5 råd: Skab tid til nytænkning i en travl hverdag

På mange arbejdspladser er der så travlt, at det er svært at finde tid til innovation. Eller sådan føles det i hvert fald ofte for både ledere og medarbejdere.

Med alt for mange e-mails, møder og driftsopgaver er det svært at få tid og energi til innovation. Men med små justeringer kan du blive endnu bedre til at sikre, at medarbejderne både har tid til de daglige opgaver og tid til at være kreative og innovative.

Erik Athas, der er vice-chefredaktør ved New York Times, har gennem mange år afprøvet forskellige løsninger på problemet med at skabe tid til innovation og samtidig have tid og overskud til at håndtere de daglige opgaver og udfordringer. Han har talt med en række eksperter på området og kommer i artiklen ”How to Give Busy People the Time to Innovate” fra Harvard Business Review” med fem råd til ledere, der gerne vil skabe tid til innovation på arbejdspladsen:

Sådan skaber du tid til innovation

Fjern forældede procedurer og overflødige opgaver: Se med kritiske øjne på procedurer og opgaver på din arbejdsplads. Fjern de mest forældede og unødvendige opgaver, som fx unødvendige godkendelsesprocesser eller opstartsprocedurer. Sørg for at få medarbejderne til at byde ind med, hvad de mener, I kan skære ned på.
Fjern noget, før du tilføjer nyt: For at undgå overbelastning af medarbejderne bør du gå forrest med at fjerne gamle projekter eller opgaver, inden du tilføjer nye til din egen eller andres opgaveportefølje. Dette kræver en bevidst kulturændring, hvor du belønner og synliggør værdien af at reducere arbejdsbyrden, så mængden af projekter og opgaver ikke bare stiger og stiger. Selv små opgaver, der fjernes fra ens bord, gør en forskel, så tænk i helt små ting til at starte med. Professor Leidy Klotz, der har skrevet bogen ”Subtrackt: The Untapped Science of Less”, foreslår ifølge Eric Athas, at man udpeger en medarbejder i hvert møde, der skal komme med forslag til, hvor man kan skære ned på opgaver.
Prioriter innovation som et mål: Hvis innovation skal prioriteres, skal det fremgå klart af organisationens mål. Du kan fx gøre innovation og ledelse til et centralt mål, som medarbejdere og ledere måles på. På den måde kan du ændre medarbejdernes tankegang og skabe konkrete forbedringer.
Adskil innovation og optimering: For at balancere den daglige drift (optimering) med nytænkning (innovation) anbefaler Eric Athas at skelne mellem ’optimering’ og ’nytænkning’ i de opgaver, et team får. Hvis en opgave har innovation i fokus, er anbefalingen, at du organiserer arbejdet i særskilte faser eller teams. Dette giver medarbejderne frihed til at fokusere på kreativitet uden at blive distraheret af driftsmål.
Tænk i små trin og timing: Innovation kræver ikke altid store investeringer af tid; små, fokuserede øvelser eller møder kan også føre til nytænkning. Sørg for at signalere tydeligt i et givet tidsrum, at nu skal vi brainstorme og tænke nyt frem for at optimere det gamle. Husk, at de fleste godt kan træde væk fra de sædvanlige opgaver i 30 – 45 minutter ad gangen, men sjældent en hel dag eller uge. Husk at vælge mindre travle perioder, når du vil introducere nye ideer eller værktøjer.