal.
Præsentation af VIL-KAN-SKAL-modellen
- VIL repræsenterer det, din medarbejder virkelig gerne vil; værdier, drømme, passion, lyst, vilje og engagement.
- KAN repræsenterer ressourcer, kompetencer, erfaringer, den implicitte og eksplicitte viden og fornemmelser for, hvad der er det rigtige og smarte at gøre hvornår.
- SKAL repræsenterer de opgaver, I er sat i verden til at løse, og de rammer og vilkår, medarbejderne skal agere indenfor i form af lovgivning, procedurer, påbud, anvisninger, krav om dokumentation
VIL, KAN og SKAL er tre kræfter, der trækker og skubber i hver sin retning. Nogle vil ikke nødvendigvis det, de skal. De vil ikke nødvendigvis det samme som andre. De kan forskellige ting. Det er på ingen måder givet, at der er overlap mellem de tre dimensioner. Tværtimod. At forholde sig til, hvad hver enkelt medarbejder vil, kan og skal – og hvad der forbinder dimensionerne – er en effektiv måde at holde øje med organisationens ydeevne, berettigelse og livskraft.
Med modellen foran jer kan I pege og spørge ind: Det vi taler om lige nu; hvad handler det om? Hvor i modellen er vi henne? På den måde kan modellen bruges som et stillads, der hjælper jer med at orientere jer i samtaler og mødes og få talt om det vigtige. Du kan spørge din medarbejder om følgende:
- Handler det om den nye opgave, som du skal løse? Er den uklar? Skal den prioriteres? Med andre ord: Er der noget med SKAL’et, vi skal tale om?
- Eller handler det om KAN’et, altså om din evne og muligheder for at løse opgaven?
- Eller er vi ovre ved VIL’et og skal tale om din lyst til opgaven eller situationen. Hvad er vigtigt for dig?
Modellen skærper jeres lytning og påvirker jeres sprog. Når I fx drøfter fordelingen af en ny opgave, og en medarbejder svarer, at hun da godt kan tage den, så kan du hurtigt kategorisere udsagnet som et KAN-udsagn, og du kan lige trykteste, om engagementet (VIL’et) nu også er på plads: ”Du kan godt tage den, siger du – og vil du også gerne?”
Du kan også bruge modellen som disposition for møder og processer, hvor du systematisk undersøger egne eller gruppens ”VIL’er” og ”KAN’er” og ”SKAL’er” og de sammenhænge og eventuelle modsætninger, der er mellem dem.
Klarere på SKAL
Når du arbejder med SKAL’et, handler det typisk om at få overblik, klarhed, forståelse og prioritering af opgaver. En nem og god øvelse starter med fem minutters brainstorming over opgaver: Hvad er jeres opgaver? Hvad skal I som minimum løse af opgaver hver dag? Hvad er de særlig kritiske opgaver, I under ingen omstændigheder må misse? Skriv dem på post-its – én opgave per post-it.
Herefter kan I arbejde med at gruppere, systematisere og vurdere opgaverne ud fra forskellige kriterier. Det kan handle om prioritering, samarbejde, kompetencer, osv. I vælger de to vigtigste aspekter og laver et stort kryds på en tavle. Den lodrette akse kan fx handle om prioritering, hvor I øverst skriver ”høj prioritet” og nederst ”lav prioritet”. Den vandrette akse kan handle om, hvor opgaverne kommer fra, hvor I til venstre kan skrive ”indefra/fra os selv” og til højre ”udefra/fra andre”. Herefter skal I i gruppen placere jeres post-its med opgaver, dér, hvor de hører til i matrixen. Efterhånden som de mange post-its finder deres plads, kan I arbejde med at gruppere de opgaver, der hænger sammen.
Til sidst kan I træde lidt tilbage og se på det samlede billede.
- Var der opgaver, der var særligt svære at placere? Hvilke opgaver? Hvad skyldes det?
- Var der opgaver, I forstod forskelligt eller var uenige om placeringen af?
- Når I ser på prioriteringen af opgaverne – er den så forventelig? Synes I den er rigtig? Hvorfor, hvorfor ikke? Er der noget, I vil ændre?
- De opgaver, I har prioriteret højest; er det også de opgaver, I har mest fokus på og bruger flest ressourcer på? Og så videre.
Det kan være, at I oplever, at det er de mindre vigtige opgaver, der tager tid på personalemøder, og at I burde tale mere om de vigtige opgaver. Eller at for mange ressourcer går på driftsopgaver, og at I skal finde tid til de vigtige udviklingsopgaver. Eller at nogle opgaver peger meget i forskellig retning eller er uklare og kræver fortolkning. Et overblik over SKAL-opgaver kan kaste mange pointer af sig.
Arbejder du med en større gruppe, kan du med fordel opdele den i mindre grupper, der laver samme øvelse parallelt og som efter indledende placering af opgaverne præsenterer tavlen for hinanden. Her vil der typisk være forståelser og prioriteringer, der er både ens og forskellige, og så kan I tale om mulige årsager til dette.
Klarere på KAN og VIL
Efter besøget i SKAL-hjørnet, der gav overblik og indblik i opgaverne, kan I se på KAN og VIL.
- Hvilke kompetencer kalder hvilke opgaver på?
- Kan I det, I skal kunne for at løse opgaverne?
- Er der kompetencer, I skal udvikle – eller ressourcer, der skal omfordeles?
- Hvordan ser det ud med villigheden og lysten til at løse opgaverne?
- Er der mening, trivsel og arbejdsglæde i opgaverne?
Med afsæt i tavlen med de mange SKAL-opgaver, kan I arbejde med at identificere ”VIL-opgaver”. Du kan lade medarbejderne sætte et kryds eller et hjerte på for eksempel to post-its – to udvalgte opgaver som er VIL-opgaver: de ”fede” opgaver, dem, som giver rigtig god mening, som de holder af at lave, eller som er vigtige for dem. Med tuscher i hænderne begynder deltagerne at markere VIL-opgaver.
Efterhånden som hjerterne eller krydserne står frem, tegner der sig et billede af, hvad der er VIL-opgaver, og hvor VIL-opgaverne placerer sig i forhold til de to akser, i dette tilfælde prioritering og indefra/udefra. Effekten af denne øvelse er, at medarbejderne kan udtrykke, at SKAL-opgaverne står i et mere positivt lys end før processen: Opgaver er ikke kun noget, de skal lave – det er også noget, de vil. Fordi de giver mening og glæde.
Overblikket over VIL-opgaver kan også bruges til at tale på et lidt dybere niveau om, hvad der er ”det fede” ved de ”fede opgaver”; hvad er det, I godt kan lide, og som giver mening og værdi? Hvad fortæller det om, hvad der er vigtigt for jer, og hvad I har af mål og drømme? I vil formentlig opleve, at I deler flere værdier – måske flere end I troede.
Læs mere
