Hvis du har følelsen af, at du drukner i opgaver, og at du aldrig rigtig når op til overfladen, kan det være et tegn på, at du ikke uddelegerer nok. For mange af de opgaver, du måske føler, at kun du kan løse, kan ofte løses af medarbejderne – og måske endda bedre end dig.
Denne dårlige vane kan påvirke dig og dit overskud og medarbejdernes mulighed for at udvikle sig. For hvis du aldrig giver medarbejderne nye opgaver, lærer de aldrig noget nyt. Sådan skriver Shanna Hocking, som til daglig beskæftiger sig med ledelse, i artiklen ”Learning to Delegate as a First-Time Manager” for Havard Business Review.
Men heldigvis er der måder at bryde med den dårlige vane på. Her er fem bud på hvordan.
1. Skift perspektiv
Først og fremmest bør du overveje, om følelsen af, at du bør løse alle opgaver selv, bunder i en følelse af, at det er det, der forventes af dig. Man har det med at måle sin egen effektivitet og evner ud fra, hvor meget man selv kan gøre. Men en dygtig leder er god til at uddelegere sine opgaver og få den hjælp, der er behov for. Det vigtigste er, at du nogenlunde ved, hvad der foregår i dit team, uden at du behøver at være inde over alle opgaver.
Husk på, at dine lederevner ikke bliver bedømt på, hvor hurtigt og hvor mange opgaver, du løser, men på, hvor dygtig du er til at støtte dit team i at nå sine mål og udvikle sig. Og det gør du blandt andet ved at uddelegere. Hvis du uddelegerer, får du mere tid til det, du bør bruge din tid på, samtidig med, at du viser mere tillid til medarbejderne, hvilket øger arbejdsglæden.
2. Vælg hvad der skal uddelegeres og til hvem
Det er også vigtigt, at du vælger hvilke af dine opgaver, der kan og ikke kan uddelegeres, og hvem der skal løse hvilke. Det er en god ide at skabe et overblik ved at skrive dine opgaver, der skal løses i den nærmeste fremtid, ned. Derefter kan du bedre beslutte, hvilke af de opgaver, du ikke behøver at være involveret i. Du kan med fordel stille dig selv følgende spørgsmål for at identificere dem:
- Hvilke opgaver eller projekter står i vejen for, at jeg kan løse de større, langsigtede opgaver, jeg skal løse?
- Hvilke opgaver eller projekter vil være en oplagt mulighed for, at medarbejderne kan udvikle sig og lære noget nyt?
- Hvilke dele af en opgave eller et projekt kan kalde på en medarbejders styrker?
3. Vær klar og tydelig om de uddelegerede opgaver
Når du har besluttet dig for, hvilke opgaver der skal uddelegeres og til hvem, skal du være meget opmærksom på, at medarbejderne forstår opgaven, og hvad du forventer af dem hver især. Ellers lykkes uddelegeringen måske ikke, og du ender med alligevel at skulle løse opgaven selv.
Det er en god ide at planlægge et møde med de involverede medarbejdere, hvor du rammesætter uddelegeringen. Her er nogle punkter, du skal være opmærksom på til mødet og efterfølgende:
- Fastsæt roller og en tidslinje
- Giv medarbejderne mulighed for at reflektere over de nye opgaver
- Følg op og aftal, hvordan medarbejderne skal opdatere dig og hvor ofte
4. Fejr fremskridt og giv feedback
Når medarbejderne løbende opdaterer dig, så husk at giv god og konstruktiv feedback og vejled dem. Samtidig er det vigtigt, at du anerkender og fejrer fremskridtene, som medarbejderne gør. Det kan i sig selv være motiverende at blive anerkendt – især når det er nye typer af opgaver.
5. Evaluér og reflektér
Når først projektet eller opgaven er løst, bør du sammen med medarbejderne evaluere og reflektere over, hvordan det er gået – her er det især medarbejdernes perspektiv, der gælder. Stil spørgsmål som: ”Hvad har I lært af projektet?” og ”hvilke udfordringer stødte I på?”. Medarbejdernes oplevelse kan du bruge til fremadrettet at være særlig opmærksom på særlige steder i processen, så du kan blive endnu bedre til at uddelegere.
Læs mere: Hvornår skal du uddelegere en opgave?
