Ledere skaber selv bøvl og bureaukrati

Lange sagsgange, besværlige it-systemer og mange uklare mål skaber kompleksitet. Det dræner dine medarbejdere og dig selv for tid, ressourcer og mental energi. Det første skridt til at komme kompleksiteten til livs er at få overblikket over, hvordan det opstår.

5 kilder kompleksitet opstår fra

1. Fra for mange processer:
Når arbejdsgange indeholder for mange overdragelser, og når de er baseret på gamle vaner frem for best practice.

2. Fra organisering:
Når der er for mange beslutningsfora, ledelseslag, uklare mandater og for meget hierarki.

3. Fra projekter:
Når der findes mange sideløbende projekter uden tydelige formål og sammenhæng, når der igangsættes nye projekter uden at andre projekter lukkes ned. Eller når status og fremdrift på projekterne ikke overvåges.

4. Fra mål:
Når der er for mange mål eller de er for usammenhængende. Eller endnu værre – målene helt mangler.

5. Fra IT-systemer:
Når IT-strukturer bliver så omfattende og komplekse, at IT de facto overtage styringen og sætter begrænsningerne.

5 pejlemærker for at komme bøvlet til livs

Som leder bærer du en del af ansvaret for, hvor meget det interne bøvl fylder. Derfor har du ansvaret for at sikre, at kompleksitet og frustration ikke dræner jer for penge og energi. Det kan du ved at følge disse fem pejlepunkter.

1. Gør retningen tydelig: Sørg for, at organisationens eller afdelingens retning og mål er tydelige og accepteret af medarbejderne. Et fokus på få, men enkle målsikrer, at der ikke er tvivl om i hvilken retning, der skal trækkes. For mange retninger skaber forvirring. 

2. Fokuser på sammenhænge: Sæt handling bag ordene og hold fast. Du skal være vedholdende og bakke op om beslutninger og prioriteringer, og sige nej til de nye idéer og tiltag, der ikke er ressourcer til. Sørg samtidig for, at nye tiltag har en klar sammenhæng med organisationens eller afdelingens overordnede vision, og at medarbejderne forstår denne sammenhæng.

3. Uddeleger ansvar: Gør organisationen og den enkelte medarbejder i stand til at træffe beslutninger så tæt på problemstillingerne som muligt. Undgå bureaukrati og lange beslutningsgange. Skab i stedet et rum til, at medarbejderne tør træffe selvstændige beslutninger.

4. Skab en kultur: En, der værdsætter det simple. Overforædling og overinvolvering skaber langtrukne diskussioner og komplicerer unødigt. Kulturen skabes i høj grad gennem lederen som eksempel – walk the walk. 

5. Fremelsk sammenhængskraft: Nedbryd organisatoriske og budgetmæssige siloer. Frem for at se organisationen som leverandør af forskellige isolerede ydelser, skal der fokuseres på at byde ind i den samlede kerneopgave. Kerneopgaven kan kun løses gennem samarbejde og koordinere traditionelt adskilte funktioner og kompetencer.

Nye tiltag komplicerer

Hvis du kan sætte de fem anbefalinger i spil, er du et godt skridt på vejen til at gøre hverdagen mindre kompliceret for dine medarbejdere. Dog skal du huske, at dine egne beslutninger og handlinger kan også skabe kompleksitet. Når du ønsker at udvikle og tilpasse organisationen til krav fra omverdenen og på samme tid trimme organisationen til at kunne udføre opgaverne på et indskrænket budget, vil du skabe kompleksitet.

Bøvlet kan vokse yderligere på grund af fejlagtige opfattelser af konsekvenserne og omkostningerne ved en ekstra procedure, arbejdsgruppe eller et internt projekt. Nye tiltag kan skabe kompleksitet andre steder i organisationen fx gennem nye krav til IT-systemet, flere beslutningsgange, mere koordinering etc. Enhver leder bør derfor være bevidst om dette forhold, og overveje om det nye tiltag kan betale sig. Ingen beslutninger kan tages eller implementeres i isolation, og der kan gå lang tid, før du kan vurdere de samlede virkninger af en beslutning.

Artiklen er baseret på bogen Kompleksitet – virksomhedens største udfordring.

Læs mere:

4 regler til at træffe bedre beslutninger