”Som I nok kan huske”, siger mødelederen og peger på et slide fyldt med grafer og tal, der er så små, at ingen med et normalt syn kan se dem.

Imens gransker mødedeltagerne deres hjerner for at komme i tanke om, hvad der hentydes til. Og mister fuldstændig opmærksomheden.

Som mødeleder er din vigtigste opgave at engagere deltagerne. Når de efter mødet føler sig inkluderet, opslugt og oplyst, har du gjort dit arbejde godt.

Hvis de derimod føler sig fortabte, talt ned til eller forvirrede, har du ikke kun fejlet som taler, men også misset muligheden for at påvirke, overbevise og inspirere.

I artiklen 3 things you’re doing in meetings that make your coworkers feel stupid fra Fast Company peger kommunikationscoach Vanessa Wasche på tre måder, du kan gøre møder mere engagerende og undgå, at mødedeltagerne føler sig dumme.

1. Undgå at sige “som I nok husker”

Problemet med at sige “som I nok husker” er, at du opstiller en forventning om, at medarbejderne husker alt, hvad du sagde på et tidligere møde for måske længe siden.

Jeg ved ikke med dig, men der er dage, hvor jeg ikke kan huske, hvad jeg fik til morgenmad, og heller ikke information, der måske blev givet for længe siden.

At starte med “som du husker” tvinger andre til at grave i deres hukommelse for at følge din tankegang. Når dette sker, mister du engagement, og du fremkalder sandsynligvis en følelse af utilstrækkelighed eller irritation. Der kan være nogle, som husker referencen, men at tro, at alle gør, er risikabelt.

I stedet skal du gentage, hvad du refererer til, og få alle med. Fx: “Jeg talte om dette på vores sidste møde, men det er værd at vende tilbage til”, eller “Jeg nævnte tidligere et par løsninger, men jeg vil gerne tage dem op igen”. Ved at gentage, hvad du tidligere har sagt, fratager du andre ansvaret for at skulle huske det, og du får større engagement.

En bonus: Hvis medarbejderne ikke fangede det første gang, gør de det måske nu, og du får mulighed for at lægge vægt på det budskab, du vil formidle.

2. Introducer konceptet eller idéen først – fortæl mig, hvad du taler om

Forestil dig, at jeg siger: “Vand, mobiltelefon, kuglepen og bilnøgler”. Du ville ikke ane, hvordan disse ting relaterer til hinanden, medmindre jeg introducerer konceptet først. Hvad nu hvis jeg fortalte dig, at her er nogle ting på mit skrivebord: vand, mobiltelefon, kuglepen og bilnøgler? Jeg giver dig ikke kun konteksten, men introducerer også ideen (ting på mit skrivebord), før jeg dykker ned i detaljerne.

Introducer altid dine ideer på et konceptuelt niveau først. Det kan være fristende at demonstrere din viden og dygtighed overfor medarbejdere og overordnede. I din iver springer du til detaljerne, før du har introduceret konceptet. Et eksempel kunne være, at du dykker ned i opdateringer uden at sige, at du giver en opdatering. Som fx: “Teamet færdiggjorde projektet om borgertilfredshed tidligt, og jeg er glad for, at tilfredsheden er steget siden sidste kvartal”. Fortæl i stedet først, hvad du taler om: “Her er nogle opdateringer fra vores sidste møde…” på den måde er alle med.

3. Vær en bedre guide til din præsentation

Dit slideshow bør aldrig være hovedattraktionen i din præsentation. Ideelt set ikke engang en bifigur. Dit publikum vil høre dig, ikke se et slideshow. Fælden ved præsentationer (især virtuelle) er, at taleren siger: “Som du kan se på dette slide…”. Men hvis dit slide har mange tal, detaljer og grafer, kan ingen se, hvad du taler om.

Løsningen er, at du sikrer, at alt materiale, du deler, understøtter det, du siger, i stedet for at du understøtter fakta på dine slides. Ved hvert slide skal du introducere, hvad vi ser. Fx: “Her er de aktuelle vagtplaner”. Fortæl derefter publikum, hvor de skal kigge: “Jeg vil gerne henlede opmærksomheden på den femte række” eller “Tag et kig i nederste højre hjørne” eller “Det, jeg pt. fremhæver, er…”.

Hvis du siger: “Som du kan se”, vil dit publikum begynde at scanne sliden for at finde referencen. Nu lytter de ikke længere til dig og vil sandsynligvis tabe fokus og blive forvirret over din pointe.

Læs også: Seks tips til bedre Power Point-præsentationer

Når du laver præsentationer, skal du tænke på eventuelle understøttende slides som tapet. Det betyder, at du måske vil henlede dit publikums opmærksomhed på nogle af detaljerne, men fokus bør derefter vende tilbage til dig.

Målet er, at publikum går klogere og informerede fra din præsentation, ikke fortabte eller forvirrede.

Artiklen er inspireret af og frit oversat fra artiklen 3 things you’re doing in meetings that make your coworkers feel stupid af kommunikationscoach Vanessa Wasche i Fast Company.