Sådan kan teaming hjælpe dig igennem forandringer

Teaming kan være en effektiv måde at løse komplekse opgaver på. Det handler om at sammensætte midlertidige teams, hvor opgaven og opgavens formål er udgangspunkt for organiseringen. Først ser I på, hvad det er for en opgave, I skal løse, og hvad formålet er. Derefter ser I på, hvilke kompetencer det kræver, og hvem der skal løse opgaven. På den måde kommer alles kompetencer i langt højere grad i spil.

Hvad er teaming?

Teaming er at teame op. I bogen Ledelse af teaming i folkeskolen (Harder, Brenner og Mouritzen, 2024) defineres teaming som: Handlinger, en gruppe mennesker med relevante kompetencer, viden og erfaringer udfører sammen for på bedst mulig vis at lykkes med at løse – og skabe organisatorisk læring af – en tidsbegrænset opgave.

Opgavens kompleksitetsgrad ligger mellem de meget simple opgaver af rutinemæssig karakter, der kan løses af én eller meget få personer fra dag til dag, og de mere komplekse opgaver, der løses ved, at de organiseres som projekter. Eksempler på opgaver, der kunne kalde på teaming er:

• Udarbejdelse af en workshop for unge ledige, hvor en beskæftigelseskonsulent, en sagsbehandler og en jobformidler fra et jobcenter teamer op for at planlægge indhold og metode for workshoppen.
• En SOSU-assistent teamer op med en medarbejder fra IT-afdelingen og en udviklingskonsulent fra HR for at teste og tilpasse et digitalt skema til registrering af hjemmebesøg. Resultaterne skal måske danne grundlag for et kommende projekt.
• Udarbejdelse af en rapport om udgifterne til sociale ydelser, hvor en økonomimedarbejder og en analytiker fra Socialforvaltningen sammen analyserer tal og beskriver tendenser.
• Opfølgning på en trivselsmåling for en årgang i en folkeskole, hvor to lærere fra mellemtrinnet teamer op med en lærer fra udskolingen og en repræsentant fra foreningslivet.

6 råd om ledelse af teaming

Her følger seks råd om, hvad du bør være opmærksom på for at understøtte gode teaming-processer i organisationen. For at praksisgøre rådene er de eksemplificeret ved hjælp af casen fra Kolibri Skole.

1. Producér ledelse

Gennem teaming produceres ledelse af dem, der teamer op om løsningen af en opgave. Det kan være ledere, men det kan også være medarbejdere. Ledelse er i teaming ikke alene knyttet til en rolle og person. Det er en samarbejdsform, hvor de involverede gennem fælles mål og visioner løser opgaver som er tydeligt ramme- og retningsbestemt.

Den formelle ledelsesrolle og opgave før, under og efter teaming-processen er at sikre, at det er det rette team med de rette kompetencer til at løse netop denne opgave. På Kolibri Skole er det den formelle ledelse, der beslutter at trække en af faglærerne ud af teamet, og indsætte en ny med andre kompetencer. Det er desuden den formelle ledelse, der har ansvaret for at sikre, at teamet er på rette kurs, og at der er en koordineret forståelse af, hvad der skal til for at løse opgaven. Den formelle ledelse har også ansvaret for at følge op på både proces og resultater af teamingen.  

2. Understøt holdbare arbejdsfællesskaber

Som leder af teaming, skal du være opmærksom på, at det midlertidige team er sammensat af mennesker fra forskellige dele af organisationen. I casen fra Kolibri Skole, er der desuden en ekstern naturvejleder og en repræsentant fra bestyrelsen med i teamet.  De kommer med hver deres vaner og måder at samarbejde på. Afsæt derfor tid til, at det nyetablerede team får mulighed for at dele forventninger, interesser, faglige tilgange, erfaringer, viden og vaner.  Understøt desuden rum til drøftelser af faglige tilgange og metoder i forhold til den pågældende opgave, de er sat sammen for at arbejde med.

Et afgørende element i forhold til et holdbart arbejdsfællesskab, er psykologisk tryghed. Vær opmærksom på det paradoksale i, at psykologisk tryghed løbende genforhandles og oparbejdes over tid. Men det er ikke tid, der karakteriserer et midlertidigt team. Derfor må organisationen, for at være en moden teaming-organisation, arbejde løbende med at understøtte sund kultur og psykologisk tryghed i hele organisationen.

Vær tydelig om teamets sammensætning. Ledelsen på Kolibri Skole deler sine overvejelser om, hvad det kræver af kompetencer at planlægge en lejrtur, og hvilke mellemregninger de har gjort sig for at pege på netop denne gruppe til at teame op om opgaven.  Klarhed om sådanne overvejelser er med til at skabe større gennemsigtighed i forhold til teammedlemmernes rolle og ansvar og dermed også forståelse og tryghed.

