Frihed med retning: Sådan kan processer styrke frisættelse

Hvordan sikrer vi tydelige roller uden at drukne i manualer? Og hvordan kan lederen gå fra beslutningstager til facilitator, der tør give plads – også når det indebærer en risiko for at skulle stå til ansvar for noget, man ikke selv har besluttet?

I denne episode af podcastserien om frisættende ledelse møder du Brian Birkelund Jørgensen, der er sekretariatsleder i Faaborg-Midtfyn Kommune og Evy Ottesen, der er chefbioanalytiker på Steno Diabetes Center Copenhagen. De drøfter sammen med pocastvært og organisationspsykolog Line Hvilsted, hvordan ledere kan give medarbejderne mere frihed, og hvordan opgaver, roller og beslutninger kan finde ny balance i frisættende ledelse.

Når opgaverne flytter sig fra lederens bord

I både Faaborg-Midtfyn Kommune og på Steno Diabetes Center er opgavefordelingen i højere grad et fælles anliggende. Hvor lederne tidligere udpegede, hvem der skulle løse hvad, arbejder man nu med, at medarbejderne selv byder ind og fordeler opgaverne i fællesskab. Det har i følge de medvirkende øget medarbejdernes motivation, fordi flere oplever at kunne tage ansvar for opgaver, der matcher deres kompetencer og lyst.

Retfærdighed gennem gennemsigtighed

Når opgaver ikke længere fordeles af lederen alene, bliver spørgsmålet om retfærdighed centralt. Man kan frygte, at der vil opstå konflikter, når medarbejdere selv er med til at fordele opgaver. Men tværtimod er erfaringen fra begge ledere, at når medarbejderne selv er med til at vurdere, hvem der bedst kan løfte opgaven, opstår en større forståelse for hinandens styrker og forudsætninger. Opgavefordelingen skaber derfor mere legitimitet, end når lederen står for det alene; og dét gør fordelingen mere retfærdig i medarbejdernes øjne.

Struktur som støtte for frihed

Frisættelse betyder ikke fravær af styring. Tværtimod viser erfaringerne, at friheden kræver faste processer, så alle ved, hvordan beslutninger tages, og hvordan uafklarede opgaver håndteres.

Hos Brian Birkelund Jørgensen har man blandt andet faste møder, hvor opgaver og ansvar drøftes i fællesskab. Det sikrer, at ingen opgaver falder mellem to stole, og at løsninger findes i dialog frem for gennem topstyring.

Evy Ottesen arbejder med selvstyrende teams, der selv planlægger og fordeler arbejdet ud fra deres faglige ansvarsområder. Opgaverne inden for ansvarsområdet tydeliggøres, så flere kan bidrage til at løse opgaverne og tage ejerskab.

Lederen som rammesætter

Frisættende ledelse er en kulturel forandring. Lederen går fra at være den, der beslutter, til den, der sætter retning, tydeliggør ansvar og rammer samt hjælper medarbejderne til selv at finde løsninger.

Det kræver mod at give plads – men også konsekvens, når beslutninger skal træffes. Hos Faaborg-Midtfyn bruges princippet om, at beslutninger skal tages så tæt på borgerne som muligt, mens Steno arbejder med fælles faglige fora, hvor ansvarlige medarbejdere sammen træffer beslutninger, drøfter udvikling og prioritering.

Anbefalinger til arbejdet med i frisættende ledelse

Podcastvært og organisationspsykolog Line Hvilsted kommer på baggrund af samtalen i podcasten med følgende anbefalinger til ledere, der vil arbejde frisættende:

• Arbejd med opgavefordeling som åben og fælles proces: Opgavefordeling skal være en åben og fælles proces. Det giver mulighed for at fordele opgaver baseret på kompetencer, motivation og lyst, og det skaber en større følelse af retfærdighed, når alle kan se, hvordan og hvorfor opgaver fordeles, som de gør.
  
• Arbejd med beslutningsprocesser og skab stilladser: I frisættende ledelse rykker beslutninger tættere på dem, der skal udføre arbejdet, og tættere på borgerne. Det kræver, at man skaber fælles fora og stilladser for beslutninger – for eksempel en struktur for, hvordan medarbejdere søger input fra kolleger, før de træffer en beslutning, eller forskellige typer af møder, hvor formålet er at træffe beslutninger ud fra deling af perspektiver og ud fra en helhedsvurdering.
  
  Lederens rolle bliver rammesættende i forhold til, hvordan involvering og delegering kan skabe høj kvalitet i kerneopgaven. Selv når beslutninger kommer oppefra, kan de selvstyrende teams omsætte beslutningerne til strukturerede arbejdsgange og en effektiv drift
  
• Arbejd med konflikthåndtering gennem facilitering og forebyggelse: Når konflikter opstår, er lederens rolle at facilitere et møde og hjælpe ved at tage det ind på bordet og bruge god tid på det. Det handler ikke om at løse konflikten for medarbejderne, men om at skabe rammerne for, at de kan håndtere den sammen. At kende hinanden godt i teamet forebygger konflikter – for eksempel via check-in på møder, hvor man sikrer, at alle får en stemme. Samtidig skal man styrke teamets samarbejdsevne enten monofagligt eller tværfagligt og dermed sikre, at der er indbyrdes respekt for hinanden.
  
• Arbejd med din egen lederrolle som coach og facilitator: Vær opmærksom på, at din egen rolle ændrer sig markant, og det kan være svært at gå fra at være den, der har svaret på alt, til den, der lytter, stiller spørgsmål og lader andre finde svaret selv.

Eksperimenter og juster

Episoden giver konkrete eksempler på, hvordan man kan strukturere opgavefordeling, beslutningsprocesser og konflikthåndtering i en frisat organisation. Det handler ikke om at have et perfekt system på plads fra dag ét, men om at eksperimentere, justere og finde de løsninger, der passer til jeres organisation og jeres udfordringer.

Hør podcasten