4 tips: Sådan undgår I forstyrrelser

I et digitalt samfund, hvor det forventes, at der er mulighed for kontakt og kommunikation konstant, føler medarbejdere og ledere ofte et pres for altid at være tilgængelige – selv i de sene aftentimer, i weekenden eller på ferien. En undersøgelse bragt i Harvard Business Review viser, at dét altid at være ”på”, kan virke kontraproduktivt og reducere engagement og produktivitet.

Gennemsnitligt tjekker den almene smartphonebruger sin telefon 150 gange om dagen. Det svarer til at bruge cirka 2,5 timer om dagen på blot at låse skærmen op og slukke den igen. Det tager omkring 2,2 sekunder at læse en besked på din smartphone, og alligevel kan de få sekunder fordoble de fejl, du laver på helt basale arbejdsopgaver. Og et enkelt kig på en besked kan forstyrre din koncentration i sådan en grad, at det kan tage gennemsnitligt 11 minutter at komme tilbage til det arbejdsflow, du var i.

Læs også: 5 råd: Få bedre arbejdsvaner i fritiden

Ifølge Tristan Harris, en specialist inden for etisk og menneskelig teknologi, befinder vi os i et samfund fyldt med informationer. Men hver person har kun en begrænset mængde opmærksomhed at give ud af til alle de informationer, de modtager. Den begrænsede mængde ønsker mange virksomheder at få del i. Deres strategi er at hijacke din opmærksomhed gennem sociale medier på smartphonen. Og det virker. I dag er 26 pct. af smartphonebrugere næsten online konstant. De tjekker deres telefoner for updates på sociale medier, notifikationer, beskeder eller telefonopkald – selvom telefonen hverken vibrerer eller ringer.

Så hvordan kan du hjælpe dine medarbejdere med at bevare koncentrationen i et samfund, hvor andre bevidst prøver at distrahere og få deres opmærksomhed? Her får du fire råd om, hvordan du kan skabe en mere positiv digital kultur i jeres organisation:

1. Skab en stillezone til mental opladning

Selv de mest selskabelige og ekstroverte medarbejdere har brug for tid alene til at koble af. Derfor er det en god idé at have et område på arbejdspladsen, hvor medarbejderne kan synke ned i en lænestol, hvis de har behov for at slippe de svære opgaver i nogle minutter og blot være til og tænke.

Når du giver dine medarbejdere mulighed for at slå hjernen fra i nogle minutter, giver du dem også en chance for at lade deres tanker vandre. Og det hjælper dem med at opretholde koncentrationen resten af dagen og giver et ekstra motivationsboost.

Læs også: Multitasking gør dig sløv og glemsom

2. Opfordr til telefonfri pauser

Medarbejdere, der tager deres telefoner med i deres pause, føler sig mindre friske og produktive efter pausen end de, der ikke tager telefonen med. På trods af det, benytter langt størstedelen af os vores telefoner i vores pauser. Eller tager den med, selvom vi ikke bruger den.

Opfordr i stedet dine medarbejdere til at bruge deres pauser på at bevæge sig. Hvis I har et udeområde, kan I gå en kort tur sammen og få frisk luft. Opfordr ligeledes alle til at bruge pauserne på at være sociale med deres kolleger. Det tanker energiniveauet mere op end at stirre ind i en skærm.

3. Sæt rammerne for den online kommunikation

Mange føler et ansvar for at besvare deres mails umiddelbart efter, at de har modtaget dem. Det er på trods af, at de modtager dem på skæve tidspunkter som om aftenen, i weekenden eller under en ferie. Faktisk sover næsten halvdelen af alle smartphonesejere med deres telefon liggende på natbordet, så de ikke går glip af vigtige telefonopkald, beskeder eller andre vigtige opdateringer i løbet af natten.

Du kan ikke bestemme, om dine medarbejdere tager telefonen med i seng. Men du har mulighed for at sætte nogle rammer for, hvad der forventes af dem på arbejdspladsen. Hvis du sætter nogle klare regler for, hvornår medarbejderne forventes at være tilgængelige, og derudover går forrest og viser, at du også tager de regler seriøst, kan du skabe en mere sund digitalkultur.

Læs også: Kommunikér så der bliver lyttet til dig

4. Foreslå dine medarbejdere at reservere tid i kalenderen til dem selv

I hverdagens kaos med en mødebooket kalender og massevis af ubesvarede mails, kan mange føle, at der ikke er nok uafbrudt tid til reelt at få arbejdsopgaverne færdiggjort. Faktisk kan bare 55 minutters uafbrudt arbejdstid gøre en kæmpe forskel: Medarbejderen vil i mange tilfælde have mere energi, være venligere, sjovere og endda kløgtigere. Hvis du vil have produktive medarbejdere, bør du altså opfordre til at afsætte tid til dem selv.

Artiklen er frit oversat og redigeret fra artiklen: 4 Ways to Help Your Team Avoid Digital Distractions