3. Træn teaming-kunsten i eget ledelsesteam

Hvis ledelsesteamet skal være dygtigt til at lede teaming, kan det være godt, at ledelsesteamet selv teamer op. Oftest vil teaming forbindes med tværfagligt- og tværsektorielt samarbejde, men ledere og medarbejdere med samme profession og jobfunktion kan også teame op, fordi teaming er en samarbejdsform og ikke en tilstand.

Hvis ledelsesteamet skal teame op, vil det være nødvendigt at mødes om en dagsorden, der sætter fokus på, hvad opgaven går ud på, hvilken værdi opgaven skal skabe, og hvordan viden og kompetencer i ledelsesteamet bruges bedst muligt. Herudover fordrer teamingen, at alle medlemmer i teamet forpligter sig til processen og til de beslutninger og aftaler, der træffes på møderne.

4. Distribuér mere ledelse gennem teaming

Når du leder teaming-processer i din organisation, er målet, at du sammen med medarbejdere skal finde de bedste løsninger på opgaver set ud fra en konkret kontekst. Der er tale om opgaver, som ligger mellem det komplicerede tenderende til det komplekse. Teamet, der teamer op, har derfor særlige ressourcer, kompetencer, viden og erfaring til at kvalificere opgaveløsningen, du som leder ikke har. Ofte er det dig, der har sammensat teamet, men det kan også stærkt anbefales at sammensætte det i samarbejde med medarbejderne.

Det er en naturlig anledning til at distribuere ledelse til medarbejdere. Er formål og den retning, opgaven skal arbejde sig hen imod, formuleret, er det også lettere at tale om den konkrete koordinering af selve arbejdsprocessen, roller og ansvarsfordeling. Det skaber et godt fundament for, at medarbejderne føler et engagement og en forpligtigelse til at tage ledelse på opgaven.

I casen fra Kolibri Skole har ledelsen sammensat teamet, der repræsenterer forskellige fagligheder. Det er ligeledes dem, der har udstukket rammer og retning. Hvis lejrturen skal blive en succes, er det desuden vigtig, at alle parter ser en tydelighed i vilkårs- og mulighedsrummet, når opgaven skal løses, herunder hvor mange ressourcer der er til opgaven (tid og penge), hvor beslutningsmandatet ligger, og hvordan opgaven evalueres formativt.

5. Husk også din ledelsesgerning af eksterne

Samarbejdet mellem forskellige fagprofessioner betyder, at du som leder møder medarbejdere i din organisation, som du ikke er formel leder for. Og I er gensidigt afhængige i forhold til at løse opgaven. Når medarbejdere med forskellige professioner og organisatorisk tilhørsforhold teamer op, er det afgørende, at du som leder er så konkret som muligt i forhold til den opgave, som teamet skal løse, og hvilke ressourcer og beslutningskompetencer teamet har. Derudover er det din opgave at understøtte teamet løbende i forhold til skabe de nødvendige betingelser for at kunne løse opgaven.

I casen fra Kolibri Skole, har ledelsen besluttet, at en af kommunens naturvejledere skal indgå i teamet sammen med tre af skolens ansatte samt en af forældrene. Naturvejlederen, der kommer fra en anden organisatorisk enhed i kommunen, har færre antal timer til opgaven end skolens ansatte og er blevet bedt om at deltage for at planlægge nogle guidede skovvandringer for skolens elever. Ledelsen må her være meget tydelig med, hvorfor naturvejlederen er inviteret med til at teame op om opgaven, samt hvor meget tid vedkommende har til rådighed.

6. Invitér civilsamfundet med ind

Hvordan kan repræsentanter fra civilsamfundet bidrage til at kvalificere arbejdet med den konkrete opgave, der skal løses? Borgerinddragelse står højt på de strategiske dagsordener i offentlige organisationer. Det er først og fremmest vigtigt at gøre sig klart, hvad formålet med at inddrage borgerne skal være. Dernæst at vælge hvilken metode, der egner sig godt til formålet.

I casen fra Kolibri Skole har ledelsen vurderet, at det vil kvalificere planlægningen af lejrturen at invitere en forældrerepræsentant med i planlægningsrummet. Han eller hun kan kvalificere planlægningsprocessen med opmærksomheder set med forældrebriller. Tre elever fra forskellige klassetrin inviteres med på et af planlægningsmøderne. De bidrager ved at være elevernes talerør, når det oplæg, planlægningsgruppen har udarbejdet, skal kvalificeres.

Artiklen bygger på bogen Ledelse af teaming i folkeskolen, 2024, af: Katrine Snellman Brenner, Susanne Harder og Lisbeth Tarp Mouritzen