Mange kommunale og regionale arbejdspladser er i dag hybride og kombinerer en arbejdsorganisering, hvor ledere og medarbejdere med teknologiens hjælp kan arbejde forskudt i tid og sted. Men hvordan sætter du som topleder, direktør eller chef de rette rammer for det hybride arbejde?
Det får du inspiration til i en ny publikation fra Væksthus for Ledelse med titlen ”Skab gode rammer om det hybride samarbejde – En ledelsesopgave for topledere og chefer”.
Publikationen stiller skarpt på den vigtige strategiske ledelsesopgave, det er at vurdere, hvordan man som organisation overordnet skal forholde sig til den hybride organisering. Den henvender sig primært til chef- og direktørniveauet i kommuner og regioner, men er også relevant for ledere, der er tættere på driften og hverdagens hybride samarbejder.
Publikationen præsenterer en række strategiske spørgsmål og tre afklaringstrin, du som leder kan bruge for at afklare, hvilke rammer og spilleregler der skal gælde for den hybride arbejdsorganisering i dit team eller den organisation, du står i spidsen for.
5 strategiske spørgsmål om den hybride organisering
- Hvordan kan hensynet til kerneopgave og trivsel forenes?
Hvordan kan I finde netop det mix af samarbejdsformer, som fremmer kerneopgaven og den konkrete opgaveløsning bedst muligt – eller i hvert fald ikke påvirker den negativt? - Hvornår skaber fysisk nærvær værdi for opgaven?
Hvilken grad af samarbejde er vigtigt i organisationen, og hvordan er fordelingen af henholdsvis opgaver, der kræver intensiv koordinering, og opgaver der er velafgrænsede og individuelle? - Er der risiko for at svække arbejdsfællesskabet?
Hvordan kan I designe den hybride organisering, så medarbejderne er en del af arbejdsfællesskabet i organisationen og har relationer til andre i organisationen? - Oplever alle den hybride organisering som fair?
Hvordan skaber I transparens om muligheder og begrænsninger for det hybride samarbejde i jeres organisation, så alle oplever, at fordelingen er fair? - Hvilke former for kontrol er der brug for?
Overvej om der er behov for strukturer eller processer, som i åbenhed giver den nødvendige tryghed for, at der er styr på leverancer og kvalitet, selv om der arbejdes fra forskellige lokaliteter.
Læs mere om de fem spørgsmål i publikationen.
Tre trin mod en afklaring af rammerne for den hybride organisering
På højere ledelsesniveauer – blandt chefer og direktører – er det relevant at tage aktivt stilling til nogle overordnede, strategiske spørgsmål, der knytter sig til en hybrid organisering.
Herunder den politiske opbakning til større ændringer i organisation og samarbejde. Som de fleste topledere ved, kan der være stor forskel på den politiske bevågenhed om sådanne ændringer i den interne organisering af arbejdet, og der kan selvsagt nogle gange være behov for på forhånd at sikre sig et politisk mandat til en mere hybrid organisering. Det gælder især, hvis der er tale om større ændringer, og/eller hvis den nye organisering har konsekvenser for borgere, brugere, patienter – eller for samspillet mellem politikere og forvaltning.
De tre afklaringstrin, som er beskrevet nedenfor, kan forhåbentlig hjælpe dig med at få beskrevet rammerne for den hybride organisering i din organisation eller dit team, så den bliver tydelig for alle.
Afklar rammerne for den hybride organisering – 3 trin
Trin 1: Beskriv intentionen
Beskriv, hvad I på et overordnet organisatorisk niveau vil kunne opnå med en mere/mindre hybrid organisering. Vil I fremme fordybelse og kreativitet, gøre arbejdspladsen mere attraktiv for bestemte medarbejdergrupper, vægte optimering af opgaveløsningen, eller er højere brugertilfredshed målet?
Trin 2: Vurder organisationens parathed
Beskriv organisationens forudsætninger for at arbejde hybridt, herunder hensynet til kerneopgaven. Undersøg organisationens styrker og svagheder i forhold til jeres behov for en hybrid organisering og afklar, om der er behov for understøttende strukturer, fysiske og teknologiske faciliteter eller evt. kompetenceudvikling for at komme i gang og lykkes med intentionen.
Trin 3: Beskriv de fælles rammer
Beskriv de fælles eller individuelt tilpassede rammer og spilleregler, så ingen er i tvivl om formålet med den hybride organisering, og hvilke grundsten der skal justeres for at lykkes. Herunder både fysiske og teknologiske faciliteter samt kompetenceudvikling.
Brug prøvehandlinger
På mange arbejdspladser vil det være relevant at indføre understøttende initiativer og igangsætte prøvehandlinger for forskellige hybride arbejdstiltag som for eksempel faste hjemmearbejdsdage eller dage med fremmøde. Du behøver som topleder ikke at have styr på alle elementer og opsætte de helt store hegnspæle til en start. Du kan med fordel starte med mindre afprøvninger inden for nogle givne rammer.
Husk som altid at følge op på det, der er sat i gang, og brug resultaterne som svar på spørgsmålene og trinnene på vej mod en strategisk rammesætning ift. graden af den hybride organisering.
Læs mere om den vigtige strategiske ledelsesopgave og få inspiration til, hvordan du kommer i gang, i publikationen ’Skab gode rammer om det hybride samarbejde – En ledelsesopgave for topledere og chefer’ fra Væksthus for Ledelse.
